Compliance-Abteilung: Tipps für die Arbeit über MS Teams, Slack & Co

Die Auswahl an Tools zur Kommunikation und Projektverwaltung in virtuellen Teams ist riesig. Zu den bekanntesten und am weitesten verbreiteten zählen Microsoft Teams, Slack und Zoom. Alle drei Tools werden zu Millionen in Unternehmen auf der ganzen Welt eingesetzt. Nachfolgend möchte ich Ihnen noch einige weitere Tools für virtuelle Teams vorstellen:

Videokonferenz-Tools:

• Microsoft Teams
• Slack
• Zoom
• Skype for Business (ab 2021 Teil des Microsoft-Kosmos)

Filesharing-Tools, die das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten erlauben:

• Online-Versionen der MS Office 365-Produkte, wie SharePoint, Word, Excel und Co.
• Dropbox Paper
• Google G Suite

Brainstorming- & Projektmanagement-Tools:

• Trello
• Mindmeister
• FreeMind

Achtung: Prüfen Sie bei der Wahl Ihres digitalen Kooperationstools immer sorgfältig, ob dieses Ihren Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit nachkommen. Seien Sie sich außerdem darüber bewusst, dass diese Systeme in der der Regel keine Anonymität bieten. Sie ersetzen daher keinen internen Hinweisgeberkanal und sind möglicherweise für besonders sensible, Compliance-relevante Sachverhalte nicht geeignet.

Wie Compliance-Organisationen virtuelle Tools zur täglichen Zusammenarbeit nutzen können, möchte ich Ihnen nachfolgend aufzeigen. Dabei werde ich an einigen Stellen beispielhaft auf Funktionen von Microsoft Teams eingehen. Viele der Tipps sind allerdings auch auf andere Plattformen übertragbar.

Mit Tools wie Microsoft Teams oder Slack kann man relativ einfach virtuelle Teams anlegen. Diese virtuellen Teams sind in erster Linie Gruppenchats, bieten aber noch andere Möglichkeiten wie das einfache Teilen von Dateien, das spontane Starten eines Videocalls im Team oder die Erweiterung um Zusatzapps für Mindmapping oder Projektplanung.

Im Compliance-Kontext können entsprechende Teams beispielsweise entlang der Organisationsstruktur angelegt werden. Kleinere Compliance-Teams können eine zentrale Gruppe nutzen und diesen nach Bedarf noch untergliedern, beispielsweise nach typischen Compliance-Aufgaben. So kann der alltägliche Austausch besser strukturiert werden und Informationen sind leichter auffindbar.

Bei größeren und dezentralen Compliance-Organisationen können auch mehrere virtuelle Teams angelegt werden, die dann geographisch nach Ländern und Regionen unterteilt werden oder thematisch (siehe Beispiel oben).

Tipp: Bei MS Teams lassen sich mit dem Zeichen @ einerseits einzelne Nutzer direkt ansprechen, aber auch ganze Teams-Kanäle. Bei wichtigen Nachrichten in einem Team, über die alle Teammitglieder benachrichtigt werden sollten, beginnen Sie Ihre Nachricht am besten mit @[Kanalname]. So erhalten alle Teammitglieder eine entsprechende Benachrichtigung über Ihren Beitrag und können sofort antworten.

Gruppenchats und Videocalls erleichtern die Zusammenarbeit bereits enorm. Doch auch das Arbeiten an gemeinsamen Dateien oder Projekten lässt sich virtuell abbilden und vereinfachen. Nutzen Sie dafür zum Beispiel die Online-Versionen von MS Office 365, Google G Suite oder Dropbox Paper.

Mit Hilfe dieser Tools können Sie beispielweise eine nahezu fertige Richtlinie noch einmal mit dem gesamten Team zur Prüfung teilen und in einem Dokument alle eventuellen Anmerkungen festhalten. Damit ersparen Sie sich die Anmerkungen aus unterschiedlichen Dateien in einem finalen Dokument zusammenzuführen und sie können sicherstellen, dass alle auf die aktuelle Version zugreifen können.

MS-Teams-Tipp: Wenn Sie an Dokumenten regelmäßig mit verschiedenen Parteien arbeiten, ist es möglicherweise sinnvoll, das Dokument direkt als feste Registerkarte zu hinterlegen. Das kann beispielsweise ein Compliance-Reporting in einer Excel-Datei sein. Über das Plus-Symbol in jedem Chat können Sie eine Excel-Registerkarte hinzufügen – und haben damit eine bestimmte Excel-Datei immer als Reiter in Ihrem Chat parat.

Tools wie Trello oder MindMeister ermöglichen darüber hinaus das Planen von Projekten oder das interaktive Erstellen von Mindmaps in einem virtuellen Team. Die meisten dieser Services sind umsonst nutzbar, umfangreichere Funktionalitäten gibt es in der Regel gegen Aufpreis.

