Compliance Management & Compliance Management System: Tipps für Unternehmen

Compliance-Management umfasst alle Werkzeuge und Prozesse, mit denen ein Unternehmen sicherstellt, dass es sich an Regeln und Gesetze hält. Das beinhaltet sowohl außerbetriebliche Vorgaben der Aufsichtsbehörden und Gesetze, als auch interne Weisungen und Verordnungen. Compliance-Management-Werkzeuge und -Prozesse zielen darauf ab, Compliance-Verstöße zu entdecken und zu vermeiden, weil sie dem Ruf des Unternehmens erheblich schaden und hohe Strafgelder nach sich ziehen können.

Unternehmen implementieren häufig eine Compliance-Plattform, um die Compliance-Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Dazu gehören zum Beispiel digitale Whistleblowing-Systeme für Angestellte und Stakeholder, um Missstände zu melden; oder Genehmigungssysteme, über die Geschenke und Einladungen freigegeben werden müssen.

Eine wichtige Säule jedes Unternehmens ist regelkonformes Verhalten: Compliance bedeutet, dass sich Unternehmen an Gesetze und selbst gesetzte Regeln halten, um Rechtsverstöße, Haftungs- und Imageschäden zu vermeiden. Sie wirkt deshalb in alle Unternehmensbereiche hinein.

Das Compliance Management System umfasst sämtliche Maßnahmen, Strukturen und Prozesse, die ein Unternehmen oder eine Organisation einrichtet, um Gesetzestreue und Regelkonformität sicherzustellen.

Eine Pflicht zur Einrichtung eines Compliance Management Systems besteht in Deutschland bisher nur für Unternehmen der Finanz- und Versicherungsbranche. Börsennotierten Unternehmen wird im Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) bisher nur rechtlich unverbindlich empfohlen, ein entsprechendes System einzurichten.

Die Ursprünge von Compliance gehen auf Skandale wie Watergate oder Lockheed in den 1970er und 1980-Jahren in den USA zurück. Die Skandale legten offen, dass die Bestechung von Politikern und Regierungsmitgliedern durch Unternehmen eine weit verbreitete Praxis war. In der Folge verabschiedeten die USA 1977 den „Foreign Corrupt Practices Act“ (FCPA), der Bestechungsgelder von Unternehmen an ausländische Regierungsvertreter offiziell für illegal erklärte.

Unternehmensskandale und Zusammenbrüche wie der von Enron im Jahr 2001 zogen erneut Rufe nach stärkerer Compliance und strikteren Regulierungen nach sich, vor allem für börsennotierte Unternehmen. Die größte Verschärfung brachte der „Sarbanes Oxley Act“ von 2002 mit sich, der das Top-Management von Unternehmen für die Genauigkeit von Finanzreports wesentlich stärker in die persönliche Verantwortung nahm.

Seitdem haben Regulierungen in den USA und Europa (UK Bribery Act, SAPIN II in Frankreich, die EU Whistleblowing Direktive) das Top-Management veranlasst, mehr Wert auf Compliance und ethisches Vorgehen zu legen, Compliance-Abteilungen einzurichten und umfassende Compliance-Management-Systeme zu implementieren.

Von den Entwicklungen scheinbar gänzlich unberührt blieb lange Zeit der ehemalige Zahlungsabwickler Wirecard, der im Zuge eines milliardenschweren Bilanzskandals im Juni 2020 Insolvenz anmelden musste.

Um Compliance-Officern und den Mitarbeitern in Compliance-Abteilungen die Arbeit zu erleichtern, hilft eine Software, die wichtige Prozesse an zentraler Stelle bündelt. Ob sich eine Compliance-Software für ein Unternehmen lohnt, hängt vor allem von den jeweiligen individuellen Compliance-Anforderungen ab: Verschiedene Branchen haben unterschiedlich komplexe Vorschriften – in manchen Industrien ändern sich diese Vorschriften regelmäßig, in anderen seltener.

Je komplexer die Compliance-Vorgaben in einer Branche, umso mehr lohnt sich eine Software. Vor allem auch dann, wenn die Gewährleistung von Compliance innerhalb des Unternehmens vom Kerngeschäft abzulenken droht. Auch die Vertrauenswürdigkeit kann mithilfe einer Compliance-Software gesteigert werden, weil Banken oder Geschäftspartner ihr Engagement unter Umständen vom Vorhandensein einer Compliance-Struktur abhängig machen.

Abhängig davon, wie viele Bereiche abgedeckt werden müssen, können auch nur einzelne Module statt eines gesamten Compliance Management Systems zum Einsatz kommen. Wichtig ist, dass die einzelnen Applikationen flexibel auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können. Ein Team von qualifizierten Beratern beim Softwareanbieter hilft bei der Integration und Bedienung – vor allem aber sollten Tools und Software für Mitarbeiter intuitiv bedienbar sein.

