Standorte anzeigenWie Policies das Unternehmenswachstum von tonies begleitet
Bildquelle: tonies
Seit Sommer 2022 nutzt das Düsseldorfer Unternehmen tonies Policies von EQS Group, mit dem sich Richtlinien und Policies organisieren und für alle Mitarbeiter zugänglich machen lassen. In unserer Fallstudie blicken wir darauf, warum sich das Unternehmen, welches Audiosysteme für Kinder entwickelt und vertreibt, für die Einführung von Policies entschied und welche Vorteile das Unternehmen daraus zieht.
Ausgangssituation: Neue Bedürfnisse durch schnelles Wachstum
Seit 2016 verkauft tonies Tonabspielgeräte für Kinder. Die Tonieboxen und die dazugehörigen Hörfiguren, genannt Tonies, erfreuten sich schnell großer Beliebtheit. Das Unternehmen ist seit der Gründung sehr schnell gewachsen und längst auch auf dem internationalen Markt aktiv.
Obwohl sich tonies viele Elemente einer Startup-Kultur erhält, ist es dennoch notwendig und zielführend, verschiedene Richtlinien zu entwickeln, um Standards festzulegen und regulatorische Anforderungen in interne Prozesse zu überführen. Diese gilt es, auch vor dem Hintergrund sich ändernder regulatorischer Anforderungen, aktuell zu halten und den Mitarbeitern bereitzustellen.
Um den damit verbundenen Herausforderungen zu begegnen, entschied tonies sich für Policies als digitales Tool, das dem Unternehmen die Organisation und Verwaltung der Richtlinien vereinfacht und den Mitarbeitenden unkomplizierten Zugriff auf die nötigen Informationen ermöglicht.
Als börsennotiertes Unternehmen vertraute tonies bereits dem Meldepflichtenservice der EQS Group und entschied sich, noch ein weiteres Tool des Münchner Unternehmens zu nutzen.
Anforderungen: Was sich das Unternehmen von Policies erhoffte
Das Unternehmen wollte eine Lösung finden, welche das Managen von Richtlinien und Policies in einfacher und sicherer Art und Weise ermöglicht. Richtlinien und Policies sollten zentral an einem Ort abgelegt werden können und stets in der neuesten Version für die Mitarbeiter abrufbar sein. Gleichzeitig sollten Mitarbeiter in der Lage sein, Richtlinien gegenzuzeichnen. Nicht für jede Policy wird dieser Schritt benötigt, aber tonies wollte auch für solche Fälle gewappnet sein. Zusätzlich begriff das Spielwarenunternehmen die Einführung von Policies als eine Säule ihrer Compliance, die mit dem zunehmenden Wachstum des Unternehmens Schritt halten muss. Damit sendet tonies auch ein Zeichen an die Mitarbeiter, dass man Compliance ernstnimmt und vorlebt — ein wichtiger Schritt, um eine ethische Unternehmenskultur zu etablieren.
Policies garantiert Hosting und IT-Sicherheit der Daten nach aktuellsten Datenschutzvorgaben der ISO 27001. Er führt alle Richtlinien in einer zentralen Bibliothek zusammen und speichert auch die älteren Versionen, damit Unternehmen den Überblick behalten. Gehen neue Richtlinien oder aktualisierte Fassungen online, werden alle Mitarbeitenden unterrichtet – und können die Policies auf Wunsch per Klick oder Upload auch digital gegenzeichnen. Dank der mobilen Version des Tools können Mitarbeiter die Unternehmensrichtlinien auch unterwegs auf dem Handy einsehen. Die Compliance-Abteilung kann darüber hinaus im Programm Auswertungen und Berichte erstellen, etwa auf welche Richtlinien besonders häufig zugegriffen wird.
Umsetzung: So führte tonies Policies ein
Vom Aufsetzen bis zur Freischaltung von Policies innerhalb des Unternehmens verging rund ein halbes Jahr. tonies musste sich genau überlegen, wie die Zugriffsrechte auf das System verteilt werden sollten: Wer sollte die Rechte bekommen, neue Policies einzustellen? Zudem mussten sich die zuständigen Compliance-Mitarbeiter sich mit dem System vertraut machen: Wie werden neue Richtlinien eingestellt, wie werden die Versionen verwaltet und ältere Fassungen aufbewahrt?
