7 Tipps für eine überzeugende Compliance-Webseite

In der Praxis sind es vor allem große und internationale Konzerne, die auf der Unternehmenswebsite ausführliche Informationen zu ihrem Compliance-Programm bereitstellen. Es gibt jedoch auch für kleine Unternehmen und Mittelständler gute Gründe, zumindest die wesentlichen Eckpunkte ihrer Compliance-Bemühungen transparent zu machen:

• Kunden, Geschäftspartner und (potenzielle) Investoren achten zunehmend auf die Compliance-Reife eines Unternehmens
• Die Beachtung ethischer Werte macht das Unternehmen attraktiver für Bewerber („Employer branding“)
• Mitarbeiter finden wichtige Compliance-Elemente wie das Hinweisgebersystem oder den Compliance-Kontakt an einer zentralen Stelle
• Falls für Prüfungen oder Ausschreibungen Compliance-Informationen benötigt werden, sind sie bereits übersichtlich aufbereitet

Außerdem muss ein eigener Compliance-Bereich auf der Unternehmenswebsite kein umfangreiches Projekt werden. Gerade für kleinere Unternehmen gibt es Möglichkeiten, mit wenig Aufwand eine große Wirkung zu erzielen.

Eine schlanke und dennoch attraktive Möglichkeit, die Compliance-Bemühungen auf der eigenen Website darzustellen, ist der sogenannte „Onepager“. Das bedeutet: Alle relevanten Informationen werden auf einer einzelnen Seite dargestellt, es gibt keine Unterseiten und kein eigenes Menü. Interessierte Besucher scrollen sich einfach durch die Seite und finden die für sie relevanten Informationen.

Auf einem solchen Compliance-Onepager lassen sich beispielsweise folgende Elemente platzieren (auf die einzelnen Punkte wird anschließend noch detaillierter eingegangen):

1. Die wichtigsten Inhalte des Code of Conduct webtauglich aufbereitet; alternativ kann dieser auch als Download zur Verfügung stellen
2. Eindrucksvoller Header mit dem Slogan des Compliance-Programms
3. „Tone-from-the-top“-Element, z. B. Zitat oder Videobotschaft des Vorstands oder Geschäftsführers
4. Übersicht über die Kernelemente des Compliance-Programms
5. Einblicke in die Unternehmenspraxis: Lassen Sie eigene Mitarbeiter zu Wort kommen
6. Details bzw. Link zum Hinweisgebersystem
7. Kontakt zum Compliance-Verantwortlichen

Mit diesen sieben Elementen können Unternehmen ohne großen Aufwand die wichtigsten Compliance-Informationen übersichtlich darstellen. Nachfolgend stellen wir die einzelnen Punkte noch einmal genauer vor.

Der Vorteil an diesem Ansatz: Wächst das Compliance-Programm über die Zeit, kann die Seite sukzessiv um Unterseiten ergänzt werden und sich flexibel zu einem eigenen Compliance-Bereich auf der Website entwickeln.

1. Den Code of Conduct als Grundlage nutzen

Die allermeisten Unternehmen haben mittlerweile einen zentralen Verhaltenskodex, den Code of Conduct. Dieser sollte idealerweise schon die wichtigsten Werte und Compliance-Ansprüche Ihres Unternehmens transportieren. Nutzen Sie ihn als Grundlage, um die Inhalte für Ihre Compliance-Website zu gestalten.

Dabei sollte es aber nicht damit getan sein, das 80-seitige Werk lediglich als PDF-Datei zur Verfügung zu stellen. Nutzen Sie den Kodex stattdessen als inhaltliche Grundlage und überführen Sie die wichtigsten Elemente in ein webtaugliches Format. Idealerweise verfügt Ihr Kodex bereits über einige Bildelemente, diese lassen sich in der Regel prima auf eine Website übertragen.

Einige Unternehmen gehen sogar so weit, den Code of Conduct als eigene, für sich stehende Microsite zu gestalten. Das kann ein toller Weg sein, den Kodex für verschiedenste Zielgruppen besser zugänglich zu machen. Ein virtueller Code of Conduct trägt außerdem positiv zum Unternehmensimage bei.

2. Starke Slogans vermitteln einen nachhaltigen Eindruck

„Fair Play“, „Driving the right way”, “Our company‘s business is clean business” – wenn Ihr Compliance-Programm bereits einen Slogan trägt, sollte sich dieser unbedingt auf der Compliance-Website wiederfinden. Falls nicht, kann es sinnvoll sein, über einen Slogan nachzudenken. Ein Slogan macht Ihr Compliance-Programm leichter zugänglich für ein breites Publikum und verdeutlicht die besondere Bedeutung, die Compliance für Ihr Unternehmen hat.

3. Den „Tone from the top” transportieren

Alle Compliance-Bemühungen helfen nichts, wenn das Management nicht dahintersteht – das ist Konsens bei Compliance-Verantwortlichen. Auch in der Kommunikation ist die oberste Unternehmensleitung ein mächtiger Verbündeter. Zeigen Sie deshalb auf der Compliance-Website, dass dasTop-Management Compliance-Werte aktiv stärkt und lebt.

Das kann beispielsweise über ein Zitat des CEOs oder Geschäftsführers erreicht werden, das idealerweise mit einem Porträtbild versehen ist. Noch eindrücklicher, aber auch aufwändiger ist eine kurze Videobotschaft. Hier kann der oberste Konzernlenker in eigenen Worten ausdrücken, was das Compliance-Programm seines Unternehmens ausmacht.

