SediCome ottimizzare le indagini interne di whistleblowing
Gli strumenti di intelligenza artificiale e automazione stanno trasformando le indagini interne riducendo la complessità, risparmiando tempo e garantendo la conformità alle normative interne ed esterne.
Da quando è entrata in vigore la Direttiva UE sul Whistleblowing, si è registrato un notevole aumento della frequenza delle indagini interne. Con la necessità di destreggiarsi tra le policy interne e le normative esterne, queste indagini possono diventare complesse e richiedere molto tempo. Fortunatamente, i recenti progressi nell’intelligenza artificiale e nell’automazione stanno trasformando il processo, rendendolo più efficiente e meno gravoso. In questo articolo, approfondiremo il modo in cui queste tecnologie innovative possono semplificare le indagini, permettendo ai team di compliance di concentrarsi su altre attività più strategiche.
Sfide nelle indagini interne
La gestione delle segnalazioni è innegabilmente lunga e complessa. Una segnalazione richiede in genere un ampio follow-up per raccogliere informazioni aggiuntive e identificare le persone coinvolte. Nelle grandi organizzazioni globali con una forza lavoro diversificata, le segnalazioni di whistleblowing vengono spesso inviate in più lingue, il che richiede traduzioni precise. Le segnalazioni lunghe con numerosi allegati aggiungono un ulteriore livello di complessità, poiché i responsabili dei casi devono esaminare a fondo i dettagli per individuare le informazioni più critiche. Questo processo può essere opprimente, rendendo difficile stabilire le priorità e affrontare in modo efficiente i problemi più urgenti.
Con l’aumento del volume delle segnalazioni, la sfida di gestire argomenti diversi diventa ancora più complessa. La categorizzazione manuale per identificare le tendenze e preparare report di fine anno è soggetta a errori e richiede molto lavoro. Questa complessità si aggrava durante la fase di intervista, in cui le interviste possono richiedere settimane per essere completate.
Inoltre, mantenere la riservatezza garantendo al contempo l’accessibilità presenta una serie di sfide. I whistleblower spesso temono ritorsioni, quindi è fondamentale creare un ambiente sicuro in cui la cattiva condotta possa essere segnalata senza timore. L’implementazione di protocolli di riservatezza e strategie di comunicazione efficaci è essenziale, ma può essere particolarmente difficile nelle organizzazioni più piccole, dove l’anonimato è più difficile da garantire. La conformità al GDPR aggiunge anche un ulteriore livello di complessità, in particolare per quanto riguarda la raccolta e la gestione dei dati personali.
Come l’automazione e l’intelligenza artificiale possono aiutare
Le funzionalità di automazione e intelligenza artificiale come quelle integrate in EQS Integrity Line presentano significative opportunità per semplificare le indagini, risparmiare tempo e comunicare in modo efficace con i whistleblower. Contribuiscono a promuovere una cultura di segnalazione che sia non solo accessibile ma anche sicura, mantenendo la riservatezza e persino l’anonimato, garantendo al contempo che siano disponibili informazioni sufficienti per un’indagine efficace.
Riepilogo automatico delle segnalazioni
Questo strumento di intelligenza artificiale elabora in modo efficiente segnalazioni lunghe e fornisce ai responsabili dei casi una panoramica concisa dell’argomento. Ciò consente loro di comprendere gli elementi essenziali senza dover immergersi subito nel contenuto dettagliato.
Categorizzazione automatica
L’intelligenza artificiale può anche assegnare automaticamente le segnalazioni a categorie specifiche, il che è prezioso per identificare le tendenze e preparare i report di fine anno. Ad esempio, se si verifica un aumento delle segnalazioni relative alla cattiva gestione finanziaria, lo strumento evidenzia rapidamente questa tendenza, consentendo di dare priorità a queste indagini. Questo strumento semplifica anche la rendicontazione di fine anno al consiglio di amministrazione.
Traduzione automatica delle segnalazioni
Gli strumenti di traduzione basati sull’intelligenza artificiale forniscono traduzioni automatiche delle segnalazioni in qualsiasi lingua parlata dai dipendenti in tutta l’azienda. Questa capacità garantisce che i problemi in diverse posizioni geografiche possano essere identificati senza dover disporre di centri di segnalazione separati in ogni area. Facilita inoltre un’efficace comunicazione bidirezionale tramite la rapida traduzione delle risposte ai whistleblower.