Mithilfe einer digitalen Plattform können die Mitarbeiter der Compliance-Abteilung Berichte und Listen ohne großen Aufwand erstellen, um die Compliance-Arbeit regelmäßig zu prüfen, Risikoanalysen durchzuführen und das Programm wenn nötig nachzubessern.

Ein digitales Compliance Management System sorgt für lückenlose und revisionssichere Dokumentation aller Informationen, Richtlinien und Dokumente. Auf diese Weise wird die Compliance-Arbeit des Unternehmens transparent und nachvollziehbar – ein wichtiger Umstand für den Fall, dass es doch zu einem Verstoß kommt und die Compliance-Bemühungen von Behörden geprüft werden. Zudem schützt die revisionssichere Dokumentation vor Regressansprüchen.

Weitere wichtige Informationen zum internationalen Standard für Compliance Management Systeme finden Sie hier: ISO 37301

Das EQS Compliance COCKPIT wurde als digitale Compliance-Plattform entwickelt, das mit diversen Applikationen die Compliance-Prozesse erleichtert: Mit Integrity Line können Unternehmen ein Hinweisgebersystem etablieren, das auf einem geschützten Kanal, anonym und DSGVO-konform aufgesetzt ist. Policies  versammelt alle Richtlinien in einer zentralen Bibliothek, auf die Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Mit dem Approvals können individuelle Wertgrenzen für Geschenke und Einladungen je nach Land definiert werden.

In naher Zukunft wird das EQS Compliance COCKPIT um einen Risk Manager erweitert, der Compliance-Risiken aus verschiedenen Unternehmensbereichen erfasst und managt. Der Third Party Manager hilft bei der Geschäftspartner-Prüfung und EQS Intelligence trackt künftig Compliance-Ziele und erstellt aussagekräftige Berichte.

Neue Regularien und nicht zuletzt der wachsende Druck seitens Investoren und der Öffentlichkeit veranlassen Unternehmen immer stärker dazu, ihre Compliance-Prozesse zu digitalisieren. Allein in den letzten Jahren kamen zahlreiche digitale Lösungen, die Arbeitsprozesse revolutionieren sollen, auf den Markt. Webbasierte Hinweisgebersysteme, digitale Richtlinienmanager und interaktive Regelwerke treten oft als Einzellösungen in Erscheinung. Jedoch kristallisiert sich die integrierte Compliance-Plattform immer mehr als das digitale Schweizer Taschenmesser für moderne Compliance-Abteilungen heraus.

1. Das Zusammenspiel verschiedener Anwendungen bringt oft neue Erkenntnisse, die ansonsten unentdeckt geblieben wären

Eine integrierte Compliance-Lösung bietet einen grundlegenden Vorteil, wenn es darum geht, tiefgreifende Erkenntnisse zu gewinnen. Da die verschiedenen Softwareprogramme miteinander verbunden sind, werden die Daten nicht nur standardisiert gespeichert, es erfolgen zudem automatisierte Analysen durch alle Programme hindurch. Dank des Zusammenspiels aller Programme erhält das Unternehmen somit einen viel besseren Überblick über seine gesamten Compliance-Prozesse. Die wichtigsten Kennzahlen werden in Form von Reports und Dashboards in Echtzeit dargestellt. So gelingt es Unternehmen nicht nur, alle erforderlichen Compliance-Anforderungen zu erfüllen, sondern gleichzeitig die richtigen Geschäftsentscheidungen zu treffen und Risiken aufzudecken, die ohne die Verknüpfung der Programme vielleicht unsichtbar geblieben wären.

2. Reportings, Erkenntnisse und Audits des gesamten Compliance-Programms können leichter eingesehen oder durchgeführt werden

Gut konzipierte und integrierte Compliance-Lösungen fügen sich in der Regel nahtlos in den laufenden Geschäftsprozess ein und fungieren nicht nur als eine weitere Überwachungsebene. Reportings und aufschlussreiche Erkenntnisse können auf diese Weise von allen Beteiligten im gesamten Unternehmen zu jeder Zeit eingesehen werden.

Die Digitalisierung des Audit-Protokolls hilft außerdem dabei, die einzelnen Schritte nachzuvollziehen, was die Effizienz des Audits noch einmal enorm steigert. Anstatt Mitarbeitende einzeln und zeitaufwendig befragen zu müssen, können sich Auditoren auf die Änderungsprotokolle fokussieren, um die ergriffenen Maßnahmen nachverfolgen zu können.

Ein positiver Nebeneffekt ist außerdem, dass die abteilungsübergreifende Bürokratie und der langwierige E-Mail-Verkehr auf ein Minimum reduziert werden, da die Prüfer mit Hilfe der integrierten Lösung auf alle benötigten Informationen direkt zugreifen können. Das digitale Audit-Protokoll ermöglicht es dem Unternehmen außerdem, im Falle einer Untersuchung oder sobald sich eine Aufsichtsbehörde anmeldet, solide Beweise vorzulegen.