4. Die Kernelemente des Compliance-Programms erklären

Je nach Unternehmensgröße kann das Compliance-Programm natürlich sehr komplex ausfallen. Und niemand erwartet hier ein Organigramm, das sämtliche internen Verantwortlichkeiten und lokalen Compliance-Zuständigen abbildet. Ganz im Gegenteil, hier geht es darum, die Kernelemente des Compliance-Programms auch für Laien verständlich zu machen.

Als ersten Überblick kann das beispielsweise mit einer Grafik erreicht werden, die alle wichtigen Elemente des Programms verdeutlicht. Einige Unternehmen bauen hier auf bekannten Standards auf und passen diese an das eigene Unternehmen an – beispielsweise „Prevent – Detect – Respond“ oder die zentralen Kernelemente des Compliance-Programms nach ISO 19600 oder IDW PS 980.

Ein solcher Überblick zeigt Fachfremden, wie Sie Compliance im eigenen Unternehmen leben. Dass Risiken analysiert, Richtlinien erstellt und verbreitet, Schulungen durchgeführt und Verstöße gemeldet werden können, gibt auch einem breiten Publikum einen guten Einblick in Ihre Compliance-Anstrengungen.

5. Die eigenen Mitarbeiter zu Wort kommen lassen

Der „Tone from the top” ist natürlich wichtig, aber wie wäre es, wenn die eigenen Mitarbeiter die Bedeutung von Compliance für ihre alltägliche Arbeit erklären? Wie sie die Unternehmenswerte wahrnehmen, welche Berührungspunkte sie mit Themen wie Korruption oder Interessenkonflikten haben?

Die eigenen Mitarbeiter zu Wort kommen zu lassen zeigt, dass es sich bei den Compliance-Bemühungen des Unternehmens nicht nur um Lippenbekenntnisse handelt, sondern die Werte auch tatsächlich im Unternehmen verwurzelt sind. Eine solche Kampagne ist natürlich etwas aufwändiger: Mitarbeiter und Themen müssen gefunden, aufgeschrieben und fotografiert oder gefilmt werden. Der Aufwand lohnt sich, denn viele Besucher erfahren lieber von den Mitarbeitern Details über das Compliance-Programm, als über den Vorstand oder abstrakte Grafiken und Texte.

6. Hinweisgebersystem und Kontaktmöglichkeiten anbieten

Die meisten Unternehmen, die eigene Compliance-Funktionen unterhalten, haben bereits ein Hinweisgebersystem. EU-weit ist es seit Kurzem sogar verpflichtend einen internen Meldekanal einzurichten. Ist Ihr Hinweisgebersystem öffentlich zugänglich, sollte es unbedingt auch auf der Compliance-Website aufgeführt werden.

Idealerweise werden nicht nur die verschiedenen Möglichkeiten der Hinweisabgabe erklärt, sondern auch, welche Missstände gemeldet werden sollten und weshalb. Wenn Sie ein digitales Hinweisgebersystem nutzen, verlinken Sie direkt auf das System, häufig sind hier alle wichtigen Details für potenzielle Hinweisgeber in einem entsprechenden FAQ-Bereich erklärt.

Sollte Ihr Hinweisgebersystem nicht öffentlich zugänglich sein, kann es sich lohnen, über die Öffnung nachzudenken. Häufig lassen sich Unternehmen wertvolle Hinweise von Zulieferern, Geschäftspartnern oder Kunden entgehen, wenn das Hinweisgebersystem nur intern aufrufbar ist. Generell ist der Anteil an missbräuchlichen Meldungen über Hinweisgebersysteme sehr gering, unabhängig davon ob das System öffentlich zugänglich ist oder nicht.

7. Kontakt zu den Compliance-Verantwortlichen

Vergessen Sie nicht, Kontaktinformationen zum Compliance-Team auf der Seite zu platzieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter immer wissen, an wen sie sich bei Compliance-Fragen wenden müssen.

Neben den vorgestellten Tipps bieten sich insbesondere bei größeren Unternehmen noch mehr Inhalte an, die auf der Compliance-Website platziert werden können:

• Vorhandene Zertifizierungen des Compliance-Systems
• Veröffentlichte Compliance-Jahresberichte als Download
• Zentrale, gruppenweite Richtlinien als Download
• Ausgewählte Kennzahlen bspw. zu eingegangene Hinweisgebermeldungen
• Spezielle Infos für Zulieferer und Geschäftspartner (z. B. Supplier Code of Conduct)

Der Fantasie sind grundsätzlich keine Grenzen gesetzt. Denken Sie immer an die Zielgruppe: Häufig sind es keine ausgewiesenen Compliance-Experten, die sich einen Überblick über Ihre Compliance-Anstrengungen verschaffen wollen. Entsprechend gut verständlich und zugänglich sollten die Inhalte aufbereitet sein. Arbeiten Sie im Zweifel mit der internen Kommunikations- oder Marketingabteilung zusammen oder greifen Sie auf externe Kommunikationsspezialisten zurück.

Die Investition in die eigene Compliance-Website lohnt sich: Sie verfügen nicht nur über ein tolles Kommunikations- und Imagewerkzeug, sondern können häufig die Inhalte auch an anderer Stelle wiederverwenden. Produzierte Videos oder Grafiken eignen sich auch für die interne Kommunikation, zum Beispiel für Präsentationen oderCompliance-Schulungen.