Standorte anzeigenSo beschleunigen Sie Ihre internen Untersuchungen
KI- und Automatisierungs-Tools optimieren internen Untersuchungen, indem sie Komplexität reduzieren, Zeit sparen und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten.
Seit das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten ist, haben interne Untersuchungen deutlich zugenommen. Solche Ermittlungen können komplex und zeitaufwändig sein, da Unternehmen sowohl interne als auch externe Richtlinien beachten müssen. Zum Glück gibt es neue Entwicklungen in der künstlichen Intelligenz und Automatisierung, die den Prozess effizienter und einfacher gestalten können. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie innovative Technologien interne Untersuchungen beschleunigen und der Compliance-Abteilung dadurch mehr Zeit für strategischere und anspruchsvollere Aufgaben verschaffen.
Herausforderungen bei internen Untersuchungen
Keine Frage: Die Bearbeitung von Hinweisen ist aufwändig und komplex. Selbst eine kurze Meldung kann viel Aufwand verursachen, weil Compliance-Mitarbeitende zusätzliche Informationen sammeln und die beteiligten Personen identifizieren müssen. Dazu kommt, dass in großen, global aufgestellten Unternehmen häufig Hinweise in verschiedenen Sprachen eingehen. Diese Meldungen müssen präzise übersetzt werden. Lange Berichte mit vielen Anhängen machen den Prozess noch komplizierter. Denn die Sachbearbeitenden werden von den vielen Details geradezu erschlagen und haben es schwer, die wirklich wichtigen Informationen zu finden. Gleichzeitig stehen sie vor der Herausforderung, richtig zu priorisieren und die dringendsten Probleme effizient anzugehen.
Je mehr Fälle das Compliance-Team bearbeiten muss, desto aufwändiger wird die Verwaltung der verschiedenen Themen. Um Trends zu identifizieren und Jahresendberichte zu erstellen, ist eine Kategorisierung wichtig. Diese manuell durchzuführen, kostet aber viel Zeit und ist fehleranfällig. Noch komplexer wird der Prozess während der Interviewphase, da es Wochen dauern kann, bis alle Gespräche abgeschlossen sind.
Darüber hinaus stehen Compliance Officer vor der Herausforderung, die Vertraulichkeit zu wahren, während sie Informationen verfügbar machen. Whistleblower fürchten häufig Vergeltungsmaßnahmen. Daher ist es entscheidend, ein sicheres Umfeld zu schaffen, in dem Fehlverhalten ohne Angst gemeldet werden kann. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Umsetzung von effektiven Maßnahmen und Kommunikationsstrategien, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten. Gerade für kleinere Organisationen, in denen Anonymität kaum möglich ist, kann das schwierig sein. Dass dabei auch noch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingehalten werden muss, sorgt für zusätzliche Komplexität.
Wie Automatisierung und KI helfen können
Automatisierung und KI können erheblich dazu beitragen, Untersuchungen zu beschleunigen und effektiv mit Whistleblowern zu kommunizieren. Sie fördern eine Meldekultur, die Sicherheit und Zugänglichkeit in Einklang bringt. Während Tools wie EQS Integrity Line die Vertraulichkeit – und sogar Anonymität – wahren, stellen sie gleichzeitig sicher, dass genügend Informationen für eine effektive Untersuchung zur Verfügung stehen.
Automatische Zusammenfassung von Meldungen
KI verarbeitet lange Meldungen effizient und fasst den Inhalt prägnant zusammen. So können Sachbearbeiter das Wesentliche erfassen, ohne sich gleich detailliert in den Inhalt vertiefen zu müssen.
Automatische Kategorisierung
KI kann Meldungen automatisch kategorisieren, sodass das Compliance-Team schneller Trends auswerten und Jahresendberichte erstellen kann. Das Tool erkennt zum Beispiel, wenn besonders viele Hinweise zu finanziellem Missmanagement eingehen, und hebt dies als Trend hervor. Dadurch können solche Untersuchungen leicht priorisiert werden.
