Best Practices für das Management von Interessenskonflikt-Meldungen

Die Grundlage für jedes System zum Management von Interessenkonflikt-Meldungen (Conflict of Interest, COI) ist eine klar formulierte Richtlinie. Diese sollte präzise definieren, was die Organisation als Interessenkonflikt betrachtet. Typische Kategorien sind: 

• Persönliche Beziehungen: Ein Vorgesetzter ist am Einstellungsprozess eines engen Freundes oder Familienmitglieds beteiligt, was seine Objektivität bei der Auswahl beeinflussen könnte. 
• Finanzielle Interessen: Ein Mitarbeitender besitzt Anteile an einem Lieferantenunternehmen und hat die Befugnis, Aufträge zu vergeben. Daher könnte er den Lieferanten begünstigen. 
• Nebenbeschäftigung: Ein Mitarbeitender ist nebenbei für einen Konkurrenten tätig. Dies kann zu Loyalitätskonflikten und möglichem Missbrauch vertraulicher Informationen führen. 
• Geschenke und Bewirtung: Ein Mitarbeitender nimmt großzügige Geschenke oder Gefälligkeiten von einem Lieferanten an, was seine Kaufentscheidungen zugunsten dieses Anbieters beeinflussen könnte. (Hier empfiehlt sich eine separate Richtlinie zu Geschenken und Bewirtung.)

Es ist wichtig, Konsequenzen für die Nicht-Offenlegung von Interessenskonflikten zu definieren. Das wirkt abschreckend und verdeutlicht die Bedeutung der Meldepflichten. Zudem sollte die Policy festlegen, wann Interessenkonflikte zu melden sind und wie häufig Mitarbeitende ihre Angaben aktualisieren müssen. Regelmäßige Updates sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Informationen aktuell und relevant bleiben. Klare Vorgaben zu Aktualisierungszeiträumen, etwa vierteljährlich oder jährlich, helfen dabei, potenzielle Interessenkonflikte proaktiv zu managen und schnell auf Veränderungen zu reagieren. 

Passen Sie Ihre COI-Richtlinie gegebenenfalls an die spezifischen Geschäftspraktiken Ihres Unternehmens an. Berücksichtigen Sie dabei auch die geografischen Regionen, in denen Ihr Unternehmen tätig ist. Vielleicht gibt es bestimmte Gebiete, die ein höheres Risiko für Interessenkonflikte bergen. Die Richtlinie sollte immer das gesamte Unternehmen adressieren, auch wenn manche Abteilungen womöglich stärker gefährdet sind. Stellen Sie klar, dass jede Person potenziell einen Interessenkonflikt haben kann und alle Mitarbeitenden zur Offenlegung verpflichtet sind. 

Zuletzt ist es wichtig, klare Meldekanäle einzurichten. Die Richtlinie sollte unmissverständlich aufzeigen, wie die Mitarbeitenden Interessenkonflikte offenlegen können. 

Eine große Herausforderung besteht darin, die Mitarbeitenden auf die COI-Policy aufmerksam zu machen und sicherstellen, dass sie den Inhalt verstehen. Sind die Beschäftigten in der Lage, potenzielle Interessenkonflikte in ihrem eigenen Arbeitsumfeld zu erkennen? Dafür sollten Sie regelmäßige Aufklärungskampagnen durchführen. Wie oft und für welche Zielgruppe, hängt von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. 

Als äußerst wertvolles Instrument in diesem Prozess hat sich ein Interessenskonflikt-Fragebogen bewährt. Mitarbeitende werden gebeten, dieses Dokument auszufüllen, nachdem sie sich mit der COI-Richtlinie vertraut gemacht haben. Es erfasst wesentliche Details zu potenziellen Interessenkonflikten und lässt keinen Raum für Unklarheiten. Anschließend wird der ausgefüllte Fragebogen sorgfältig ausgewertet. So vereinfachen Sie nicht nur den Offenlegungsprozess, sondern stellen auch sicher, dass alle relevanten Informationen erfasst werden. Anschließend kann Ihr Unternehmen auf einer fundierten Basis angemessene Maßnahmen ergreifen. 

Noch ein Tipp: Führen Sie interaktive Schulungen oder Workshops durch. Anhand von typischen Szenarien lernen Mitarbeitende am besten, wie der Meldeprozess funktioniert und wie wichtig es ist, Interessenskonflikte offenzulegen. 

E-Mail eignet sich nur bedingt als Meldekanal für Interessenskonflikte, weil das Handling sehr umständlich ist. Nicht nur kämpfen Compliance Officer mit überfüllten Postfächern. Sie müssen die Meldungen auch manuell an die zuständige Abteilung weiterleiten, Aktualisierungen nachverfolgen und den Status jedes Konflikts dokumentieren. Dass Informationen häufig noch in Tabellenblätter übertragen werden müssen, erhöht die Ineffizienz und Komplexität des Prozesses zusätzlich. 

Digitale Tools bieten hier eine wertvolle Lösung. Sie stellen eine zentrale Datenbank bereit, die speziell für die Speicherung von COI-Meldungen konzipiert ist. Compliance Officer sind also nicht mehr auf überfüllte E-Mail-Postfächer angewiesen. Außerdem unterstützen die Tools auch bei der Schulung, Awareness und beim Policy-Management. Compliance Officer haben jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen. Sie können auf einen Blick sehen, wer die Richtlinie gelesen hat, welche Mitarbeitenden Interessenkonflikte offengelegt haben und in welchem Status sich die Meldung befindet – inklusive Einreichungsdatum und zuständiger Prüfstelle. Dieser zentralisierte Ansatz reduziert den manuellen Aufwand und verschafft Compliance-Managern Zeit für strategische Aufgaben mit Mehrwert. 

Nicht zuletzt ist es entscheidend, die richtige Unternehmenskultur zu fördern, um das Vertrauen in den COI-Management-Prozess zu stärken. Die Mitarbeitenden müssen sich sicher und wohl dabei fühlen, wenn sie potenzielle Interessenkonflikte offenlegen. Dafür ist es äußerst wichtig, eine Atmosphäre zu schaffen, in der sich alle vertraulich und ohne Angst vor unfairen Prüfverfahren oder Repressalien melden können. 

Auch die Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle für die Compliance-Kultur. Sie sollten die Offenlegung von Interessenkonflikten aktiv fördern und als wichtigen Faktor zur Wahrung ethischer Standards anerkennen. Indem sie selbst Interessenkonflikte offenlegen, schaffen Führungskräfte Vertrauen unter den Mitarbeitenden und verdeutlichen, dass Meldungen ernst genommen und respektvoll behandelt werden. 

Ein robustes COI-Programm ist unverzichtbar, um Risiken effektiv zu managen. Indem Unternehmen potenzielle Interessenskonflikte identifizieren, bewerten und mindern, können sie ihre Integrität und Reputation schützen sowie ethisches Verhalten und Compliance fördern.