Standorte anzeigenDaten & Compliance: So schöpfen Sie das Potenzial aus
Datengetriebene Prozesse sind im Compliance-Management heute unverzichtbar. Welche Vorteile bringen sie und worauf sollten Compliance-Verantwortliche achten?
Daten zu sammeln und zu verarbeiten bildet den Kern der Prozessautomatisierung. Mit ihrer Hilfe lassen sich Compliance-Aufgaben erheblich vereinfachen, Zeit sparen und Kosten optimieren. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie könnten mit nur einem Mausklick aktualisierte Richtlinien an die gesamte Belegschaft verschicken oder simple Geschenk- und Bewirtungserklärungen automatisiert genehmigen. Das ist nicht nur effizient, sondern verschafft Compliance-Teams auch mehr Freiraum, um sich auf Hochrisiko-Bereiche zu konzentrieren, Untersuchungen durchzuführen und Probleme zu beheben.
Datengetriebene Automatisierung: Risiken priorisieren
Nehmen wir zum Beispiel das Thema Whistleblowing, das mit dem Hinweisgeberschutzgesetz an Brisanz gewonnen hat. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten mehrere Hinweise zu bedenklichem finanziellem Fehlverhalten in einer bestimmten Region. Hier zeichnet sich ein gefährlicher Trend ab, den Sie als Hochrisikoproblem schnell untersuchen und behandeln müssen. Die Prozessautomatisierung hält Ihnen jetzt den Rücken frei: Während Sie mit dem Fall beschäftigt sind, verschickt das System selbstständig Eingangsbestätigungen für alle Hinweise, die sonst noch eintrudeln – so, wie es das Hinweisgeberschutzgesetz vorschreibt.
Datengesteuerte Prozesse ermöglichen Ihnen eine neue, Risikomanagement-basierte Compliance-Strategie. Statt mit einer starren Checkliste zu arbeiten, können Sie Risiken auf Grundlage ihrer potenziellen Auswirkungen bewerten und behandeln. Ressourcen werden nicht mehr auf alle Bedrohungen verteilt, sondern auf die wichtigsten Risiken fokussiert. So lässt sich insgesamt die Wirksamkeit von Compliance-Programmen steigern und die Resilienz stärken.
Mit Daten wachsende regulatorische Anforderungen meistern
Datengesteuerte Prozesse werden weltweit immer mehr zum integralen Bestandteil von Compliance-Richtlinien. Ein Beispiel dafür ist der Leitfaden „Evaluation of Corporate Compliance Programs“ (ECCP) des US-Justizministeriums. Er soll Staatsanwälten dabei helfen, die Effektivität von Compliance-Programmen in Unternehmen zu beurteilen. Die Richtlinie gilt auch für ausländische Organisationen, sofern diese bei einer Untersuchung in den Zuständigkeitsbereich der US-Justiz fallen.
Die ECCP hebt drei grundlegende Fragen hervor, die die Behörde an das Compliance-Programm eines Unternehmens stellt, wenn sie Fehlverhalten untersucht. Bei jeder dieser Fragen spielen Daten eine Schlüsselrolle.
- Ist das Compliance-Programm des Unternehmens gut konzipiert?
Wie wirksam ein Compliance-Programm ist, hängt maßgeblich von seinem Design ab. Indem Sie Ihr Programm strategisch aufbauen, stellen Sie sicher, dass es optimal zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Damit das gelingt, müssen Sie von Anfang an Daten in das Compliance-Framework integrieren. Denn Daten und Schlüsselkennzahlen in Echtzeit zu überwachen ist entscheidend für einen Risikomanagement-basierten Compliance-Ansatz.
- Wird das Programm ernsthaft und engagiert umgesetzt?
Selbst ein optimal konzipiertes Compliance-Programm kann scheitern, wenn es nicht richtig oder mit zu wenig Ressourcen umgesetzt wird. Wie bereits erwähnt sind automatisierte Prozesse unverzichtbar, damit sich das Compliance-Team auf Hochrisiko-Bereiche konzentrieren kann. Außerdem betont das US-Justizministerium, wie wichtig es ist, dass sich die Geschäftsleitung für die Einhaltung von Vorschriften engagiert. Das nachfolgende Monaco Memo empfiehlt zum Beispiel, Compliance-förderndes Verhalten auch finanziell zu honorieren und bei der Vergütung von Führungskräften zu berücksichtigen. Datenmetriken dienen als Grundlage für solche Bewertungen.
