Compliance & Geschenke: 4 essenzielle Tipps für Ihre Richtlinie

Für eine effektive Compliance-Richtlinie zu Geschenken und Einladungen sind vor allem drei Elemente wichtig: der Geltungsbereich, die Anwendungsfälle und die Bedingungen für Annahme oder Ablehnung.

Der Geltungsbereich der Richtlinie sollte sich nicht nur auf Mitarbeiter erstrecken, sondern auf alle Personen, die Funktionen im Namen des Unternehmens ausüben. Das können auch Vertriebsagenten, Berater, Auszubildende, Praktikanten, freie Mitarbeiter und andere Gruppen sein. Auch das Einbeziehen von Familienangehörigen macht Sinn. Die Einladung zu einer Konferenz an einen Geschäftsführer kann unproblematisch sein – wenn er seine Ehefrau kostenfrei mitbringen darf, sieht es möglicherweise anders aus.

Ebenfalls sollte definiert werden, welche Formen Geschenke und Einladungen annehmen können. In der Regel wird zwischen drei Kategorien unterschieden:

1. Geschenke bezeichnen in der Regel werthaltige Gegenstände, die an Mitarbeiter oder von Mitarbeitern gegeben werden. Das können Konsumgüter, Werbematerialien, Rabatte, oder Bargeld sein. Klassische Beispiele sind eine Flasche Wein oder eine Schachtel Pralinen.
2. Zuwendungen beziehen sich meist auf Vorteile, die ein Mitarbeiter erhält oder externen Dritten verspricht bzw. ermöglicht. Diese sind häufig unkonkreter als Geschenke und können bevorzugte Behandlung, Dienstleistungen, Stellenangebote oder Einladungen zu Veranstaltungen umfassen.
3. Bewirtung schließt Mahlzeiten, Getränke sowie Reise- und Übernachtungskosten mit ein. Klassische Beispiele sind das Geschäftsessen, Kundenreisen, Anlagenbesichtigungen, Kultur- und Sportveranstaltungen oder Urlaubsreisen.

Neben den „klassischen“ Beispielen für Geschenke und Einladungen im Business-Kontext sind somit viele weitere Anwendungsfälle denkbar:

• Einladungen zu Sport- oder Kulturveranstaltungen
• Einladungen zu Messen
• Zahlung von Geschäftsreisekosten
• Finanzkredite
• Garantien oder Bürgschaften
• Kostenlose Dienstleistungen
• Zurverfügungstellung von Räumlichkeiten
• Geschenke, die ein Mitarbeiter des Unternehmens an einen Verwandten oder Bekannten gibt
• Einstellung eines Verwandten für einen Job oder ein Praktikum
• Studienbeihilfen für Kinder und Verwandte

In der Richtlinie sollte genau beschrieben sein, welche Arten von Geschenken und Einladungen erfasst sind. Anschauliche und für die Mitarbeiter relevante Beispiele machen die Anwendungsfälle nachvollziehbar – und können auch hervorragend in Schulungen und der internen Kommunikation verwendet werden.

Über einen Aspekt herrscht grundsätzlich Einigkeit: Je höher der Wert eines Geschenks oder einer sonstigen Zuwendung, umso höher die Gefahr, dass es sich dabei um Korruption handeln könnte. Und es leuchtet ein, dass ein Kugelschreiber mit Firmenlogo ein unproblematisches Geschenk sein dürfte, während eine teure Schweizer Armbanduhr deutlich kritischer betrachtet werden sollte. Doch wo verläuft die Grenze?

Hierauf gibt es keine klaren Antworten. Welcher Wert angemessen ist, hängt von lokalen Gepflogenheiten, der nationalen Kaufkraft und dem Status des Schenkenden und des Empfängers ab. Ein Geschenk an einen Geschäftsführer in der Schweiz ist möglicherweise unkritisch, dasselbe Geschenk an einen Beamten in Indien kann schon auf unlautere Vorteilsnahme hindeuten. Bei manchen Geschenken ist es sogar schwer bis unmöglich, den monetären Gegenwert zu bestimmen.

Das macht den korrekten Umgang mit Geschenken und Einladungen für Mitarbeiter nicht unbedingt einfacher. Einige Unternehmen behelfen sich damit, Compliance-Wertgrenzen pro Land zu definieren. Die Abfrage weiterer Faktoren hilft Mitarbeitern, ein Gefühl für die Angemessenheit zu bekommen.

