Richtlinienmanagement: 5 Tipps gegen Chaos

Unternehmen auf der ganzen Welt versuchen Risiken zu minimieren, um ihren Ruf zu wahren und sich vor finanziellen Einbußen zu schützen. Zusätzlich steigt die Zahl gesetzlicher Regulierungen, die Unternehmen verpflichtend umsetzen müssen. Um die unternehmensinternen und gesetzlichen Vorgaben auch an die Mitarbeiter weiterzugeben und so das Risiko für Verstöße gegen Regulierungen einzudämmen, setzen viele Unternehmen auf Maßnahmen, wie Compliance-Richtlinien, in welchen akzeptables und inakzeptables Verhalten am Arbeitsplatz klar definiert wird. Kann ein Unternehmen nachweisen, dass die Mitarbeiter Kenntnis von diesen Richtlinien haben und den Inhalt verstehen, können Haftungsrisiken reduziert werden.

Was auf den ersten Blick einfach scheint, entwickelt sich mit der Zeit in vielen Unternehmen zum Problem: Mit steigender Anzahl an Regulierungen wächst auch die Anzahl der Richtlinien im Unternehmen und es wird immer schwieriger den Überblick zu behalten. Gibt es kein zentrales System für die Verwaltung dieser Richtlinien und der zugehörigen Arbeitsprozesse (wie zum Beispiel Genehmigung, Aktualisierung, Versionierung, etc.), sind oft veraltete, uneinheitliche oder nicht-autorisierte Richtlinien im Umlauf. Oft führt auch eine mangelhafte Kommunikation der Richtlinien dazu, dass kaum ein Mitarbeiter die Richtlinien tatsächlich liest bzw. versteht.

Erarbeiten Sie zunächst einheitliche Vorlagen für Ihre Richtlinien und legen Sie den Schreibstil, das Layout und den Aufbau aller zukünftigen Richtlinien fest. Es ist ratsam, auch alle bisherigen Richtlinien anhand der neuen Vorlagen zu überarbeiten. Verschaffen Sie sich dazu einen Überblick darüber, welche Compliance-Richtlinien bereits im Unternehmen kursieren und bewerten Sie diese nach Relevanz und Aktualität.

Versuchen Sie beim Verfassen neuer Richtlinien sowohl organisationsinterne als auch -externe Informationsquellen miteinzubeziehen. So sollten Sie unter anderem darauf achten, in der Richtlinie Normen und Industriestandards ordnungsgemäß umzusetzen. Auch das Feedback Ihrer Mitarbeiter sollten Sie aufnehmen.

Stellen Sie sicher, dass jede Richtlinie vor der Veröffentlichung im Unternehmen sorgfältig überprüft wird: Formulierungen sollten präzise und gleichzeitig für jeden Mitarbeiter einfach verständlich sein. Die Kommentare oder Änderungen aller am Erstellungsprozess beteiligten Personen sollten detailliert dokumentiert werden. Sobald die finale Richtlinie steht, muss diese von der Unternehmensführung genehmigt werden.

Senden Sie die Richtlinie an die betroffenen Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass auch alle neuen Mitarbeiter die Richtlinien bei Arbeitsantritt erhalten. Verpflichten Sie im nächsten Schritt jeden Mitarbeiter dazu, die Richtlinie zu lesen und schriftlich zu bestätigen, dass dieser den Inhalt gelesen und vor allem auch verstanden hat. Erfolgt keine Bestätigung durch den Mitarbeiter, sollten Sie Erinnerungen versenden oder gegebenenfalls zusätzliches Schulungsmaterial zur Verfügung stellen.

Richtlinien-Management ist ein kontinuierlicher Prozess. Entsprechend ist es empfehlenswert, jede Richtlinie regelmäßig hinsichtlich Ihrer Aktualität und Wirksamkeit zu überprüfen. Kommt man zum Schluss, dass eine Überarbeitung notwendig ist, sollte die Richtlinie erneut alle Schritte des „Policy-Life-Cycles“ durchlaufen.

Ein erster Schritt um Richtlinien zentral zu verwalten, ist also die Einführung eines sogenannten Policy-Life-Cycles, der dabei hilft, eine Struktur für den Umgang mit Richtlinien aufzubauen. Um die Policies anschließend aber auch effizient zu verarbeiten, ist ein digitales Policy-Management-System unabdingbar. Solch ein System hilft, den Überblick zu wahren und Zeit zu sparen. Wir zeigen Ihnen wie.