Compliance-Verstöße reduzieren durch effektive Verhaltensänderung 

Tatsächlich missachten Mitarbeitende nur selten vorsätzlich gesetzliche oder unternehmensspezifische Regeln. Der beste Weg zu mehr Compliance besteht daher darin, besser zu verstehen, welche menschlichen Verhaltensweisen zu Verstößen führen. So können Unternehmen gezielte Maßnahmen ergreifen, um Verhalten zu ändern, und eine Kultur fördern, in der Compliance selbstverständlich wird.  

Generell gilt: Je weniger Hindernisse es für die Einhaltung der Vorschriften gibt, desto leichter fällt es den Beschäftigten, die Regeln zu befolgen. Neben fehlenden (oder schwer zugänglichen) Informationen sind unklare Prozesse ein Hauptgrund für Non-Compliance. Um die Akzeptanz für Regeln zu erhöhen, ist es außerdem wichtig, offen über sie zu diskutieren. Warum gibt es die Vorschriften und wie kommen sie allen zugute? Das kann ein tieferes Verständnis fördern und eine Compliance-Kultur etablieren, die von Werten und nicht von Verboten bestimmt wird. 

Viele herkömmliche Compliance-Programme, die aus Handbüchern, Schulungen und Erinnerungssystemen bestehen, basieren auf veralteten Vorstellungen darüber, wie sich Menschen verhalten und warum. Sie greifen zu kurz, um Veränderungen herbeizuführen.

Im Jahr 2023 haben deutsche Unternehmen im Durchschnitt 1.347 Euro pro Mitarbeiter für Schulungen ausgegeben, so eine Studie des Instituts für der Deutschen Wirtschaft (IW). Traditionell werden solche Trainings von einem Ausbilder geleitet und in großen Gruppen innerhalb fester Zeitblöcke durchgeführt. Dabei haben die Teilnehmenden keine Gelegenheit, das Gelernte tatsächlich anzuwenden. Unterm Strich sind die Trainings oft ineffektiv und reine Geldverschwendung. 

Die Forschung zeigt, dass wir in der Regel besser lernen, wenn wir selbst etwas tun, statt nur zuzuhören oder zu lesen. Und wenn wir in unserem eigenen Tempo zu einem selbst gewählten Zeitpunkt lernen. Schulungsprogramme, die auf verhaltenswissenschaftlichen Erkenntnissen beruhen, wenden Konzepte in der Praxis an. Sie arbeiten mit personalisierten Lernpfaden, häufigen Feedbackschleifen und Verstärkungsstrategien, um Verhaltensänderungen zu erzielen. Außerdem sorgen sie dafür, dass die Informationen organisiert und leicht zugänglich sind. Indem Unternehmen eine zentrale Plattform einrichten, in der alle relevanten Compliance-Prozesse und -Richtlinien bereitstehen, können sie die Wahrscheinlichkeit für unbeabsichtigte Verstöße erheblich reduzieren. 

Unter einer Compliance-Kultur versteht man ein Umfeld, in dem die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien tief in die täglichen Abläufe und die Denkweise aller Mitglieder integriert ist. Die Mitarbeiter befolgen die Regeln nicht aus Angst vor Konsequenzen, sondern weil sie wirklich daran glauben, das Richtige zu tun. Dabei betrachten sie die Einhaltung der Vorschriften als kollektive Verantwortung. Die Compliance-Kultur fördert eine Mentalität, in der Transparenz, Integrität und Verantwortlichkeit geschätzt werden und es nicht nur um aufgezwungen Pflichten geht. 

Signifikante organisationsweite Veränderungen anzustoßen, ist jedoch leichter gesagt als getan. Die oberste Führungsebene muss bereit sein, mit gutem Beispiel voranzugehen. Das mittlere Management wiederum muss sicherstellen, dass die beschriebenen Verfahren im gesamten Unternehmen eingehalten werden. Vor allem aber sollte das Unternehmen klar machen, welche Verhaltensweisen es erwartet. Dafür empfiehlt es sich, umfassende Schulungsprogramme bereitzustellen, die die Standards und Vorschriften abdecken. Diese Trainings sollten auf verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten zugeschnitten sein. Wichtig ist auch, eine Atmosphäre zu schaffen, in der sich die Beschäftigten trauen, Bedenken zu äußern und Probleme anzusprechen. Dafür braucht es klare Meldekanäle und die Möglichkeit für offene Diskussionen, Vorschläge und Feedback.  

