Standorte anzeigenWarum sich Schneider Electric nach dem Vergleich von 4 Management-Lösungen für Insiderlisten für die EQS Group entschieden hat
Als Delphine Gieux im Sommer 2016 ihren Job als Sekretärin des Verwaltungsrates beim börsennotierten Elektronikkonzern Schneider Electric antrat, stand ihre erste Aufgabe bereits fest: eine Management-Lösung für Insiderlisten auswählen und implementieren. Denn etwa zur gleichen Zeit war auch die Europäische Marktmissbrauchsverordnung (MAR) in Kraft getreten. Schneider Electric ist in der elektrischen Energieverteilung und industriellen Automation tätig. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Rueil-Malmaison bei Paris beschäftigt rund 140.000 Mitarbeiter in ca. 150 Ländern.
Ein Erfahrungsbericht über die Implementierung aber auch über die Herausforderungen im Projekt.
Insiderlisten-Management bei Schneider Electric vor MAR
Vor der MAR wurden bei Schneider Electric die Insiderlisten in Excel-Dateien gepflegt. Excel erlaubt jedoch weder die Verwaltung einer Historie aufeinander folgender Listen noch den Versand von E-Mails. Um den Anforderungen der restriktiven MAR gerecht zu werden, wäre es notwendig, bei jeder Änderung, d. h. fast täglich, die Excel-Dateien zu protokollieren, da sie jetzt innerhalb von 24 Stunden erstellt werden sollen.
Mittels Internet-Recherche verschafften sich Delphine Gieux und Team einen Überblick über die verfügbaren Lösungen. In Workshops für Emittenten zur Umsetzung der MAR, die regelmäßig von Institutionen wie AFEP (französische Vereinigung privater Unternehmen) und ANSA (Nationale Vereinigung der Aktiengesellschaften) veranstaltet werden, tauschten sie sich mit Kollegen über Praktiken und Dienstleister aus. Hier fiel auch immer wieder der Name EQS Group.
Auswahlkriterien für die neue Management-Lösung
Insgesamt wurden vier Anbieter und ihre Lösungen miteinander verglichen. Dafür hatte Schneider Electric folgende Auswahlkriterien definiert:
- MAR-Konformität
- Benutzerfreundlichkeit
- Support/Unterstützung durch den Dienstleister
- Kosten
- Datensicherheit (Das Rechenzentrum musste in Europa liegen.)
Effizientes Projektteam
Federführend bei Schneider Electric war die Abteilung von Delphine Gieux, das für Börsenrecht zuständige Sekretariat des Verwaltungsrates. Sie arbeitete eng mit dem Datenschutzbeauftragten und natürlich den IT-Teams zusammen. Bei der Kommunikation auf der Plattform erhielt das Team Unterstützung von den Abteilungsleitern. Sie halfen beim Aufbau der Listen und der Weitergabe der neuen Benachrichtigungsmethoden an ihre Teams.
5 Fragen an Delphine Gieux
Während der sorgfältigen Prüfung verschiedener Anbieter, erfüllte der EQS Insider Manager unsere Auswahlkriterien. Bei der ersten Produktdemo konnten wir zudem sehen, wie benutzerfreundlich die Plattform gestaltet ist. Außerdem war das Tool deutlich kostengünstiger als andere Lösungen. Das lag daran, dass der Insider Manager bereits an MAR angepasst war. Andere Tools beruhten auf früheren/ausländischen Vorschriften und erforderten noch entsprechende Änderungen, die wir natürlich hätten finanzieren müssen.
In der letzten Phase der Einrichtung waren noch ein paar Anpassungen nötig. Dafür musste die Inkompatibilität unserer Firewall überwunden werden, die die Zustellung von Benachrichtigungen aus dem EQS Insider Manager an die Empfänger verhinderte. Es gab kein Back-Up und das System war das einzige Benachrichtigungstool. Und es war Feiertag in Deutschland. Das EQS-Team kam trotzdem ins Büro, um mit unseren IT-Spezialisten, die weltweit angesiedelt sind, das Problem zu lösen – trotz Zeitzonen-Unterschiede in Echtzeit. Dies zeigt einmal mehr das hohe Engagement und die Flexibilität der EQS Group in diesem Projekt. Der Roll-Out verlief dann ohne große Komplikationen.
Für die Personalabteilung hätten wir gerne die Daten nach dem Kriterium „Funktion“ synchronisiert. Die Definition von systematisch relevanten Funktionen, mit automatischer Aktualisierung des Namens, erschien uns relevant und war Teil der Spezifikationen. Aus Datenschutzgründen war dies jedoch nicht möglich, da die HR-Plattform von den anderen isoliert werden musste.
Bisher nutzen wir die Plattform überwiegend zum Versenden von Benachrichtigungen über bevorstehende Blackout-Perioden. Diese Mitteilungen richten sich an 600 bis 700 Personen, die Zugang zu Buchhaltungs- und Finanzinformationen haben, bevor diese veröffentlicht werden.
Der Unterschied zu Excel ist gewaltig. Die Lösung ist schneller, einfacher und zuverlässiger. Wir wissen mit Sicherheit, dass die Personen die Benachrichtigungen erhalten haben. Zudem ist der E-Mail-Versand über eine Plattform nicht nur effizienter, sondern auch dem Ziel der Schneider Electric Group zuträglich, Prozesse zu digitalisieren!