Der Einsatz einer Softwarelösung bietet hier immense Vorteile: Landesabhängige Wertgrenzen können als Regeln hinterlegt werden, je nach Empfänger und anderen Faktoren können verschiedene Freigabeprozesse ausgelöst werden. Das erleichtert die Handhabung sowohl für Mitarbeiter als auch für Management und Compliance enorm.

• Deutschland: Im deutschen Strafgesetzbuch ist nicht klar definiert, wann eine oder mehrere Zuwendungen im Geschäftsumfeld als Korruption zu werten sind. Ob die Schwelle zur Strafbarkeit überschritten wurde, wird anhand des Gesamtkontexts bewerten, u.a. werden dafür Kriterien wie der Zuwendungswert, die soziale Angemessenheit, Häufigkeit und der Zeitpunkt herangezogen. Viele Unternehmen verankern in Ihren Richtlinien eine Wertgrenze von 35 €, denn hier endet die Freigrenze des Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzugs. Höhere Zuwendungen in Form von Geschenken oder Einladungen dürfen in den meisten Unternehmen nur nach vorheriger Bewilligung durch den Vorgesetzen akzeptiert werden. Bei deutschen Bundesbeamten liegt die Wertgrenze bei 25 €.
• Österreich: Das österreichische Korruptionsstrafrecht erlaubt es, Kunden und Geschäftspartnern orts- oder landesübliche Aufmerksamkeiten von geringem Wert zukommen zu lassen. 40-Euro sind meist die Grenze für Geschenke mit geringem Wert. Für Geschenke und Warenmuster bis zu 40 € kann nämlich eine Umsatzsteuerbefreiung geltend gemacht werden – vorausgesetzt, dass der Gesamtwert an Geschenken, die der Empfänger pro Kalenderjahr erhält, diese Wertegrenze nicht überschreitet.
• Schweiz: Im Schweizer Arbeitsrecht findet sich keine Regelung zu Einladungen oder Geschenken von Geschäftspartnern. Eine stichprobenbasierte Umfrage von Transparency International hat gezeigt, dass Schweizer Unternehmen oftmals einen Schwellenwert von 100-200 Franken festlegen, bis zu dem Geschenke ohne Bewilligung angenommen werden dürfen.
• Frankreich: Das französische Antikorruptionsgesetz Loi Sapin 2 legt ebenfalls keine klare Wertgrenzen für Geschenke und Einladungen. Meist rangieren unternehmensinterne Wertgrenzen zwischen 60 bis 200 Euro.
• Großbritannien: Im UK Bribery Act ist festgelegt, dass Geschenke im Geschäftsumfeld in einem verhältnismäßigen Rahmen in Ordnung sind, solange sie keine Korruptionsabsichten verfolgen. Da in britischen Behörden die Wertegrenze für Geschenke häufig sehr niedrig sind (z. B. maximal 10 Pfund im Finanzdepartement) werden auch in innerhalb von Unternehmen die Schwellen für noch annehmbare Zuwendungen eher niedrig angesetzt.
• Vereinigte Staaten: Auch der US-amerikanische Forein Corrupt Practices Act erlaubt Geschenke und Einladungen, die ohne Bestechungsabsicht gemacht werden. Laut Transparency International liegt die interne Wertgrenze in den 100 größten US-Unternehmen bei maximal 100 Dollar. Für Amtspersonen gelten hingegen deutlich strengere Regeln, teilweise sogar Verbote zur Annahme von Geschenken (z. B. maximal 20 Dollar im Justizdepartment).

Wo hören Höflichkeit und Nettigkeiten auf, wo beginnt Korruption? Entsprechende Regeln und Kriterien zu definieren ist das Hauptziel der Richtlinie für Geschenke und Einladungen. Hierbei kommt es vor allem auf die Absicht des Schenkenden an: Besteht Grund zur Annahme, dass ein Geschenk oder eine Einladung mit unlauteren Absichten erfolgt ist?

