Standorte anzeigenSo verbessern Sie Ihre Compliance-Kommunikation
Genauso wichtig wie die Ausarbeitung einer guten Policy ist ihre Kommunikation an die Mitarbeiter.
Eine der größten Herausforderungen des Compliance Managements, die sich Compliance Officer stellt, ist die Formulierung von Richtlinien, die verständlich zu lesen sind. Die Schwierigkeit besteht darin, den juristischen Fachjargon auf einfache, umsetzbare Stichwörter zu reduzieren. Doch auch die Kommunikation der Richtlinien stellt eine herausfordernde Aufgabe dar, denn idealerweise sollten diese die Mitarbeiter motivieren und – was besonders wichtig ist – Mitarbeiter sollten sich die Informationen darin merken können. Es gibt nämlich zahlreiche Policies und Richtlinien, zudem werden regelmäßig neue hinzugefügt oder bestehende aktualisiert.
Wie können Sie Ihre Mitarbeiter dennoch erreichen und sicherstellen, dass sie über die neuesten Anpassungen Bescheid wissen? Für die Mitarbeiter ist es verständlicherweise schwierig, sich in dem riesigen Wust von Unternehmensvorschriften zurechtzufinden. Zudem haben nicht alle von ihnen die intrinsische Motivation, sich über solche Themen auf dem Laufenden zu halten, oder es fehlt ihnen schlichtweg die Zeit dafür.
Die Abteilungen, die die Vorschriften erlassen, wollen natürlich nicht, dass solche wichtigen Informationen in einer Flut von E-Mails untergehen oder unbeachtet in einer Ecke des Intranets liegen. Genau aus diesem Grund erläutern wir in diesem Artikel, wie man Mitarbeitern am besten Compliance-Wissen vermittelt und welche Kommunikationsstrategie man dabei verfolgen sollte.
1. Stellen Sie nur eine zentrale Informationsquelle bereit
In jedem Unternehmen kommen Vorschriften und Richtlinien nicht nur aus der Rechts- und Compliance-Abteilung, sondern auch aus einer Reihe anderer Teams, beispielsweise aus der IT-/Datensicherheit, Finanzen und Human Resources. Das Anbieten einer einzigen Informationsquelle, also einer zentralen Anlaufstelle für Fragen zu Vorschriften aus allen Abteilungen und Fachbereichen, kann die Suche nach relevanten Informationen drastisch vereinfachen. Wenn hingegen wichtige Informationen von mehreren Abteilungen über das Intranet oder über E-Mails verstreut sind, ist es für Mitarbeiter schwierig, die relevanten Informationen rechtzeitig zu finden.
Mit einer einzigen Quelle müssen sich die Mitarbeiter nicht mehr durch mehrere E-Mails oder Intranetseiten wühlen, um die gewünschten Antworten zu erhalten.
2. Richten Sie Prozesse für die Kommunikation neuer Richtlinien und Änderungen ein
Für eine erfolgreiche Compliance-Kommunikation ist es ratsam, dass neue und geänderte Vorschriften rechtzeitig an die Mitarbeiter weitergegeben werden, denn von ihnen kann nicht erwartet werden, dass sie die Änderungen der Richtlinien genau verfolgen. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, dass selbst geringfügige Änderungen ordnungsgemäß an alle Beschäftigten weitergegeben werden.
3. Nutzen Sie interne Kommunikationskanäle
Interne Kommunikationskanäle wie MS Teams oder Slack können für die Kommunikation genutzt werden, um die Mitarbeiter über wichtige gesetzliche Änderungen zu informieren. Alternativ können auch digitale Lösungen wie etwa eine Compliance-App dafür eingesetzt werden. So können Aktualisierungen über Benachrichtigungen auf der Plattform angezeigt werden, wie es beispielsweise auch bei Messaging-Plattformen der Fall ist.
Ebenso können ein firmeneigener Blog oder eine Firmenzeitschrift Compliance-relevante Themen und Fragestellungen aufgreifen und darüber berichten. Nicht zuletzt verschicken viele Unternehmen in regelmäßigen Abständen interne Newsletter, um ihre Mitarbeiter über wichtige Entwicklungen zu informieren.
Verschiedene Möglichkeiten für Compliance-Kommunikation
4. Schaffen Sie anhaltendes Interesse
Die Compliance-Kommunikation sollte nicht nur bei Änderungen von Policies erfolgen. Vielmehr sollte das Interesse der Mitarbeiter durch systematische bewusstseinsbildende Maßnahmen geweckt werden. Dies kann über das Intranet geschehen, wo die Mitarbeiter dazu aufgefordert werden können, ihr Wissen über die Richtlinien aufzufrischen. Eine andere Möglichkeit wäre ein kurzes Quiz, das den Mitarbeitern eine Frage stellt, sie zum Raten auffordert und im Anschluss weitere Inhalte bereitstellt.
5. Schöpfen Sie das Potenzial von Microlearning aus
Eine weitere effiziente Möglichkeit, den Mitarbeitern Compliance-Wissen zu vermitteln, ist der Einsatz von Microlearning-Techniken. Dabei könnte eine Compliance-Plattform genutzt werden, um den Mitarbeitern Kurznachrichten zur Verfügung zu stellen. Diese könnten dann auf einem Gerät ihrer Wahl zu einem für sie günstigen Zeitpunkt unkompliziert auf Compliance-Informationen zugreifen. Auf diese Weise können Mitarbeiter kontinuierlich lernen und die Informationen auch viel besser behalten.
Microlearning-Techniken können entweder als eigenständige Instrumente eingesetzt oder in einer computergestützten bzw. internen Schulung ergänzt werden. Wenn man auf E-Learning-Techniken setzt und das Potenzial von Microlearning-Tools ausschöpft, kann dies maßgeblich zum Erfolg beitragen.
6. Schulen Sie die Trainer
Einer der Hauptfehler, den Unternehmen bei der Compliance-Kommunikation begehen ist, dass sie das Potenzial von Meetings unterschätzen. Statt eines jährlichen eintägigen Compliance-Schulungsprogramms, bei dem die Mitarbeiter möglicherweise erst kurz davor wieder an Compliance denken, könnte es hilfreich sein, das Thema in die Agenda regelmäßiger Meetings aufzunehmen. Damit wird nicht nur sichergestellt, dass Mitarbeiter kontinuierlich an die Vorschriften erinnert werden, sondern es wird auch ein Raum geschaffen, in dem Compliance-Themen in kleineren Gruppen diskutiert werden können. Teamleiter und Manager können dann geschult werden, über Compliance zu sprechen und so die Teammitglieder motivieren.
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