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Fördern Sie die aktive Beteiligung Ihrer Mitarbeitenden
Verwandeln Sie die passive Kenntnisnahme von Richtlinien in echte Beteiligung. Policies kombiniert intelligente Automatisierung mit interaktiven Funktionen, um eine Compliance-Kultur zu schaffen, die alle Mitarbeitenden anspricht.
Von nahtlosen Genehmigungs-Workflows für die Erstellung von Richtlinien bis hin zu automatisierten Erinnerungen und der Verfolgung von Zertifizierungen – wir nehmen Ihnen den Aufwand rund um das Richtlinienmanagements ab, so dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Umfassendes Richtlinien-Lifecycle-Management
Verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus von Richtlinien – vom Entwurf über die Verteilung bis hin zur Verfolgung – auf einer sicheren Plattform. Unsere automatisierten (mehrstufigen Genehmigungs-) Workflows reduzieren die Zeit für die Erstellung und Verfolgung von Richtlinien und gewährleisten gleichzeitig eine präzise Versionskontrolle und Prüfpfade.
Intelligente Verteilung
Stellen Sie sicher, dass die richtigen Richtlinien die relevanten Personen erreichen und verfolgen Sie Bestätigungen mit interaktiven Zertifizierungen und Wissensüberprüfungen, die echtes Verständnis sicherstellen – nicht nur formale Compliance. Sobald neue Mitarbeitende in Ihr Unternehmen eintreten oder die Rolle wechseln, werden die für sie relevanten Richtlinien automatisch ohne manuellen Aufwand verteilt.
KI-gestützter Richtliniensupport
Unser KI-Assistent Policy Buddy beantwortet rund um die Uhr Routinefragen zu Richtlinien, reduziert die Arbeitsbelastung der Personalabteilung erheblich und stellt sicher, dass Mitarbeitende sofortige, genaue Unterstützung erhalten, wenn sie sie am dringendsten benötigen.
Optimierte Richtlinienerstellung und –genehmigung
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Richtlinien mit einem detaillierten Berechtigungssystem, das es Ihnen ermöglicht, genau zu steuern, wer in Ihrem Unternehmen Richtlinien zugreifen, bearbeiten und verteilen kann. Beschleunigen Sie die Erstellung von Richtlinien mit einem mehrstufigen Genehmigungsprozess und integrieren Sie Ihre HR-Systeme und Ihr Active Directory, um sicherzustellen, dass Mitarbeiterdaten stets aktuell bleiben.
Interaktives Mitarbeiterengagement
Nutzen Sie interaktive Quizze und Kontrollkästchen, um das Verständnis der Mitarbeitenden zu fördern und tracken Sie die Ergebnisse, um das Compliance-Bewusstsein zu messen und mehr Engagement zu fördern. Erleichtern Sie es Mitarbeitenden, potenzielle Interessenkonflikte offenzulegen, indem Sie einen Genehmigungs-Workflow auslösen und das Compliance-Team benachrichtigen.
Warum EQS Policies wählen?
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Paul Mustard
AB Company
FAQs
Das Policies-Modul ist ideal für Unternehmen jeder Größe, die:
- den Prozess der Verteilung, Bestätigung und Unterzeichnung von Richtlinien vereinfachen möchten.
- Mitarbeitenden ständigen Zugang zu relevanten Richtlinien ermöglichen wollen.
- bestehende Richtlinien organisieren und eine klare Versionshistorie beibehalten müssen.
- ein robustes Richtlinienmanagement gemäß IDW PS 980 oder ISO 19600 nachweisen müssen.
Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großer Konzern sind, Policies optimiert das Compliance-Management für Ihre Organisation.
Um Richtlinien zu verteilen, laden Sie einfach die Mitarbeiterdaten (mindestens Namen und E-Mail-Adressen) über Excel hoch oder synchronisieren Sie sie mit einem bestehenden HR-System oder Active Directory. Sie können Richtlinien an alle Mitarbeitenden oder spezifische Zielgruppen basierend auf Attributen wie Abteilung oder Jobtitel senden. Neue oder wechselnde Mitarbeitende erhalten automatisch die relevanten Richtlinien ohne zusätzlichen Aufwand. Mitarbeitende erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Richtlinie und können den Erhalt mit einem Klick bestätigen.
Richtlinien können als PDF-Dateien hochgeladen oder als HTML-Inhalte erstellt werden. PDFs eignen sich besonders gut, um das ursprüngliche Layout beizubehalten, während HTML-Versionen mobilfreundlich sind. Zudem können Sie Kurzfassungen der Richtlinien erstellen, um das Lesen unterwegs zu erleichtern und den Mitarbeitenden mehr Komfort zu bieten.
Policies kann Mitarbeitenden weltweit in jeder gewünschten Sprache zur Verfügung gestellt werden. Es gibt keine Länderbeschränkungen – Sie entscheiden selbst, welche Länder aktiviert werden sollen. Es ist auch möglich, Richtlinien in mehreren Sprachen zu erstellen. Mitarbeitende erhalten dann automatisch die jeweilige Richtlinie in ihrer bevorzugten Sprache, sofern diese verfügbar ist.
Policies kann mit verschiedenen Systemen wie HR-Plattformen und Active Directory integriert werden, um die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Verteilung von Richtlinien und das Tracking zu automatisieren und so ein lückenloses Compliance-Erlebnis zu gewährleisten.
Ja, Policies unterstützt Single Sign-On (SSO). Nach einer einmaligen Einrichtung können sich Mitarbeitende mit ihren bestehenden Zugangsdaten, wie beispielsweise ihrem Windows-Passwort, anmelden, was den Zugriff vereinfacht und die Akzeptanz des Systems erhöht. Wir stellen alle notwendigen Informationen für Ihr IT-Team bereit, um die Einrichtung abzuschließen.
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Vereinfachen Sie die Erstellung, Verteilung und Verfolgung von Richtlinien mit unserem Policies-Modul – Ihrer All-in-One-Compliance-Lösung. Wir helfen Ihnen dabei, ein effizientes Richtliniensystem zu entwickeln, das auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist!
Stephan Däschler – Managing Director Germany