- Funktioniert das Compliance-Programm in der Praxis?
Auch ein gut durchdachtes und richtig umgesetztes Compliance-Programm bringt nichts, wenn es in der Praxis nicht funktioniert. Am besten lässt sich die Wirksamkeit mit einer integrierten Compliance-Plattform messen, die von einem zentralen Dashboard aus einen umfassenden Überblick über die gesamte Compliance-Umgebung bietet. So haben Sie wichtige Kennzahlen immer im Blick – zum Beispiel wie viele Whistleblowing-Meldungen eingegangen sind, ob rechtzeitig Untersuchungen durchgeführt wurden und ob Mitarbeitende die Richtlinien einhalten.
Außerdem ist es wichtig, das Compliance-Programm regelmäßig zu überprüfen, anzupassen und kontinuierlich zu verbessern. Falls nötig werden neue Daten und Tools integriert. Mit einem objektiven, datengestützten Monitoring können Sie schnell und einfach Bereiche identifizieren, in denen noch Optimierungsbedarf besteht. So gewinnen Sie viel bessere Erkenntnisse als mit sporadischen Bewertungen und Überprüfungen. Ziel sollte sein, ein Compliance-Programm aufzubauen, das nicht nur bei der Durchsetzung von Richtlinien hilft, sondern als strategischer Verbündeter fungiert. Dafür sollten Sie KI einsetzen und sich mit den verfügbaren KI-Tools vertraut machen. Bitten Sie ChatGTP doch im ersten Schritt, eine einfache Policy zu erstellen.
Daten-Herausforderungen meistern
Trotz aller Vorteile bringt datengetriebene Compliance aber auch Herausforderungen mit sich. Eine große Hürde ist die Genauigkeit und Zugänglichkeit. Häufig sind Daten auf verschiedene Systeme und Standorte verteilt und liegen in unterschiedlichen Formaten vor. Das erschwert eine Konsolidierung und macht die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen komplex. Diese Hindernisse zu überwinden ist entscheidend, um das volle Potenzial von datengetriebener Compliance auszuschöpfen.
Doch der Aufwand lohnt sich. Indem Sie die Datenerfassung mit einer ganzheitlichen Compliance-Plattform optimieren und standardisieren, können Sie die Qualität der Datenerfassung und -pflege langfristig verbessern. Das führt zu einer effektiveren Verteilung von Ressourcen und gewährleistet eine bessere Einhaltung der regulatorischen Anforderungen.
5 Tipps für einen erfolgreichen Start
Um Ihr Compliance-Programm an aktuelle Risiken und Anforderungen anzupassen, müssen Sie es nicht unbedingt komplett überarbeiten oder sich in hohe Unkosten stürzen. Hier sind fünf wichtige Tipps für den Anfang:
- Evaluieren Sie die vorhandenen Datenquellen. Wo sind relevante Daten gespeichert und in welchem Format liegen sie vor? Standardisieren Sie die Daten bei Bedarf, um Konsistenz und Zugänglichkeit zu gewährleisten.
- Holen Sie alle wichtigen Stakeholder an Bord: Stellen Sie sicher, dass das Management einen datengetriebenen Compliance-Ansatz unterstützt. Wichtig ist, dass alle Ebenen des Unternehmens hinter der neuen Strategie stehen.
- Setzen Sie moderne Technik ein: Prüfen Sie Tools und Plattformen, die Daten zur Automatisierung von Compliance-Prozessen nutzen. Technologie ist unverzichtbar, um Compliance-Aktivitäten effizient und mit genügend Ressourcen umzusetzen.
- Aktualisieren Sie Ihr Compliance-Programm kontinuierlich: Evaluieren Sie es regelmäßig und passen Sie es an neue Risiken und Vorschriften an.
- Prüfen Sie, wie wirksam Ihr Compliance-Monitoring ist, und verbessern Sie es kontinuierlich. Wie gut erkennen und adressieren die Überwachungs-Prozesse Compliance-Probleme? Was haben Sie aus vergangenen Vorfällen gelernt?