Maschinelle Übersetzung von Meldungen
KI-gestützte Übersetzungstools können Meldungen automatisiert in alle Sprachen übersetzen, die im Unternehmen gesprochen werden. So gelingt es, Probleme zu identifizieren, ohne dass an allen Standorten eigene Meldestellen eingerichtet werden müssen. Außerdem übersetzt die KI auch die Antworten an die Hinweisgebenden und erleichtert so die Kommunikation in beide Richtungen.
Automatische Transkription von Tondateien
Manche Mitarbeitenden melden Compliance-Verstöße lieber mündlich, etwa wenn sie nicht gut lesen und schreiben können oder nicht Computer-affin sind. Solche Hinweise manuell zu transkribieren, kostet viel Zeit. KI-Tools können Audiodateien automatisch transkribieren und die schriftlichen Antworten der Sachbearbeiter in Ton umwandeln, wodurch die Kommunikation in beide Richtungen erleichtert wird.
Anonymisierung von Berichten
Whistleblower-Meldungen enthalten oft personenbezogene Daten zu anderen Mitarbeitenden. KI-Tools können diese Daten identifizieren und anonymisieren, sodass die Einhaltung von Vorschriften zur Datenspeicherung, etwa der DSGVO, gewährleistet ist. Diese schreibt zum Beispiel vor, dass personenbezogene Daten nach zwei Jahren gelöscht werden müssen.
Zukünftige Funktionen:
Individuelle Identifizierung
Manchmal beziehen sich Meldungen auf Personen, die anhand der vorliegenden Informationen nicht klar identifiziert werden können. EQS arbeitet derzeit an einem KI-Tool, das Details aus Whistleblower-Meldungen mit Daten von Mitarbeitenden abgleicht. Das verschafft Sachbearbeitern einen besseren Überblick und spart viel Zeit bei der manuellen Recherche.
Automatisierte Verknüpfung ähnlicher Fälle
EQS arbeitet auch an einer neuen KI-Funktion, die Meldungen analysieren, Ähnlichkeiten erkennen und verwandte Fälle automatisch verknüpfen kann. Dies hilft Compliance-Teams dabei, Muster zu erkennen und den Ermittlungsprozess zu optimieren.
Von einem Avatar geführte Ermittlungsgespräche
Noch weiter in der Zukunft soll es KI-gestützte Avatare geben, die Ermittlungsgespräche mit weniger kritischen Zeugen führen können. Basierend auf dem Thema der Meldung könnten diese Avatare Fragen vorschlagen, die dann von einem Menschen gegengeprüft werden. Außerdem könnte die KI die Interviews transkribieren und so die Effizienz weiter steigern.
Potenzielle Grenzen von KI
Auf dem EQS Experience Day 2024 erläuterte der Arbeitsrechtsexperte Jan Heuer von KLIEMT.Arbeitsrecht, wie sich neue Regularien auf den KI-Einsatz im Compliance-Bereich auswirken könnten.
Große Bedenken äußerte er im Hinblick auf die mögliche Voreingenommenheit von KI, etwa das Risiko für unbeabsichtigte Diskriminierung. So könnte KI beispielsweise behaupten, dass ein:e Mitarbeiter:in eher anfällig für Korruption ist, nur weil er aus einem Land mit potenziell hoher Korruptionsrate stammt.
Heuer erörterte auch Datenschutzfragen im Rahmen der DSGVO. Er betonte, dass Entscheidungen laut der Verordnung nicht ausschließlich auf einer automatisierten Datenverarbeitung beruhen dürfen. KI kann zwar Empfehlungen geben und Vorarbeiten erledigen, aber Menschen müssen die finalen Entscheidungen treffen.
Darüber hinaus erläuterte Heuer den risikobasierten Rahmen für den KI-Einsatz am Arbeitsplatz, den der neue EU AI Act einführt. Während das Gesetz bestimmte Praktiken wie die KI-gesteuerte Emotionserkennung verbietet, stuft es die meisten KI-Tools, die für den Arbeitsplatz relevant sind, als risikoreich ein. Er wies darauf hin, dass sich diese Risiken mit spezifischen Maßnahmen mindern lassen, etwa indem man automatisiert erstellte Protokolle ordnungsgemäß speichert.