Bunte Zettel an die Wand kleben, aufs Flipchart malen, Plakate gestalten – viele der klassischen Workshop-Tools sind sehr analog und im Moment kaum nutzbar. Das heißt jedoch nicht, dass Sie im Home-Office oder in internationalen Teams auf interaktive Workshops verzichten müssen. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie sich effektive Workshops im virtuellen Raum durchführen lassen.

Eine sehr simple Variante ist das Sammeln und Ordnen von Ideen mit Hilfe von Powerpoint oder anderen Präsentationstools. Bilden Sie mit einer leeren Folie eine weiße Wand ab, und halten Sie Ideen der Teilnehmer als virtuelle Post-its fest – im Fall von Powerpoint also einfach als farbige Formen mit Text. Teilen Sie dabei laufend Ihren Bildschirm, sodass alle Teilnehmer den aktuellen Stand sehen können.

Mit der Online-Version von Powerpoint und Co. können Sie die Datei sogar in Ihren Meeting-Chat posten, sodass alle Teilnehmer selbstständig virtuelle Post-its erstellen und anordnen können. Das funktioniert bei kleineren Workshops bis fünf Teilnehmer noch gut, kann in größeren Runden aber schnell verwirrend werden. Hier ist es in der Regel effektiver, wenn ein Workshop-Moderator das Sammeln und Organisieren der Ideen übernimmt.

Alternativ können Sie für größere Ideensammlungen oder ganze Mindmaps auch Tools wie Mindmeister oder Trello nutzen, um diese gemeinsam zu erstellen. Für viele reguläre Workshops ist die Powerpoint-Variante jedoch völlig ausreichend.

Für viele Arbeitnehmer ist das Nutzen der Webcam mittlerweile gängige Praxis, aber manche Unternehmen oder einzelne Abteilungen sträuben sich immer noch dagegen. Wir empfehlen unbedingt, die Möglichkeiten der Videotelefonie zu nutzen. Die meisten Arbeitnehmer arbeiten ohnehin mit Laptops und verfügen über integrierte Webcams, die für die Videotelefonie absolut ausreichen.

Das Telefonieren per Video erlaubt es gerade im Home-Office, den persönlichen Kontakt aufrecht zu erhalten: Wenn man die Kollegen schon nicht „in echt“ sehen kann, dann doch zumindest im Bewegtbild. Für den Teamzusammenhalt oder für sensible Gespräche, zu Compliance-relevanten Themen, ist die Videotelefonie ein nicht zu unterschätzender Faktor.

Viele der vorgestellten Tools lassen sich auch problemlos über Smartphone-Apps nutzen. So können Sie auch von unterwegs chatten und an Videokonferenzen teilnehmen.

Immer auf dem neuesten Stand sind Sie, wenn Sie Push-Benachrichtigungen für neue Beiträge auf Ihrem Smartphone aktivieren. Diese Funktion lässt sich selbstverständlich auch deaktivieren oder zumindest zum Feierabend über „Nicht stören“ temporär ausschalten.

Vieles, was für Präsenzmeetings gilt, trifft genauso auf virtuelle Meetings zu – und sollte daher nicht vergessen werden. Einige Tipps, die eine positive Meeting-Kultur im virtuellen Raum sicherstellen:

• Verzichten Sie nicht auf Smalltalk zu Beginn eines Meetings. Gerade wenn Begegnungen auf dem Flur oder an der Kaffeemaschine wegfallen, sind ein paar Minuten persönlicher Austausch gut investierte Zeit.
• Schalten Sie Ihr Mikrofon in größeren Meetings auf stumm, wenn ein anderer Teilnehmer spricht.
• Verwenden Sie möglichst ein Headset, um einen störenden Echoeffekt zu vermeiden.
• Nutzen Sie die Abwesenheitsnotiz in Teams, wenn Sie im Urlaub sind, und den „Nicht stören“-Status, wenn Sie längere Zeit konzentriert an einem Thema arbeiten möchten.
• Versenden Sie bei größeren Meetings rechtzeitig vorher einen Kalendereintrag, der bereits den Link zum Meeting enthält. Ansonsten herrscht zu Beginn des Meetings Unklarheit, wer den Call aufsetzt, welche Teilnehmer dabei sein sollten und so weiter.
• Zeichnen Sie wichtige Meetings und Präsentationen auf, um sie im Nachgang anderen Kollegen zugänglich zu machen, die nicht am Termin teilnehmen konnten. Viele Videokonferenzplattformen verfügen über eine eingebaute Aufnahmefunktion – teilweise sogar mit entsprechendem Datenschutzhinweis an alle Teilnehmer.