Trascrizione automatica dei file audio
Se i dipendenti non hanno familiarità con i computer o hanno un livello di alfabetizzazione inferiore, potrebbero preferire segnalare i problemi in linguaggio parlato piuttosto che in testo scritto. Questa operazione può richiedere molto tempo per la trascrizione manuale. Gli strumenti di intelligenza artificiale possono trascrivere automaticamente i file audio e generare risposte audio dalle risposte scritte dei responsabili dei casi, facilitando la comunicazione bidirezionale.
Anonimizzazione delle segnalazioni
Le segnalazioni dei whistleblower contengono spesso dati personali su altri dipendenti. Gli strumenti di intelligenza artificiale possono identificare e rendere anonimi questi dati, garantendo la conformità alle normative sull’archiviazione dei dati come quelle dettagliate nel GDPR, che richiedono la rimozione dei dati personali dopo due anni.
Funzionalità in arrivo:
Identificazione individuale
A volte, le segnalazioni fanno riferimento a individui con informazioni identificative insufficienti. EQS sta attualmente lavorando a uno strumento di intelligenza artificiale che collega i dettagli delle segnalazioni dei whistleblower ai dipendenti effettivi dell’azienda, fornendo ai responsabili dei casi una panoramica più chiara e risparmiando molto tempo sulla ricerca manuale.
Collegamento automatico di casi simili
EQS sta anche esaminando una nuova funzionalità di intelligenza artificiale che sarà in grado di analizzare le informazioni della segnalazione, riconoscere somiglianze e collegare automaticamente i casi correlati. Ciò aiuterà a identificare modelli e semplificare il processo investigativo.
Interviste investigative condotte da un avatar
Guardando ancora più avanti, c’è il potenziale per gli avatar basati sull’intelligenza artificiale di condurre interviste investigative con testimoni meno critici. Questi avatar potrebbero suggerire domande basate sull’argomento della segnalazione, che verrebbero poi verificate da un essere umano e l’intelligenza artificiale trascriverebbe le interviste, migliorando ulteriormente l’efficienza delle indagini.
Potenziali limiti dell’IA
Durante l’EQS Experience Day a Monaco di Baviera, l’esperto di diritto del lavoro Jan Heuer di KLIEMT.Arbeitsrecht ha fatto luce su come le normative in evoluzione potrebbero avere un impatto sull’uso dell’IA da parte dei Compliance Officer.
Ha sollevato importanti preoccupazioni sui potenziali pregiudizi nei sistemi di IA, come il rischio di discriminazione involontaria. Ad esempio, l’IA potrebbe valutare ingiustamente la probabilità di corruzione in un dipendente in base al suo paese di origine, dove i tassi di corruzione potrebbero essere più elevati.
Heuer ha anche discusso i problemi di protezione dei dati ai sensi del GDPR, sottolineando che questo regolamento afferma che le decisioni non possono essere basate esclusivamente sull’elaborazione automatizzata dei dati. Mentre l’IA può aiutare a formulare raccomandazioni e gestire attività preliminari, le decisioni finali devono essere prese dagli esseri umani.
Inoltre, Heuer ha delineato come il nuovo AI Act introduca un quadro basato sul rischio per l’uso dell’IA nei luoghi di lavoro. Mentre vieta determinate pratiche, come il riconoscimento delle emozioni basato sull’IA, classifica la maggior parte degli strumenti di IA rilevanti per il posto di lavoro come ad alto rischio. Ha osservato che l’adesione a misure di mitigazione specifiche, come protocolli di archiviazione appropriati per i verbali generati automaticamente, può aiutare ad affrontare questi rischi.
In conclusione, l’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale e automazione per le indagini interne può aiutare significativamente le organizzazioni a gestire e semplificare i propri processi. Sfruttando queste tecnologie come quelle presenti nel sistema di segnalazione digitale EQS Integrity Line, i dipartimenti di compliance possono ridurre significativamente il tempo e lo sforzo necessari per gestire le segnalazioni. Tutti i provider dovrebbero tuttavia rimanere consapevoli dei potenziali rischi e limitazioni. Bilanciare i progressi tecnologici con la rigorosa aderenza agli standard legali sarà fondamentale per massimizzare i vantaggi dell’intelligenza artificiale e dell’automazione in futuro.
