Standorte anzeigenDer französische Judoverband strebt Compliance-Gold an!
Informationen über die Fédération Française de Judo (FFJ): Französischer Verband für Judo, Jujitsu, Kendo und verwandte Disziplinen
- Branche: Sportverband
- Mitarbeitende: 140
- Internationale Präsenz: Frankreich
- Gegründet: 1946
- Leiter der Rechts- und Compliance-Abteilung: Edouard de Laforcade
Die Fédération Française de Judo (FFJ) entschied sich für das EQS Compliance COCKPIT, um ihr Compliance-Management zu verbessern und den sicheren Umgang mit sensiblen Daten, insbesondere im Zusammenhang mit Berichten, zu gewährleisten. Der Verband nutzt für eine vollständig integrierte und umfassende Compliance-Lösung diese vier Module im EQS Compliance COCKPIT:
– Approvals für Genehmigungsprozesse
– Integrity Line als Hinweisgebersystem
– Policies zur Verwaltung von Richtlinien
– Integrity Hub für Compliance-Prozesse der Mitarbeitenden
Standardisierte und sichere Module in einer zentralen Plattform
Im Rahmen ihres Implementierungsplans hat die FFJ eindeutige Ziele definiert. Im Vordergrund stand dabei die zügige Einführung eines Systems, das eine effiziente Bearbeitung von Hinweisgebermeldungen ermöglicht. Gleichzeitig sollte besonderes Augenmerk auf die datenschutzkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelegt werden. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, entschied sich der Verband für die Integrity Line – ein Tool, welches die sichere und anonyme Bearbeitung von Whistleblowing-Berichten ermöglicht. Whistleblower haben damit die Möglichkeit, über eine gesicherte Schnittstelle vertraulich mit den Fallbearbeitern zu kommunizieren und können auf Wunsch anonym bleiben.
Die Fédération Française de Judo (FFJ) entschied sich im Rahmen ihres Compliance-Managements gegen die Entwicklung einer eigenen Lösung und setzte stattdessen auf die zentrale Plattform der EQS Group. Die Entscheidung begründete sich in den enormen zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen, die eine Eigenentwicklung beansprucht hätte. Die EQS- Plattform konnte hingegen schnell implementiert und auf die Anforderungen der FFJ zugeschnitten werden, sodass der Verband seine Compliance-Aktivitäten effizient verwalten und gleichzeitig höchste Standards in Bezug auf Sicherheit und Vertraulichkeit einhalten kann.
Obwohl die FFJ bereits eigene Compliance-Management-Tools nutzte, verfolgte sie dennoch das Ziel, ihre Prozesse weiter zu professionalisieren, strengere Kontrollmechanismen zu etablieren und die Compliance-Verfahren in Einklang mit den Vorgaben der Agence Française Anticorruption (AFA) zu bringen. Um diese Ziele zu realisieren, wurde das bestehende Whistleblowing-System Integrity Line durch weitere Module ergänzt.
Das Modul Approvals automatisiert die Genehmigungsprozesse für Geschenke, Bewirtung und Interessenkonflikte, während Policies das Management interner Richtlinien und Verfahren unterstützt. Ergänzend wurde der Integrity Hub als zentrales Portal für Mitarbeitende eingerichtet, über den Compliance-Themen und interne Richtlinien sowie zusätzliche Ressourcen jederzeit zugänglich sind.
Mit dieser Erweiterung verfolgt die FFJ das übergeordnete Ziel, bislang manuell verwaltete Compliance-Prozesse zu digitalisieren und alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort zu bündeln, um sowohl das Compliance-Management als auch die Überwachung effektiver und übersichtlicher zu gestalten.
Das Policies-Modul stellt beispielsweise durch automatisierte Kommunikation mit den Mitarbeitenden die fortlaufende Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicher. Darüber hinaus erleichtert es die digitale Erfassung von Mitarbeiterzustimmungen, ermöglicht das Tracking wichtiger Kennzahlen durch detaillierte Statistiken und schafft eine transparente Informationskette – ein entscheidender Vorteil bei Audits.
Der Schutz personenbezogener Daten war bei diesem Projekt von zentraler Bedeutung. Mit dem EQS Compliance COCKPITs profitiert die FFJ von umfassenden Sicherheitsmaßnahmen, die eine hohe Datensicherheit gewährleisten. Darüber hinaus ermöglicht die Compliance-Plattform eine größere Transparenz in der Datenverarbeitung, sodass die Einhaltung der DSGVO dauerhaft sichergestellt ist.