3. Wenn alle Compliance-Workflows an einem Ort vereint sind, steigt die Mitarbeiterakzeptanz

Für personell unterbesetzte oder vielbeschäftigte Compliance-Teams kann die Bündelung aller digitalen Lösungen an einer Stelle nicht nur eine Optimierung der Prozesse, sondern eine enorme Steigerung der Effizienz bedeuten. Denn während bei früheren Lösungen die Verantwortung quer durch das gesamte Unternehmen verteilt war, führt die Zusammenführung auf einer Compliance-Plattform dazu, dass die gesamte Verantwortung dafür auch der Compliance-Abteilung zugeschrieben wird. So ermöglicht der Ansatz einer integrierten digitalen Lösung dem Compliance-Team, die eigenen Aufgaben sowie die Auswirkungen von Compliance-Verstößen ganzheitlich zu erfassen.

Am Ende profitiert das gesamte Unternehmen davon, denn wenn eine Plattform alle Prozesse bündelt, genießt diese automatisch eine höhere Akzeptanz bei der Belegschaft im Gegensatz zu separaten Insellösungen. Mitarbeitende, die über dieselbe Plattform ihre Anträge auf Genehmigung von Geschenken oder Zuwendungen stellen oder mit Hinweisgebenden kommunizieren, sind bereits mit den Funktionen vertraut und somit eher auch dazu geneigt, die Plattform zu nutzen.

Passt sich die digitale Plattform dann auch noch nahtlos an das Look & Feel des Unternehmens an, erweckt dies zudem den Eindruck, die integrierte Plattform verfüge über das gleiche Qualitätsniveau der Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens, wodurch die Mitarbeiterakzeptanz zusätzlich gesteigert wird.

4. Geringerer Schulungsaufwand da Benutzer mit der Benutzeroberfläche bereits vertraut sind

Für viele Unternehmen ist ein einzelnes digitales Compliance-Programm, wie z. B. ein webbasiertes Whistleblowing-System oder ein Tool zur Verwaltung von Richtlinien, der erste Schritt zur Einführung einer vollständig integrierten Plattform. Daher sind die Compliance-Teams in diesen Unternehmen in der Regel mit den vorhandenen Anwendungen, der Benutzeroberfläche und den Funktionen vertraut, was die Einführung ähnlicher Lösungen für andere Bereiche erleichtert.

Dies bedeutet auch, dass der Schulungsaufwand auf ein Minimum beschränkt werden kann, was Zeit und Kosten spart. Die Compliance-Verantwortlichen können beispielsweise ihre Kolleginnen und Kollegen schulen, so dass keine zusätzlichen Schulungen durch den Software-Anbieter nötig sind. Dasselbe Prinzip gilt für die integrierte Lösung, bei der die Schulung in einem Modul dazu führt, dass die Benutzer automatisch schneller mit den anderen Modulen vertraut sind.

5. Die Anbindung an bestehende Datenquellen (HR-System, ERP, CRM) muss nur einmal eingerichtet werden

Bei der Einführung einer integrierten Compliance-Plattform ist eine effektive Überprüfung der Daten von großer Bedeutung, insbesondere wenn es um die Verfügbarkeit, Speicherung und den Schutz der sensiblen Daten geht. Der Einsatz mehrerer separater Compliance-Programme erfordert Verbindungen zu System im gesamten Unternehmen, wie z. B. mit dem HR-System, zum ERP oder zum CRM.

Mit einer All-in-One-Lösung wird der Arbeitsaufwand deutlich reduziert, was bereits in der Einrichtungsphase sichtbar wird. Die Anbindung an die bestehenden Systeme muss nur einmal hergestellt werden, neu hinzukommende Compliance-Module können einfach in die bestehende Infrastruktur eingebunden werden.

6. Die Berechtigungen für Benutzerrollen können schneller festgelegt werden

So wie mehrere Compliance-Module das Leben von der technischen Seite her erleichtern können, gilt ein ähnliches Prinzip auch für die Rollenberechtigungen. Serienfans träumen von der einen Plattform, wo die beliebtesten Streaming-Plattformen zu einem integrierten Hub verschmelzt werden, der alle ihre Lieblingsserien für eine Monatsgebühr anbietet. Integrierte Compliance-Plattformen bieten Compliance-Experten bereits etwas in dieser Form.

