Mitarbeitende können Geschenke einfach über unser mitarbeiterfreundliches Portal Integrity Hub melden, indem sie einen kurzen Fragebogen ausfüllen. Sie können den Status der Anfrage verfolgen, Entwürfe speichern und Geschenke auch offline melden, wenn sie gerade über keine aktive Internetverbindung verfügen.

Mitarbeitende können die „Quick Check“-Funktion nutzen, um sofortiges Feedback zu erhalten, ob ein Geschenk den Unternehmensrichtlinien entspricht oder nicht.

Durch die Beantwortung einiger Schlüsselfragen, wie z.B. das Land des Geschäftspartners, dem Geschenkwert oder ob Regierungsvertreter:innen beteiligt sind, erfahren Mitarbeitende schnell, ob das Geschenk erlaubt ist oder ob es einer Genehmigung durch eine:n Vorgesetzte:n oder durch das Compliance-Team bedarf. Die Fragen können von den Unternehmen individuell angepasst werden, um den Mitarbeitenden bei der Entscheidungsfindung zu helfen und die Einhaltung der internen Geschenkerichtlinien zu gewährleisten.

Approvals kann weltweit in jeder Sprache bereitgestellt werden, ohne Länderbeschränkungen.

Ja, Approvals lässt sich flexibel an Ihre bestehenden Verfahren anpassen. Sie können Anfragekategorien wie Geschenke, Einladungen oder Interessenkonflikte sowie Workflows und Genehmigungsregeln individuell konfigurieren. Automatische Genehmigungen können basierend auf Faktoren wie dem Wert eines Geschenks oder dem Standort definiert werden. Unser Team unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung.

Neben Geschenken und Einladungen können Sie auch Interessenkonflikte, Sponsoring, Spenden und vieles mehr verwalten. Die Kategorien, Fragebögen und Genehmigungsworkflows können Sie beliebig an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

Das System folgt dem „Need-to-know“-Prinzip mit granularen Kontrollmöglichkeiten und kann jederzeit an Ihre internen Prozesse angepasst werden: 

• Group Compliance Officer verfügen über vollen Zugriff. 

• Lokale Compliance Officer verwalten regionale Anfragen, können diese jedoch nicht löschen oder exportieren. 

• Teamleiter überwachen eingehende Anfragen, können diese jedoch nicht weiterleiten, löschen oder exportieren.  

Ja, globale Vorschriften erfordern die Erfassung von Geschenken und Einladungen zur Korruptionsprävention: 

• USA: Der Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) verlangt von Unternehmen die Einrichtung von Compliance-Prozessen, um das Risiko korrupter Geschenkvergaben zu minimieren. 

• Großbritannien: Der UK Bribery Act erfordert einen sorgfältigen Umgang mit Geschenken und Einladungen, um Bestechung zu vermeiden. Das Serious Fraud Office hat die Aufgabe, verdächtige Aktivitäten zu überwachen. 

• Frankreich: Das Gesetz Sapin II verpflichtet Unternehmen seit 2018 zur Implementierung von Anti-Korruptionsmaßnahmen, einschließlich spezifischer Richtlinien für den Umgang mit Geschenken und Einladungen. 

Approvals bietet ein zentrales Dashboard, über das Sie in Echtzeit wichtige Kennzahlen wie Genehmigungszeiten, Antwortquoten und Statusaktualisierungen überwachen können. Zudem können Sie Zeiträume filtern, um Trends und Entwicklungen zu verfolgen.