Drei Tipps für die Einführung einer Compliance-Kultur  

• Vereinfachen Sie Prozesse: Gut durchdachte Prozesse werden eher befolgt. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um potenzielle Reibungspunkte und Komplexität zu identifizieren. Das kann sich wirklich auszahlen! 
• Geben Sie Anstöße: Ein Anstoß ist eine subtile Intervention, die darauf abzielt, die Entscheidungen von Menschen zu beeinflussen, ohne ihre Wahlmöglichkeiten einzuschränken. Dies gelingt zum Beispiel, indem Sie indirekte Vorschläge machen und positive Anreize setzen, um das Verhalten in die gewünschte Richtung zu lenken. 
• Geben Sie Echtzeit-Feedback: So ermöglichen Sie es Mitarbeitenden, nicht-konformes Verhalten an Ort und Stelle zu korrigieren. Außerdem fördern Sie das Engagement und das allgemeine Bewusstsein für Compliance-Fragen.  

Diese Strategien müssen jedoch in die individuelle Unternehmenskultur eingebettet und genau auf die spezifischen Bedürfnisse abgestimmt werden. Denn jedes Unternehmen ist einzigartig.  

Um den Erfolg Ihres Compliance-Programms sicherzustellen, sollten Sie dieses regelmäßig überprüfen. Aber wie bewertet man eine Compliance-Kultur? Schließlich handelt es sich dabei um ein Geflecht aus vielen verschiedenen Faktoren. In der Praxis ist die Bewertung zwar komplex, aber durchaus möglich. Unternehmen sollten damit beginnen, die „roten Fahnen“ einer schwachen Compliance-Kultur zu identifizieren. Dazu gehören mangelndes Vertrauen in die Unternehmensführung, Diskrepanzen zwischen Worten und Taten, minimales Engagement der Führungskräfte und nicht adressiertes Fehlverhalten. Diese Anzeichen weisen jedoch nur auf Probleme hin, bestimmen aber deren Ursprung nicht. Mit den folgenden Methoden können Sie die Compliance-Kultur genauer messen: 

• Analysieren Sie die Mitarbeiterbindungs-Rate: Gibt es Muster in der Fluktuation bezüglich Demografie, Zuständigkeiten oder Dienstalter, die auf systemische Probleme oder Unzufriedenheit hindeuten könnten?  

• Führen Sie regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durch: Haben die Mitarbeitenden Erfahrungen mit unethischem Verhalten gemacht? Wurden sie unter Druck gesetzt, ethische Standards zu missachten? Mit regelmäßigen Umfragen können Sie messen, wie sich die Stimmung in der Belegschaft im Laufe der Zeit verändert. 

• Messen Sie den Employer Net Promoter Score (eNPS): Diese Kennzahl gibt an, wie wahrscheinlich es ist, dass Mitarbeitende ihr Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen würden. Der eNPS kann als Indikator für ein gesundes Compliance-Umfeld dienen. 

• Werten Sie die Berichte in Ihrem Hinweisgeber-System aus: Whistleblowing-Daten können Ihnen helfen, Trends zu erkennen und die organisationsweite Reaktion auf Compliance-Probleme zu bewerten. Gab es zum Beispiel wiederholte Hinweise oder wurden Vergeltungsmaßnahmen erwähnt? 

Es empfiehlt sich eine Mischung aus qualitativen und quantitativen Ansätzen. Austrittsgespräche können beispielsweise mit Daten zur Verbleibquote verglichen werden. So erhalten Sie etwa Informationen über Fehlverhalten, das der Mitarbeiter beobachtet haben könnte. Außerdem helfen die Daten dabei zu verstehen, was ihn zum Austritt bewogen hat. Darüber hinaus sollte ein wirksamer Compliance-Monitoring-Plan kurz-, lang- und mittelfristige Ziele umfassen. Dabei ist es wichtig, möglichst viele Daten zu erfassen und die Compliance-Aktivitäten sorgfältig zu dokumentieren. Mit Software wie dem EQS Compliance Cockpit lassen sich solche Arbeitsabläufe automatisieren. Das trägt dazu bei, die Datenerfassung und Dokumentation zu verbessern, zu vereinfachen sowie Trends zu identifizieren. Gleichzeitig reduziert der Einsatz einer Software-Lösung das Risiko für menschliche Fehler und unterstützt Compliance Officer dabei, den Erfolg ihrer Programme zu messen.