Mehrere Compliance-Tools erfordern mehrere Abonnements und damit verbundene Benutzerkonten, was schnell eine etwas komplexere Angelegenheit werden kann. Eine integrierte Plattform ist am Ende nicht nur kosteneffizienter, sondern ermöglicht der Compliance-Abteilung auch eine weitaus größere Flexibilität, vor allem in Bezug auf die Rollenverteilung. Wenn beispielsweise ein Mitglied des Compliance-Teams Richtlinienfragen bearbeiten muss, während ein Kollege abwesend ist, kann der Zugang schnell eingerichtet werden und die vertraute Benutzeroberfläche trägt dazu bei, die Schulung auf ein Minimum zu beschränken oder ist bestenfalls nicht einmal vonnöten.

7. Ein Zugang ist komfortabler als verschiedene Zugangsdaten

Es kann manchmal herausfordernd sein, sich die Anmelde- und Passwortdaten für verschiedene digitale Compliance-Lösungen zu merken. Bei jeder Verwendung eines einzelnen Programms, muss man sich ein- und wieder ausloggen, was die Frustration noch vergrößern kann. Mit einer integrierten Compliance-Plattform erhält jeder Benutzer ein einziges Konto und eine einzige Anmeldung, mit der er oder sie auf alle Module zugreifen kann. Dies ist nicht nur einfacher einzurichten und spart viel Zeit, sondern erleichtert die Nutzung auch ungemein.

8. IT-Security und Datenschutz müssen nur einmal geprüft werden

Die Digitalisierung der Compliance bringt zwar enorm viele Vorteile mit sich, birgt aber auch Risiken wie die Möglichkeit von Cyberspionage oder Hackerangriffen auf die IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Daher ist es wichtig, dass ein Unternehmen die Möglichkeiten einer integrierten Compliance-Lösung mit den Anforderungen von Gesetzen wie der DSGVO abgleicht, um sicherzustellen, dass die strengen Datenschutzvorschriften eingehalten werden.

Eine solche Bewertung ist zeitaufwendig und muss auch für andere Programme im Unternehmen wie z. B. Videokonferenzsoftware oder Projektmanagement-Tools durchgeführt werden. Der Vorteil der integrierten Compliance-Lösung ist, dass dies nur einmal durchgeführt werden muss. Die Verwendung separater Compliance-Programme kann diesen Schritt komplex und langwierig machen.

9. Der Wechsel zwischen den Compliance-Modulen ist nahtlos und unkompliziert

Stellen Sie sich vor, Sie als Compliance-Experte sind gerade dabei, die neuesten genehmigungspflichtigen Geschenke und Einladungen zu analysieren, als eine dringende Anfrage zur Aktualisierung eines wichtigen Abschnitts der Unternehmensrichtlinie im digitalen Regelwerk eingeht. Sie müssen sich von dem einen Modul abmelden, das andere öffnen, sich Ihr Passwort merken, die Richtlinie suchen und sie schließlich aktualisieren. Ein Aufwand, der mit viel Zeit und Aufwand verbunden ist.

Die integrierte Lösung sorgt dafür, dass der Wechsel zwischen den Compliance-Modulen nahtlos und effizient von statten geht, was dem Compliance-Team viel Nerven als auch Zeit spart. Alles an einem Ort zu haben, ermöglicht einem den Überblick über die gesamten Compliance-Vorgänge des Unternehmens in Echtzeit, so dass die wichtigsten Aufgaben angegangen werden können, ohne sich mit mehreren Programmen, Passwörtern und Logins herumschlagen zu müssen.

10. Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit für ein wachsendes Unternehmen

Skalierbarkeit ist ein großer Vorteil einer integrierten Compliance-Plattform. Ein expandierendes Unternehmen muss unweigerlich mehr MitarbeiterInnen einstellen, sich mit einer größeren Zahl von Vorschriften auseinandersetzen und Risiken wie Verstöße innerhalb der eigenen Lieferkette bewältigen. Mit einer Reihe verschiedener digitaler Tools unter einem Dach, die vom Softwareanbieter ständig aktualisiert werden, ist ein Unternehmen leichter in der Lage, neue Compliance-Bereiche zu erschließen und eine steigende Anzahl von Verstößen zu bewältigen, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter des Compliance-Teams drastisch erhöht werden muss. Zusätzliche Softwaremodule, die auf bestimmte Compliance-Bereiche zugeschnitten sind, können leicht hinzugefügt werden.

Darüber hinaus muss ein schnell wachsendes Unternehmen, das international expandiert, möglicherweise auch neue Sprachfunktionen in seine Abläufe integrieren – ein Schritt, der sich für Unternehmen, die ältere Compliance-Technologien verwenden, als sehr zeitaufwendig erweisen kann. Moderne, integrierte Plattformen lassen sich mit relativ geringem Aufwand an eine Vielzahl neuer Sprachen anpassen, so dass das Compliance-Team trotz potenzieller Sprachbarrieren und unterschiedlicher globaler Vorschriften auf demselben Stand ist.