Wie künstliche Intelligenz das Compliance-Management revolutioniert 

Die meisten von uns haben bereits privat oder beruflich erste Erfahrungen mit künstlicher Intelligenz (KI) gesammelt und es ist absehbar, dass sich hier noch bahnbrechende Möglichkeiten für Unternehmen in den nächsten Jahren eröffnen werden. Höhere Geschwindigkeit, mehr Effizienz, eingesparte Zeit für komplexere Aufgaben und zugleich weniger Fehler durch den Menschen – bereits heute kann das Compliance-Management auf vielfältige Weise von KI-Assistenz profitieren.  

KI in Compliance kann in einem Maß für Transparenz und Sicherheit sorgen, wie es mit manuellen Bemühungen und stichprobenhaften Prüfungen vermutlich niemals möglich sein wird. Angesichts der hohen regulatorischen Dynamik, hochkomplexer Wertschöpfungsketten durch Lieferkettengesetze und knapper Personaldecken stoßen menschliche Mitarbeitende in den Compliance-Teams oftmals an ihre Belastungsgrenzen. Die smarte Unterstützung durch KI kann Compliance Officer demnach massiv entlasten.  

Und bereits jetzt nutzen viele Compliance-Profis künstliche Intelligenz für ihre Arbeit. In unserer aktuellen Umfrage zum Thema „Compliance & KI“ gaben über die Hälfte der rund 200 Befragten an, dass sie KI-Tools regelmäßig (d. h. jeden Tag oder mindestens einmal pro Woche) einsetzen. So beispielsweise für die Datenanalyse, beim Screening oder als Support beim Richtlinien-Management. Über 80 % der Befragten sehen die Vorteile beim Einsatz von KI-Tools klar im Vordergrund. 

Und wahrlich sind die schnellen, umfassenden KI-Analysen, Automatisierungen und das kontinuierliche Monitoring von Prozessen ein absoluter Gamechanger im Compliance-Management: Sie beschleunigen geradezu den Aufstieg von Compliance zum strategischen Business-Partner. 

Möglich wird das in Form einer einzigen, integrierten digitalen Plattform, welche die verschiedenen Prozesse & Workflows zusammen führt und alle Compliance-Aktivitäten miteinander konsolidiert. Compliance-Teams sind so nicht nur in der Lage, ihre operative Effizienz zu verbessern und sich auf bedeutendere Aufgaben zu konzentrieren, sie werden außerdem durch automatisierte Datenanalysen maßgeblich in ihren strategischen Entscheidungsfindungen unterstützt.  

Eine integrierte und benutzerfreundliche Plattform kann den Erfolg und die Effektivität der Compliance-Maßnahmen messen und darstellen – unter anderem mit Hilfe der künstlichen Intelligenz. So optimiert KI in unserer Compliance-Plattform, dem EQS Compliance COCKPIT, die Compliance-Prozesse u. a. dadurch, indem sie vorhandene Möglichkeiten zur Effizienzsteigerungen und Muster identifiziert.  

Schauen wir uns das jetzt einmal im Detail an, welche Use Cases wir im Compliance COCKPIT bereits mit KI-Unterstützung abdecken, um die Compliance-Prozesse unserer Kund:innen effizienter zu gestalten und die Mitarbeitenden gleichzeitig zu entlasten: 

1. Geringerer manueller Workload
   • KI-Zusammenfassungen: Viele Hinweisgeber:innen formulieren ihre Meldungen sehr ausführlich. Mussten die Bearbeitenden früher Zusammenfassungen manuell verfassen, können sie diese Aufgabe im COCKPIT jetzt von der KI erledigen lassen. Gerade bei Konzernen mit hunderten Hinweisen pro Monat kommen hier einige Stunden Arbeitsersparnis zusammen.  
   • Transkription von Audio-Hinweisen: Viele Unternehmen bieten Meldenden die Möglichkeit, ihre Hinweise mündlich zu hinterlassen, zum Beispiel auf einem Anrufbeantworter oder bei einem Callcenter. Diese Gespräche bzw. Nachrichten wurden in der Regel manuell transkribiert. Die Transkription kann im Cockpit jetzt auch die KI übernehmen.
     
2. Detaillierte Analysen für Prozessoptimierungen
   • Kategorisierung von Hinweisen: Wenn Meldungen zu Betrugsversuchen, Korruption oder Belästigung kategorisiert werden, eröffnet das Unternehmen genauere Analysemöglichkeiten und unterstützt bei der Erstellung von Jahresendberichten und der Ermittlung von Trends. Bisher musste die Kategorisierung manuell erfolgen und wurde nicht selten wegen der hohen Arbeitslast vernachlässigt. Die manuelle Kategorisierung ist zudem wesentlich fehleranfälliger. Jetzt kann die KI die Zuordnung automatisch vornehmen.
      
