Die Kraft einer integrierten digitalen Compliance-Plattform

An einem bestimmten Punkt im Wachstum eines jeden Unternehmens werden die Grenzen von Excel deutlich sichtbar. Damit möchte ich gar nicht den unbestreitbaren Nutzen von Tabellenkalkulationen in Frage stellen – Programme wie Excel sind in vielen Zusammenhängen nach wie vor nützliche Werkzeuge. Wenn es jedoch um die Verwaltung eines Compliance-Programms geht, reicht Excel nicht aus. 

Unabhängig vom Reifegrad Ihres Unternehmens haben Compliance-Beauftragte oft mit zahlreichen Pain Points zu kämpfen:  

• Das Erfassen und Analysieren großer Datenmengen mit Excel kann überfordern und insgesamt zu Mehrarbeit führen.
• In Excel gibt es keinen Audit-Pfad, was den Reporting-Prozess wesentlich komplexer und risikoanfälliger macht.
• Die Automatisierungsfunktionen sind begrenzt, weswegen viele manuelle Aktualisierungen und Nachverfolgungen nötig sind, die Zeit und Ressourcen erfordern.
• Die Schulung der Mitarbeitenden für die Nutzung komplexer Excel-Funktionen ist mit einem hohen zeitlichen und personellen Aufwand verbunden.
  

Diese Herausforderungen unterstreichen die Notwendigkeit einer einheitlicheren und maßgeschneiderten Lösung. Excel mag für Ihr Team für gewisse Zeit ein wertvolles Tool gewesen sein, aber wenn die Resilienz des Unternehmens Ihr oberstes Ziel ist, wird es Zeit, Compliance-Management neu zu denken. 

Behörden fordern weltweit effektive Compliance-Programme, wobei der Begriff „Compliance-Programm“ oft als ein einziges, endgültiges Konzept betrachtet wird. Ein gutes Beispiel dafür ist die Evaluation of Corporate Compliance Programs des US-Justizministeriums (DoJ), in der die wichtigsten Fragen an Unternehmen gestellt werden:

1. Ist das Compliance-Programm des Unternehmens gut konzipiert?
2. Wird das Programm ernsthaft sowie nach bestem Wissen und Gewissen angewendet? Mit anderen Worten: Ist das Programm mit ausreichenden Mitteln und Befugnissen ausgestattet, um effektiv zu funktionieren?
3. Funktioniert das Compliance-Programm des Unternehmens in der Praxis?

Um diese und andere globale regulatorische Erwartungen zu erfüllen, führt kein Weg an einer integrierten digitalen Plattform vorbei. Eine Compliance-Plattform wie das EQS Compliance COCKPIT bietet eine Vielzahl von Vorteilen:  

Sie konsolidiert alle Compliance-Aktivitäten auf einer zentralen Plattform, verbessert die operative Effizienz, erhöht die Transparenz und unterstützt eine bessere Entscheidungsfindung. Sie automatisiert Workflows, vereinfacht die Verwaltung von Berechtigungen und die Berichterstattungsprozesse. Die Plattform priorisiert Datensicherheit mit Hilfe modernster Sicherheitsmaßnahmen und den höchsten Datenschutzstandards Europas. Durch den Einsatz von KI optimiert das COCKPIT zudem Compliance-Prozesse, indem es vorhandene Möglichkeiten zur Effizienzsteigerungen und Muster identifiziert.  

Unser KI-gestützter Chatbot Policy Buddy nutzt beispielsweise die bestehende Richtlinienlandschaft Ihres Unternehmens, um Compliance-Fragen von Mitarbeitenden zu beantworten. Darüber hinaus setzt unser Hinweisgebersystem Integrity Line künstliche Intelligenz ein, um eingegangene Hinweise zusammenzufassen und zu kategorisieren, was die Analysemöglichkeiten optimiert und für eine bessere Übersicht sorgt.  Durch Automatisierung und Rationalisierung von Prozessen sowie die Nutzung von KI erzielen unsere Kundinnen und Kunden einen hohen ROI. 