Klare Grundvoraussetzung: Geschenke und Einladungen müssen durch die geltenden lokalen Gesetze zugelassen sein. Diese können sich von Land zu Land sehr unterscheiden, was es für die Mitarbeiter nicht einfacher macht. Manche Unternehmen tendieren daher dazu, sehr strenge und global gültige Grenzen für Geschenke und Einladungen einzuführen – um sicherzustellen, dass keine nationalen Gesetze verletzt werden. Das kann aber dazu führen, dass lokale Gepflogenheiten nicht eingehalten werden und sich der Eindruck von Compliance als „Spielverderber“ verstärkt. Viele Unternehmen implementieren daher mittlerweile landesabhängige Regeln – mehr dazu in unserem Blogartikel „Strategien im Umgang mit Geschenken und Einladungen“.

Es sollte klar definiert sein, zu welchem Zweck Geschenke und Einladungen nicht ausgegeben oder angenommen werden dürfen. Zuwendungen sollten beispielsweise nicht eingesetzt werden, um:

• Eine unangemessene Gegenleistung oder einen Vorteil zu erlangen
• Einfluss oder Druck auf Zulieferer, Geschäftspartner oder andere Drittparteien auszuüben
• Einen Vertrag oder eine vorteilhafte Klausel zu erhalten, zu behalten oder zu verlängern
• Lizenzen oder behördliche Vereinbaren zu erhalten
• Ganz oder teilweise von der Zahlung von Lizenzgebühren, Steuern oder Geldbußen befreit zu werden
• Informationen über das Angebot eines Wettbewerbers oder eines laufenden Vergabeverfahrens einzuholen
• Verfahren zu beschleunigen, wie zum Beispiel die Vergabe von Visa, das Ausstellen von Behördenfreigaben, die Erteilung von Zollfreigaben und Ähnliches

Der FCPA nennt stattdessen zentrale Merkmale für die Angemessenheit von Geschenken und Einladungen: „Some hallmarks of appropriate gift-giving are when the gift is given openly and transparently, properly recorded in the giver’s books and records, provided only to reflect esteem or gratitude, and permitted under local law.“

Zu welchem Anlass und aus welchem Grund werden Geschenke gemacht und Einladungen ausgesprochen? Anlässe wie Jubiläen, Geburtstage, Projaktabschlüsse oder gesellschaftliche Ereignisse wie Weihnachten oder Neujahr können legitime Anlässe für Geschenke und Einladungen sein. Besteht hingegen kein offensichtlicher Anlass für die Zuwendung, sollte der Schenker bzw. Empfänger den Grund für die Zuwendung erklären können.

Ein starkes Warnsignal ist, wenn Zuwendungen vom Empfänger eingefordert werden. Das deutet in der Regel auf unlautere Vorteile und Erpressung hin.

Auch der Zeitpunkt kann eine wichtige Rolle bei der Beurteilung darüber spielen, ob ein Geschenk oder eine Einladung unter Compliance-Gesichtspunkten kritisch sein könnte.
Problematisch können folgende Zeitpunkte oder Zeiträume sein:

• Laufende Ausschreibungen
• Vor der Unterzeichnung von Verträgen
• Vor Abstimmungen
• Vor der Erteilung von Genehmigungen
• Vor der Vergabe von Lizenzen
• Vor der Änderung von Gesetzen oder Vorschriften

Hier ist denkbar, Geschenke und Einladungen während dieser Zeiträume zu untersagen oder zumindest einen internen Prüfprozess einzurichten, der geplante Zuwendungen zu diesen Zeiten kritisch unter die Lupe nimmt.

Selbst wenn Unternehmen fixe Wertgrenzen für Geschenke und Einladungen definieren, werden diese mitunter über die Häufigkeit ausgehebelt. Dabei können regelmäßige, kleinere Geschenke dieselbe Wirkung entfalten wie ein einmaliges, kostspieligeres. Um das zu verhindern, sollte auch die Häufigkeit von Geschenken und Einladungen im Blick behalten werden.

Jahresgrenzen können hierfür eine gute Lösung sein. Diese können innerhalb eines bestimmten Beziehungsumfangs definiert werden (pro Team, Abteilung, Niederlassung, Einheit oder externem Partner). Um die Einhaltung dieser Grenzen kontrollieren zu können, ist ein Geschenkeregister zwingend notwendig. Softwarelösungen erleichtern den Überblick über die Zuwendungssummen und können automatisch die Einhaltung der Jahresgrenzen kontrollieren.