3. Weniger Verstöße und mehr Akzeptanz bei Mitarbeitenden 
   • Beantwortung von Mitarbeiterfragen: Wenn Compliance Manager der erste Ansprechpartner für Fragen zur Auslegung der Compliance-Richtlinien sind, bindet das unnötig viel Arbeitszeit der Fachkräfte, denn sehr oft handelt es sich um relativ einfache Fragen. Mit unserem KI-Tool Policy Buddy können Mitarbeitende diese jetzt in einem Chat direkt mit dem KI-Bot klären. Sie erhalten ihre Antworten nicht nur schneller, sondern in der gleichen verlässlichen Qualität wie von einem Compliance Manager und das 24/7. Denn der Chatbot greift auf die Unternehmensrichtlinien zurück und verweist in seinen Antworten auf die relevanten Passagen.   
     
4. Keine Fristen mehr verpassen und personenbezogene Daten in Sekundenschnelle schwärzen
   • Schwärzung personenbezogener Daten: Nach Ablauf der gesetzlichen Frist müssen personenbezogene Daten aus Hinweisen entfernt bzw. unkenntlich gemacht werden. Dank KI kann dies jetzt mit wenigen Klicks erledigt werden: Die künstliche Intelligenz identifiziert automatisch alle relevanten Daten wie Namen und Adressen und schwärzt sie. Was früher viele Stunden und Nerven in Anspruch genommen hat, ist jetzt eine Aufgabe von wenigen Minuten. 

Unsere KI-Features sind in erster Linie smarte Helfer für Compliance Officer –allerdings auf freiwilliger Basis. Das bedeutet, dass wir diese Features nicht automatisch freischalten, sondern alle unsere Kund:innen können frei entscheiden, ob und welche Art von KI-Funktionen sie nutzen möchten. 

Denn zum einen gibt es natürlich Rahmenbedingungen, in denen der Einsatz von KI gar nicht zugelassen ist. In diesem Fall können unsere Kund:innen das COCKPIT dann ganz „traditionell“, ohne Einsatz von KI, nutzen und dennoch von automatisierten Workflows profitieren.  

Und zum anderen möchten wir auch Rücksicht auf Compliance-Verantwortliche nehmen, die aktuell (noch) keine KI verwenden möchten oder dürfen. In unserer aktuellen Umfrage gaben knapp 74 % aller befragten Compliance-Verantwortlichen an, dass sie Bedenken haben, wenn sie KI-Tools im Compliance-Bereich einsetzen. Verständlich, denn trotz des Hypes um KI sind wir bei EQS uns sehr darüber im Klaren, dass jede neue Technologie auch ihre Risiken birgt. Schließlich ist künstliche Intelligenz nur so gut und verlässlich wie ihre Datenbasis und Halluzinationen (d. h. KI, die überzeugende, aber falsche Informationen generiert) sind zumindest zum aktuellen Stand noch ein reales Problem.  

Und eines war uns seit Einbindung von künstlicher Intelligenz in unser Compliance COCKPIT von vorneherein klar: In einem so sensiblen Bereich wie Compliance dürfen keine Fehler unterlaufen. Die Inhalte der KI müssen immer nachvollziehbar sein und die KI darf nie zu einer Blackbox werden. Um diesen Risiken proaktiv entgegenzutreten, setzen wir bei unseren KI-Features auf das stärkste Large Language Model auf dem Markt, das GPT-Modell von OpenAI. Aus unserer Sicht bietet dieses Modell derzeit die beste Antwortqualität in einer sehr hohen Verarbeitungsgeschwindigkeit. Selbstverständlich sind alle KI-generierten Inhalte als solche auch gekennzeichnet.  

Über 70 % der Befragten unserer Umfrage gaben zudem an, dass ihnen vor allem die Themen Datenschutz und Vertraulichkeit Sorgen bereiten. Wir nehmen schon seit jeher die Bedenken unserer Kund:innen mit Blick auf Datenschutz und Datensicherheit ernst und haben daher einen Prozess entwickelt, der diesen Vorbehalten Rechnung trägt: 

• Bei der Nutzung eines KI-Features werden nur die wirklich relevanten Daten sicher verschlüsselt an das GPT-Modell gesendet 

• Die Daten werden nie auf einem fremden Server gespeichert 

• Das GPT-Modell wird in Frankreich gehostet, so dass die sensiblen Daten zu keinem Zeitpunkt die EU verlassen 

Auf diese Weise erreichen wir die größtmögliche Sicherheit und halten zu jeder Zeit die Anforderungen des europäischen KI-Gesetzes ein.    

Stehen Sie derzeit ebenfalls vor den Herausforderungen des EU-AI-Acts und Datenschutz in Ihrem Unternehmen? Dann schauen Sie sich unser Webinar „EU-AI-Act und DSGVO leicht gemacht mit dem EQS Privacy COCKPIT“ an!