Die Investition in eine integrierte digitale Compliance-Plattform mag auf den ersten Blick kostspielig erscheinen, aber sie ist eine Möglichkeit, Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen und hegt langfristig enormes Einsparungspotential. Diese Einsparungen – bedenkt man, dass die Kosten für Non-Compliance eines Unternehmens durchschnittlich auf 14 Millionen US-Dollar geschätzt werden – gehen über Geldstrafen und Rechtskosten hinaus und umfassen auch Geschäftsunterbrechungen, Umsatzeinbußen, Produktivitätsverluste und Rufschädigung.  

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es unumgänglich, sich mit den zunehmenden gesetzlichen Anforderungen und Risiken auseinanderzusetzen. Eine einheitliche Plattform ermöglicht die nahtlose Integration zusätzlicher Softwaremodule, um aktuellen und zukünftigen Anforderungen und Risiken zu begegnen.  Unsere Produkt-Roadmap enthält Pläne für weitere Verbesserungen in den Bereichen KI und Automatisierung – nützliche Funktionen, von denen unsere Kund:innen bereits profitiert haben. Diese Roadmap zeigt unter anderem, wie wir die Module auf Grundlage des Kundenfeedbacks und regulatorischen Anforderungen kontinuierlich weiterentwickeln und verbessern. 

Darüber hinaus ist unsere integrierte digitale Compliance-Plattform äußerst flexibel und kann nahtlos an verschiedene Branchen und regulatorische Umgebungen angepasst werden. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen klein, mittelgroß oder groß ist, ob es in einem regulierten oder unregulierten Sektor tätig ist, kann unsere Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden.

Und das ist noch nicht alles. Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, riesige Datenmengen zu verwalten, die über verschiedene Standorte verstreut und in unterschiedlichen Formaten gespeichert sind, isoliert in Silosystemen. Diese Fragmentierung der Daten stellt erhebliche betriebliche Herausforderungen dar. Sie führt zu Ineffizienzen beim Zugriff auf und bei der Analyse von Informationen, die für die Einhaltung von Vorschriften wichtig sind, und verlangsamt die Entscheidungsprozesse. Da die Daten an verschiedenen Orten gespeichert sind, ist es schwierig, Daten aus allen Compliance-Bereichen zusammenzuführen und in einem einzigen Bericht oder Dashboard darzustellen, so dass Zusammenhänge hergestellt und Erkenntnisse gewonnen werden können, die eine bessere Entscheidungsfindung ermöglichen würden.  

Im Compliance COCKPIT fließen alle Daten nahtlos an einem Ort zusammen. Sie haben beispielsweise ein Risiko identifiziert, das reduziert werden muss. Hierfür können Sie einen KPI aufsetzen, um den Fortschritt zu überwachen. Zusätzlich können Sie dann Präventivmaßnahmen wie Richtlinien, Schulungen und jährliche Kampagnen zu Interessenkonflikten einführen. Die Plattform verfolgt, wie diese Maßnahmen umgesetzt werden und wie sie sich auf die Reportings und Ermittlungen auswirken. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob Ihr Risikoniveau im Laufe der Zeit sinkt und somit die Wirksamkeit Ihres Compliance-Programms bewerten. 

Eine der größten Herausforderungen für Compliance-Teams ist die Förderung des Bewusstseins für Compliance innerhalb der Organisation. Um die Mitarbeitenden zu ermutigen, sich aktiv mit den Systemen zu beschäftigen, die Richtlinien zu lesen und zu bestätigen, Geschenke und Bewirtungen zu melden sowie Whistleblowing-Meldungen abzugeben, sind kontinuierliche Kommunikationskampagnen und Schulungen erforderlich.  

Eine einzige Schnittstelle ist niedrigschwellig und vereinfacht den Zugang zum Compliance-System sowohl für interne als auch für externe Interessengruppen. Diese optimierte Zugänglichkeit verbessert nicht nur die Benutzerfreundlichkeit, sondern fördert auch die Akzeptanz und das Bewusstsein für Compliance. Eine Plattform minimiert die Schulungskosten und den betrieblichen Aufwand, im Gegensatz zu komplexen Systemen. Nehmen Sie zum Beispiel die intuitiven Benutzeroberflächen von Plattformen wie Netflix und Amazon – hier ist keine Bedienungsanleitung nötig! Das EQS Compliance COCKPIT verkörpert diese Einfachheit und macht das Compliance-Management für alle Beteiligten unkompliziert und benutzerfreundlich.