Ein offenes, intuitives System zur Förderung der Compliance-Kultur
Die FFJ versteht Offenheit als einen wesentlichen Bestandteil ihrer Identität und legt als Sportverband großen Wert darauf. Daher war es für die FFJ besonders wichtig, externen Interessengruppen Zugang zu spezifischen Compliance-Tools wie dem Whistleblowing-System zu ermöglichen. Die Etablierung einer niedrigschwelligen Meldestelle war eine Priorität, da sie den zentralen Wertvorstellungen des Verbands entspricht. Die EQS-Plattform erfüllte diese Anforderung in vollem Umfang, da sie eine sichere und flexible Struktur bereitstellt, worüber Berichte bei Bedarf auch anonym eingreicht werden können.
Außerdem brachte das EQS Compliance COCKPIT einen besseren Zugang und mehr Transparenz von Compliance-Themen im gesamten Verband mit sich. Die Zuweisung spezifischer Rollen innerhalb der Plattform fördert die Verbreitung von Best Practices im Bereich Compliance und stärkt zugleich eine Kultur der Verantwortlichkeit innerhalb der FFJ.
Die Implementierung des EQS Compliance COCKPITs verlief reibungslos und erhielt intern durchweg positives Feedback. Im Zuge eines kontinuierlichen Optimierungsprozesses hat die EQS Group das Dashboard der Plattform zugunsten der Benutzerfreundlichkeit überarbeitet und weiter verbessert. Diese Anpassungen tragen dazu bei, dass die Nutzer:innen die Plattform als intuitiver wahrnehmen und die Interpretation der Compliance-Daten um ein vielfaches leichter ist.
Edouard de Laforcade, Leiter der Rechts- und Compliance-Abteilung bei France Judo, lobte die positive Entwicklung und betonte die Vorteile eines durchdachten Entscheidungsprozesses für Organisationen, die externe Compliance-Software in Erwägung ziehen. Er empfiehlt, klare Anforderungen zu definieren und Prioritäten festzulegen, um eine fundierte Auswahl zu treffen, die den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens optimal entspricht.
3 Fragen an Edouard de Laforcade
Was waren die größten Herausforderungen, bevor das System eingeführt wurde?
Unsere größte Herausforderung war der Schutz der Reputation des Verbands, insbesondere im Hinblick auf den Kampf gegen sexistische und sexuelle Gewalt. Seit 2020 ist die Welt des Sports stark von diesen Themen betroffen. Für unseren Verband war es entscheidend, schnell zu handeln, um jegliches Fehlverhalten aufzudecken und sicherzustellen, dass die entsprechenden Behörden informiert werden. Gleichzeitig mussten wir den Anforderungen des Sapin-2-Gesetzes und später des Waserman-Gesetzes gerecht werden, welches den Status von Hinweisgebenden verändert hat.
Wie haben Sie Meldungen bearbeitet, bevor Sie die EQS Integrity Line implementiert haben?
Zunächst haben wir ein eigenes Melde-Tool auf unserer Website eingeführt. Trotz seiner geringeren technischen Ausgereiftheit erfüllte es damals unsere Anforderungen. Mit der Einführung des Waserman-Gesetzes im Jahr 2022 und den wachsenden Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten, insbesondere nach der DSGVO, erkannten wir jedoch die Notwendigkeit einer stabileren Lösung. Ein Audit der AFA machte ebenfalls auf diese Bedenken aufmerksam und bestärkte uns in der Entscheidung, ein externes Tool zu nutzen, um unsere Kapazitäten zu stärken und den sich weiterentwickelnden rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
In welcher Hinsicht hat sich die EQS Group für die FFJ besonders bewährt?
Zunächst hatten wir überlegt, unsere interne Lösung zu optimieren, doch das Projekt erwies sich als zu kostspielig. Was die Plattform der EQS Group von den Mitbewerbern abhob, war die strenge Einhaltung der DSGVO, was die Zustimmung unseres Datenschutzbeauftragten einbrachte. Darüber hinaus bot die EQS Group mehr als nur die Integrity Line – durch die Integration weiterer Compliance COCKPIT-Tools konnten wir Prozesse digitalisieren, die wir zuvor manuell verwaltet hatten. So konnten wir beispielsweise die Zertifizierung der Mitarbeitenden für zentrale Richtlinien wie unsere Richtlinie zum Interessenkonflikt-Management und den Verhaltenskodex zur Korruptionsprävention über das Policies-Modul effizienter gestalten.