SediAumentare l’efficienza automatizzando i processi e le attività di compliance
L'automazione trasforma la compliance semplificando i flussi di lavoro, riducendo gli errori e aumentando la produttività, consentendo ai team di concentrarsi su attività strategiche e promuovendo una cultura di trasparenza.
Un clic sbagliato su una checklist basata su Excel porta a classificare erroneamente un fornitore terzo come a basso rischio. Una segnalazione di un whistleblower non viene inoltrata a causa di una comunicazione errata tra i diversi reparti interni. Un Compliance Officer impegnato non riesce ad aggiornare le policy aziendali in seguito a una modifica normativa. Quando si tratta di compliance, piccoli errori possono avere gravi conseguenze, ancora di più di fronte a un’attività normativa in continua espansione.
Le pratiche commerciali regolamentate e trasparenti richiedono programmi di compliance con risorse elevate: secondo i criteri del Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti, i framework apparentemente ben progettati “potrebbero non avere successo nella pratica se l’implementazione è lassista, con risorse insufficienti o altrimenti inefficace“. Ciò è sempre più incompatibile con i programmi basati su processi manuali, che non solo consumano più tempo e risorse, ma lasciano anche spazio all’errore umano, esponendo le organizzazioni al rischio di non conformità. L’automazione dei processi e dei flussi di lavoro consente ai team di compliance di automatizzare le funzioni di routine, aumentando l’efficienza e la produttività e consentendo al personale di concentrarsi su attività strategiche di valore più elevato.
Come l’automazione promuove programmi di compliance efficaci
La compliance normativa sta diventando sempre più complessa e dipendente dalla collaborazione interfunzionale, con una larga maggioranza di responsabili della compliance che si aspettano maggiori normative a cui adeguarsi nei prossimi due anni. Di conseguenza, le aziende stanno guardando alla tecnologia per farsi carico del peso delle attività manuali. Tradizionalmente, i framework di compliance si sono basati su processi manuali che coinvolgono fogli di calcolo, scartoffie, riunioni e formazione di persona. Questi programmi si basano in larga misura sulla supervisione umana, il che li rende macchinosi, soggetti a errori e difficili da scalare. Inoltre, mancano di coerenza, sono lenti ad adattarsi ai nuovi requisiti e non consentono l’analisi di grandi volumi di dati.
L’automazione di processi e flussi di lavoro, d’altro canto, semplifica le procedure multi-step come l’analisi dei dati, il confronto storico e il rilevamento delle anomalie, avvisando i supervisori quando necessario. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro, migliora la produttività e riduce il rischio di errore umano: secondo uno studio di Deloitte, i risparmi sui costi per processo per le aziende che automatizzano un certo numero di attività core tendono a variare dal 30 al 44%.
Inoltre, l’automazione dei processi e dei flussi di lavoro offre una serie di vantaggi che non solo semplificano i flussi di lavoro per i professionisti della compliance, ma li aiutano anche a soddisfare più facilmente i requisiti normativi, come una maggiore tracciabilità, visibilità in tempo reale, reporting semplificato e sicurezza dei dati migliorata. Ciò consente al personale di concentrarsi su lavori strategici di valore più elevato, come la collaborazione con i vertici aziendali e i dipendenti per promuovere la cultura della trasparenza e dell’integrità.
Come l’automazione dei processi e dei flussi di lavoro influisce sulle funzioni di compliance
Quasi tutti gli ambiti della gestione della compliance possono trarre vantaggio da un certo grado di automazione, con una tecnologia opportunamente configurata che offre diversi vantaggi:
Gestione centralizzata delle attività di compliance. Informazioni frammentate, silos di dati e processi poco chiari impediscono visibilità e comunicazione, favorendo potenzialmente la non conformità involontaria. L’automazione consente ai team di concentrare attività e risorse su un’unica piattaforma, fornendo una panoramica chiara di tutte le funzioni e i processi di compliance per una visibilità completa e un processo decisionale migliorato. Inoltre, l’automazione dei processi e dei flussi di lavoro può fornire percorsi chiari per aderire a quadri normativi quali FCPA, UK Bribery Act e Sapin II.
