Prozessautomatisierung & Compliance: So steigern Sie die Effizienz 

Um transparente, regelkonforme Geschäftspraktiken sicherzustellen, müssen Unternehmen ausreichend in ihre Compliance-Programme investieren. Denn selbst gut konzipierte Frameworks können in der Praxis scheitern, wenn sie nur halbherzig implementiert werden, zu wenig Ressourcen haben oder anderweitig ineffizient sind. Programme, die auf manuellen Prozessen basieren, sind daher zunehmend ungeeignet. Nicht nur verbrauchen sie mehr Zeit und Ressourcen, sie lassen auch Raum für menschliche Fehler und erhöhen dadurch das Risiko für Verstöße. Indem Unternehmen dagegen Prozesse und Arbeitsabläufe automatisieren, können sie die Effizient, Produktivität und Sicherheit steigern. Compliance-Teams werden von Routine-Arbeiten entlastet und gewinnen mehr Zeit für wichtigere, strategische Aufgaben. 

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird immer komplexer und erfordert eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit. So erwartet die große Mehrheit der Compliance–Verantwortlichen, dass die regulatorischen Anforderungen in den nächsten zwei Jahren weiter steigen werden. Unternehmen suchen daher nach Technologien, um Aufwand zu reduzieren. Traditionell basieren Compliance-Programme auf manuellen Prozessen, die Tabellenkalkulation, Papierarbeit, persönliche Meetings und Schulungen umfassen und ein hohes Maß an menschlicher Aufsicht erfordern. Das macht sie umständlich, fehleranfällig und schwer skalierbar. Außerdem sind die Programme inkonsistent. Sie lassen sich nur langsam an neue Anforderungen anpassen und ermöglichen keine umfangreichen Datenanalysen.

Die Prozessautomatisierung optimiert dagegen mehrstufige Workflows wie Datenanalysen, historische Vergleiche oder Anomalie-Erkennung. Wenn die Technologie ein Risiko identifiziert, alarmiert sie die Compliance-Verantwortlichen. Das verbessert die Produktivität, verringert die Gefahr für menschliche Fehler und spart viel Zeit und Geld. Eine Deloitte-Studie zeigt: Unternehmen, die eine bestimmte Anzahl von Kernprozessen automatisieren, konnten ihre Kosten pro Prozess zwischen 30 und 44 Prozent reduzieren.

Darüber hinaus bietet die Automatisierung noch viele weitere Vorteile und unterstützt Compliance-Teams dabei, die gesetzlichen Anforderungen leichter zu erfüllen. Sie können Vorgänge zum Beispiel besser tracken, gewinnen Echtzeit-Transparenz, profitieren von höherer Datensicherheit und können schneller Berichte verfassen. Das verschafft den Mitarbeitenden mehr Freiraum für wichtige, strategische Aufgaben – zum Beispiel die Zusammenarbeit mit dem Management und der Belegschaft, um Offenheit und eine Compliance-Kultur zu fördern.   

Nahezu alle Bereiche des Compliance-Managements können von einem gewissen Grad an Automatisierung profitieren. Richtig konfiguriert bietet die Technologie viele Vorteile: 

• Zentrales Management von Compliance-Aktivitäten: Fragmentierte Informationen, Datensilos und unklare Prozesse erschweren die Sichtbarkeit und Kommunikation, sodass es leicht zu ungewollter Non-Compliance kommen kann. Automatisierung ermöglicht es Teams dagegen, Aktivitäten und Ressourcen auf einer Plattform zu bündeln und alle Compliance-Funktionen und -Prozesse im Blick zu behalten. So gewinnen sie umfassende Transparenz und können besser Entscheidungen treffen. Außerdem hilft die Automatisierung von Compliance-Prozessen und -Workflows dabei, regulatorische Frameworks wie das Antikorruptionsgesetz oder das Hinweisgeberschutzgesetz einzuhalten.
   

• Optimierte Arbeitsabläufe und Prozesse: Fragmentierte Prozesse verbrauchen unnötig viele Ressourcen. Automatisierung kann dagegen eine Vielzahl von Abläufen vereinfachen, darunter die Interaktion mit externen Partnern, Genehmigungsverfahren, das Reporting, das Policy-Management oder Trainings. So lässt sich sicherstellen, dass Workflows korrekt und in Übereinstimmung mit den internen Prozessen ausgeführt werden. In einer Whistleblower-Applikation kann die Automatisierung zum Beispiel Hinweise auf Probleme direkt mit den relevanten Risikogruppen und Unternehmen verbinden, sodass Compliance-Teams in der Lage sind, sofort und angemessen zu reagieren.
   

