Gategroup hatte mit mehreren Problemen seines bisherigen Whistleblowing-Systems zu kämpfen:

Für Hinweisgebende war das Einloggen umständlich, was dazu führte, dass viele sich nach dem ersten Bericht nicht erneut anmeldeten und keine weiteren Informationen bereitstellten. Dies stellte eine Herausforderung für Fallmanager dar, insbesondere wenn zusätzliche Details für Ermittlungen benötigt wurden.

Auch die telefonische Meldefunktion vergrößerte das Problem. Da die Berichte als aufgezeichnete Nachrichten eingingen, waren sie oft schwer verständlich, was es den Fallbearbeitenden erschwerte, den Inhalt zu entziffern.

Für die Fallmanager selbst war der Workflow unübersichtlich und unnötig kompliziert. Die Bearbeitung eines Falls erforderte zahlreiche Schritte, und das System bot keinerlei Möglichkeiten für eine individuelle Anpassung, um den Anforderungen der internationalen Organisationsstruktur von Gategroup gerecht zu werden.

Diese Nachteile machten deutlich, dass eine intuitivere und flexiblere Lösung erforderlich war.

Auf der Suche nach einer besseren Alternative führte Gategroup einen umfassenden RFP-Prozess durch und bewertete verschiedene Anbieter von Hinweisgebersystemen.

EQS Integrity Line erwies sich als optimale Wahl. Die nutzerfreundliche Gestaltung erleichtert nicht nur den Meldeprozess erheblich. Für Fallbearbeitende bietet das System individuell anpassbare Workflows, die sich nahtlos in die komplexe Organisationsstruktur von Gategroup integrieren lassen.

Ein entscheidender Faktor für die Wahl von EQS Integrity Line war die Einbindung der Endnutzer – insbesondere aus den HR- und Rechtsabteilungen – in den Auswahlprozess. Durch praktische Tests konnten diese die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der Lösung selbst erleben, was sicherstellte, dass ihre Anforderungen in die finale Entscheidung einflossen.

Der Wechsel zu einem neuen System kann herausfordernd sein, insbesondere wenn bereits ein aktives Hinweisgebersystem im Einsatz ist. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, plante Gategroup eine einmonatige Übergangsphase, in der beide Systeme parallel liefen.

Obwohl die ursprüngliche Implementierungsdauer auf sechs Monate angesetzt war, wurde das Projekt bereits in nur zwei Monaten abgeschlossen – was einen früheren als geplanten Start ermöglichte.

Die Implementierung von EQS Integrity Line verlief äußerst reibungslos – ein deutlicher Kontrast zu vorherigen Systemwechseln. Diese nahtlose Umstellung ermöglichte es dem Team, sich sofort auf die Optimierung des neuen Systems zu konzentrieren.

Die Einführung von EQS Integrity Line brachte für Gategroup messbare Vorteile:

• Höheres Engagement der Hinweisgebenden: Diese kommunizieren nun regelmäßiger und liefern wichtige Folgeinformationen, die zuvor fehlten. Dadurch wurden insgesamt mehr Meldungen eingereicht.
• Optimierte Fallbearbeitung: Die maßgeschneiderte Systemstruktur verkürzt die Nachverfolgungszeit erheblich und ermöglicht eine schnellere Fall-Aufklärung.
• Direkte Verbesserung der Whistleblowing-Prozesse: Die gesamte Bearbeitung ist jetzt effizienter und transparenter, wodurch das Compliance-Management bei Gategroup nachhaltig gestärkt wurde.