Bei der Umsetzung gab es eine technische Herausforderung. Die Daten der Nutzer, die über neue Richtlinien per E-Mail informiert werden, importierte das Unternehmen direkt aus seinem Personalsystem. EQS Group entwickelte dafür eine Schnittstelle, damit der Import der Daten in Policies reibungslos verlief. Während des Roll-outs stand tonies im regelmäßigen Kontakt mit einer Mitarbeiterin von EQS Group, die Fragen zum System beantwortete und die Anbindung überwachte.
Während an der technischen Anbindung gearbeitet wurde, entwickelte tonies das Vorgehen für die Kommunikation des neuen Systems an die Mitarbeitenden. In den Monaten vor der Live-Schaltung von Policies verschickte tonies E-Mails, um auf die bevorstehende Umstellung hinzuweisen und die Mitarbeitenden transparent und Schritt für Schritt bei der Umstellung zu begleiten. Eine erste E-Mail erläuterte die allgemeine Funktionsweise von Policies und wie er den Prozess des Richtlinienmanagements für Mitarbeitende und die Prozesse im Unternehmen vereinfacht. Eine zweite E-Mail ging ins Detail und verkündete ein Datum zur Live-Schaltung von Policies. Wiederum einige Zeit später kündigte eine weitere E-Mail an, dass mit Vorstellung der nächsten Richtlinie die Umstellung auf Policies erfolgt und enthielt eine Anleitung für die Anmeldung im neuen System. Abschließend wurde die Funktionsweise auch noch einmal bei einem Meeting mit der Belegschaft erläutert.
Wie tonies Policies jetzt nutzt
Das neue Richtlinienmanagementsystem ist grundsätzlich die Domäne der Compliance-Abteilung. Aktuell arbeiten vor allem zwei Mitarbeitende mit dem System. Doch weil es Überschneidungen in andere Geschäftsbereiche gibt, haben zum Beispiel auch Mitarbeiter weiterer Abteilungen Zugang.
Derzeit verwaltet tonies in Policies rund zehn Richtlinien. Aufgrund des Unternehmenswachstums werden in naher Zukunft weitere Policies dazukommen. Die Richtlinien werden grundsätzlich einmal jährlich geprüft und aktualisiert, und allein im Jahr 2022 wurden fünf neue Policies erlassen – der Wachstumskurs von tonies geht weiter.
Drei Fragen an Edmund Blum, Legal & Compliance Manager bei tonies
Wir wachsen derzeit stark, auch international. Bei großem Wachstum ist es immer wichtig, dass Prozesse und Strukturen mitwachsen. Das Verständnis und die Akzeptanz für neue Tools oder Prozesse, die uns hierbei unterstützen, ist sicherlich groß. Beim Richtlinienmanagement ist dies für uns Policies. Deswegen wurde er grundsätzlich auch sehr positiv aufgenommen. Die technische Integration hat in einzelnen Fällen nicht von Beginn an funktioniert, dies war insbesondere bei neuen Mitarbeitern der Fall. Seitens unserer Ansprechpartner bei EQS Group wurde dies aber sehr schnell aufgegriffen und eine Lösung erarbeitet.
Die automatische Verteilung der Richtlinie an alle Mitarbeitenden auf Knopfdruck. Wir können so sehr einfach unserer Aufgabe nachkommen, die Policies mit den Kollegen zu teilen und ich kann sicher sein, dass alle Mitglieder unseres Personalsystems die entsprechende Benachrichtigung erhalten. Das ist eine große Hilfe.
Bisher noch nicht, da haben wir noch nicht die richtige Einsatzmöglichkeit gefunden. Aber ich finde es grundsätzlich sehr gut, wie werden es bestimmt irgendwann nutzen.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie auch in Ihrem Unternehmen ein zentrales Policy-Management-System einführen können? Werfen Sie einen Blick in Policies.