• Klares Policy-Management und klare Kommunikation: Wenn Richtlinien manuell verteilt werden, wissen Mitarbeitende oft nicht, welche davon für sie relevant sind und wo sie diese finden. Das wiederum führt dazu, dass die zuständigen Compliance-Mitarbeiter immer wieder die gleichen Fragen beantworten müssen und kaum einen Überblick haben, wer tatsächlich auf welche Richtlinien zugegriffen hat. Ein automatisiertes zentrales Repository für Policies stellt dagegen sicher, dass die Mitarbeitenden relevante Informationen umgehend erhalten. Das fördert regelkonformes Verhalten und reduziert die Wahrscheinlichkeit für unfreiwillige Verstöße. Gleichzeitig kann das Compliance-Team Einwilligungserklärungen und andere Dokumente effizient und im Einklang mit Standards wie IDW PS 980 und ISO 37301 verwalten.
   

• Strukturiertes Reporting: Unternehmen müssen jederzeit in der Lage sein, über den aktuellen Stand ihrer Compliance-Situation Auskunft zu geben. In einigen Fällen ist die Berichterstattung gesetzlich vorgeschrieben. In anderen kann sie von potenziellen Kunden, Wirtschaftsprüfern oder Interessengruppen des Unternehmens verlangt werden. Ein automatisiertes Reporting beseitigt die Risiken, die mit der manuellen Datenerfassung und -analyse verbunden sind. Es basiert auf Daten, die kontinuierlich aktualisiert werden, und spart Compliance-Teams viel Zeit und Arbeit.  

Die Automatisierung von Prozessen und Workflows sollte nicht isoliert betrachtet werden, sondern ein Compliance-Programm fördern, das sowohl mit den Unternehmenszielen als auch mit den gesetzlichen Anforderungen im Einklang steht. Dafür sind mehrere wichtige Schritte wichtig: 

1. Anforderungen definieren
   Zunächst müssen Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens bewerten und die relevanten rechtlichen Anforderungen ermitteln. Dafür müssen Sie die Compliance-Landschaft verstehen, in der sich das Unternehmen bewegt, und die Schlüsselbereiche identifizieren, in denen die Automatisierung den größten Nutzen bringen kann.

2. Die richtigen Automatisierungs-Tools wählen
   Achten Sie darauf, dass sich die Automatisierungs-Tools nahtlos in bestehende Prozesse und Systeme integrieren lassen. Das ist wichtig, um einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Modulen zu ermöglichen und Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen. Neben der einfachen Integration sollten Sie folgende Kriterien prüfen: Welchen Funktionsumfang hat die Software? Ist sie skalierbar? Lässt sie sich leicht an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen? Sind sensible Daten DSGVO-konform durch Security-Maßnahmen geschützt?

3. Die Implementierung planen 
   In den Projektplan gehört alles, was wichtig ist, um die Einführung der Software zu steuern und auf Kurs zu halten: Zeitpläne, Zuständigkeiten, Meilensteine, eine klare Rollenverteilung und Risikomanagementstrategien. Auch die Datenqualität ist entscheidend für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung und sollte daher in der Planung berücksichtigt werden. Wie lässt sich sicherstellen, dass die verwendeten Daten genau, umfassen, konsistent und aktuell sind?

4. Mitarbeitende schulen
   Die Mitarbeitenden müssen lernen, wie sie die neue Technologie richtig einsetzen und welche Vorteile sie ihnen bringt. Die Schulung sollte nicht nur die technischen Aspekte der Tools abdecken, sondern auch zeigen, wie diese die Compliance und eine unternehmensweite Kultur der Transparenz unterstützen. Am besten gelingt das mit interaktiven und kürzeren Formaten, zum Beispiel Quiz-Spielen oder Fragebögen. So setzen sich Mitarbeitende intensiver mit den Inhalten auseinander und können in ihrem eigenen Tempo lernen. Denken Sie auch daran, Ressourcen für begleitenden Support bereitzustellen, damit mögliche Fragen und Probleme schnell geklärt werden können.