Wie bei allen Grenzen gilt: Ausnahmen sollten grundsätzlich möglich sein, aber es bedarf eines klaren Prozesses für die Freigabe durch das Management und/oder Compliance, sowie einer entsprechenden Dokumentation.

Wer der Empfänger eines Geschenks, einer Einladung oder Zuwendung ist, kann einen großen Unterschied in deren Beurteilung machen. Generell kritisch zu sehen sind Amtsträger. Viele Behörden haben bereits interne Regeln zu diesem Thema erlassen, die unbedingt einzuhalten sind. Nicht nur Amtsträger selbst, sondern auch deren Familienangehörige, den Personen nahe Stiftungen oder andere Organisationen können als Empfänger problematisch sein.

Demzufolge lohnt es sich, bei Zuwendungen an Amtsträger oder ihnen nahestehende Personen und Organisationen genauer hinzuschauen. Der interne Prüf- und Dokumentationsprozess sollte für diesen Fall einen gesonderten Ablauf vorsehen, beispielsweise eine zweistufige Prüfung und Freigabe durch den direkten Vorgesetzten und die Compliance-Funktion.

Folgendes sollte bei Zuwendungen an Amtsträger grundsätzlich vermieden werden:

• Barzahlungen
• Häufige oder wertvolle Geschenke bzw. Einladungen mit hohem monetärem Gegenwert
• Geschenke oder Einladungen im Zusammenhang mit öffentlichen Ausschreibungen
• Zuwendungen mit der Absicht, die Beziehung dahingehend zu verbessern, künftig Einfluss oder Druck ausüben zu können

In aller Regel nicht erlaubt sollten Zuwendungen in Form von liquiden Mitteln und als Zahlungsmittel verwendbaren Vermögenswerten sein, darunter:

• Bargeld, bargeldähnliche Zahlungsmittel, Überweisungen
• Wertpapiere wie Aktien oder Anleihen
• Gold, Edelsteine und andere Edelmetalle
• Gutscheine und Geschenkkarten
• Zinslose oder zinsgünstige Kredite

Insbesondere bei Amtsträgern sollten diese Arten von Geschenken nicht erlaubt sein und sind in vielen Jurisdiktionen auch gesetzlich verboten.

Ein guter Indikator: Ist bei dem Geschenk oder der Einladung der geschäftliche Bezug erkennbar? Das kann die Einladung zu Konferenzen oder sonstigen Veranstaltungen mit Berufskontext sein, produktbezogene Werbematerialien, Bewirtungen im Kontext von geschäftlichen Veranstaltungen oder Besprechungen und Ähnliches. Solche Zuwendungen sind in der Regel unproblematischer als Zuwendungen, in denen der geschäftliche Bezug nicht erkennbar ist: Einladungen zu privaten Reisen, Freizeitveranstaltungen, Geschenke an Partner, Familienangehörige oder sonstige Personen außerhalb des beruflichen Kontexts.

Heimlich erfolgte Zuwendungen können ein Indikator für Unrechtmäßigkeit sein. Wenn die entsprechenden Ausgaben nicht oder unter falscher Bezeichnung in den Büchern des Schenkenden aufgeführt sind, besteht ein hoher Verdacht der Korruption. Einige Unternehmen mussten sich bereits Prozessen stellen, weil private Urlaubsreisen für Amtsträger als „Schulung“ oder „Fabrikbesichtigung“ verschleiert wurden.

Ein guter Test, den die französische Antikorruptionsbehörde AfA in diesem Kontext empfiehlt, ist der „Presse-Test“: Würde der Ruf des Unternehmens Schaden nehmen, wenn das betreffende Geschenk oder die Einladung publik würde? Falls ja, sollte wahrscheinlich davon Abstand genommen werden.

Natürlich spielt auch eine Rolle, welche Regeln oder Richtlinien für die andere Partei im Rahmen von Zuwendungen gelten. Verfügt die Organisation der Person, die beschenkt werden soll oder von der eine Einladung erhalten wurde, über eine Compliance-Richtlinie für Geschenke und Einladungen? Wenn ja, bewegt sich die Zuwendung im dort definierten Rahmen?