5. Kontinuierliches Monitoring
   Um zu bewerten, wie wirksam die Automatisierung ist und ob Anpassungen nötig sind, sollten Sie regelmäßig die wichtigsten Kennzahlen auswerten. Dazu zählen zum Beispiel Zeitersparnis, eine bessere Verwaltung der Compliance-Dokumentation, geringere Strafzahlungen, eine größere Verantwortlichkeit der Mitarbeitenden und die rechtzeitige Erfüllung der Compliance-Verpflichtungen.  

Selbst das Automatisierungskonzept kann einmal vor Problemen stehen. Denn in der Praxis laufen größere Umstellungen nicht immer nach Plan. Hier kommen einige potenzielle Hindernisse, auf die Sie achten sollten: 

• Zu knappe Budgets: Vor allem kleinere Unternehmen haben womöglich mit Budgetbeschränkungen zu kämpfen. Es gibt aber ein paar gute Argumente, wie Sie das Management überzeugen können, warum sich die Investition in Prozessautomatisierungs-Tools lohnt. Betonen Sie, dass sich qualifizierte Fachkräfte dann auf wesentliche Aufgaben konzentrieren können und das Unternehmen langfristig sogar Geld spart. Automatisierte Workflows helfen dabei, teure Fehler zu vermeiden und Kosten für Schlichtung, Audits und Reputationsschäden zu reduzieren. Wenn Sie in eine dedizierte Compliance-Technologie investieren, senden Sie außerdem das deutliche Signal, dass das Unternehmen die Compliance – und eine Kultur des Vertrauens und der Transparenz – in den Mittelpunkt stellt.

• Kulturelle Barrieren und Angst vor Arbeitsplatzverlust: Ein erhebliches Hindernis ist außerdem, dass Mitarbeitende die Veränderung ablehnen – insbesondere, wenn sie befürchten, durch Maschinen ersetzt zu werden. Um solche Ängste auszuhebeln und eine Kultur der Anpassungsfähigkeit zu fördern, sind gute Kommunikation und effektive Schulungsprogramme wichtig. Vermitteln Sie den Mitarbeitenden, welche Vorteile ihnen die Automatisierung bringt und wie wichtig diese für das Unternehmen ist. Beziehen Sie die Belegschaft in den Umsetzungsprozess mit ein und holen Sie kontinuierlich Feedback ein. Das trägt dazu bei, dass Mitarbeitende sich wertgeschätzt fühlen. Eine McKinsey-Studie zeigt: Unternehmen, die ihre Automatisierungsziele erreichen, fokussieren ebenso auf die Menschen wie auf die Technologie. Sie setzen eher auf Mitarbeiterschulungen, Weiterqualifizierung und „Human-in-the-Loop“-Lösungen, bei denen die Menschen aktiv in den Automatisierungsprozess eigebunden sind.

• Der Gedanke, dass Automatisierung Menschen ersetzen kann: Die Technologie ersetzt Compliance-Experten nicht, sondern unterstützt sie bei ihrer Arbeit, sodass sie sich auf komplexere, strategische Aufgaben konzentrieren können. Damit die Automatisierung wirklich einen positiven Effekt erzielt, sollte sie aber immer von Menschen überwacht werden, insbesondere in Hochrisikobereichen. Denken Sie daran: Unternehmen werden von den Aufsichtsbehörden für Fehler verantwortlich gemacht, die durch veraltete oder falsch kalibrierte Software entstehen. Das musste Apple im Jahr 2019 feststellen, als sein Drittanbieter-Screeningprozess wegen eines Rechtschreibfehlers einen Namen auf der SDN-Liste der sanktionierten Geschäftspartner nicht richtig erkannte. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Technologie, mit der sie arbeiten, den höchsten Standards entspricht und dass alle Prozesse von Compliance-Mitarbeitern überprüft werden. 

Fortschritte in der KI werden die Datenqualität und das Risikomanagement voraussichtlich weiter verbessern. Vor allem natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und Large Language Models (LLMs) wie ChatGPT haben großes Potenzial. Letztere eignen sich hervorragend für Aufgaben, bei denen Computer die geschriebene oder gesprochene menschliche Sprache „verstehen“ müssen. Mit Hilfe von LLMs kann die Automatisierungstechnologie individuelle, geografische und organisatorische Entitäten genauer identifizieren, Compliance-bezogene Schlüsselwörter finden oder Informationen als risikorelevant oder nicht risikorelevant klassifizieren. Das kann nicht nur die Effizienz und Genauigkeit bestehender Prozesse optimieren, sondern hilft Unternehmen auch dabei, das dynamische regulatorische Umfeld zu meistern.