Flussi di lavoro e processi semplificati. I processi scollegati sono un dispendio di risorse. L’automazione aiuta a semplificare un’ampia gamma di flussi di lavoro, tra cui prestazioni di terze parti, approvazioni, reporting, gestione delle policy e formazione, al fine di garantire che vengano eseguiti in modo accurato e in linea con i processi interni. Ad esempio, l’integrazione dell’automazione conla soluzione di whistleblowing collega le segnalazioni ricevute direttamente con i gruppi di rischio e le aziende pertinenti, assicurando che i professionisti della compliance possano rispondere prontamente e in modo appropriato.
Gestione e comunicazione chiare delle policy. La distribuzione manuale delle policy può portare i dipendenti a non capire quali sono applicabili a loro e dove trovarle. A loro volta, i responsabili della compliance sono tenuti a dedicare tempo alla risposta a domande ripetitive, con scarsa visibilità su chi ha effettivamente avuto accesso a quali policy. Un archivio centrale automatizzato per le policy garantisce che i lavoratori ricevano tempestivamente le informazioni pertinenti, contribuendo a garantire la compliance alle normative e agli standard aziendali e riducendo la probabilità di incidenti di non conformità involontaria. Allo stesso tempo, il personale addetto alla compliance può gestire le conferme delle policy e la segnalazione in modo efficiente, in linea con standard quali IDW PS 980 e ISO 37301.
Reporting strutturato. In qualsiasi momento, le aziende devono essere in grado di segnalare lo stato attuale della loro posizione di compliance. In alcuni casi, il reporting è un obbligo normativo. In altri, può essere richiesto da potenziali clienti, revisori o stakeholder aziendali. Il reporting automatizzato elimina i rischi correlati alla raccolta e all’analisi manuale dei dati e si basa su informazioni costantemente aggiornate, risparmiando al contempo tempo e sforzi preziosi ai team di compliance.
Come automatizzare con successo i processi di compliance
Sono necessari diversi passaggi essenziali per garantire che l’automazione dei processi e dei flussi di lavoro supporti un programma di compliance efficace che sia in linea sia con gli obiettivi organizzativi che con i requisiti normativi:
- Definire i requisiti
Il primo passo è valutare le esigenze specifiche della vostra azienda e identificare i requisiti normativi pertinenti. Ciò implica comprendere il panorama della compliance in cui opera la vostra organizzazione e determinare le aree chiave in cui l’automazione può apportare i maggiori benefici. - Scegliere gli strumenti di automazione più adatti
È importante scegliere strumenti di automazione che si integrino perfettamente con i processi e i sistemi esistenti, poiché ciò consentirà ai dati di fluire da un modulo all’altro e consentirà il recupero delle informazioni da diverse fonti. La tecnologia dovrebbe essere valutata in base alle funzionalità, alla scalabilità, alla facilità di integrazione e alla capacità di essere personalizzata in base ai requisiti specifici dell’organizzazione, nonché alla sua capacità di salvaguardare le informazioni sensibili con misure di sicurezza che soddisfano gli standard di protezione dei dati. - Strutturare un piano di implementazione
Ciò dovrebbe includere tempistiche, responsabilità, una chiara definizione dei ruoli e delle strategie di gestione del rischio per guidare il processo di distribuzione e mantenerlo in carreggiata. La qualità dei dati è anche un aspetto cruciale dell’automazione dei processi e dovrebbero essere elaborati piani per garantire che i dati utilizzati siano accurati, completi, coerenti e aggiornati. - Formare i dipendenti
I dipendenti devono essere guidati su come utilizzare la nuova tecnologia e su come questa possa avvantaggiarli. La formazione dovrebbe riguardare gli aspetti tecnici degli strumenti e il modo in cui supportano gli sforzi di compliance e una cultura di trasparenza aziendale. Per massimizzare il coinvolgimento, i contenuti possono essere forniti in formati interattivi e più brevi, come quiz e questionari, che consentono ai partecipanti di apprendere al proprio ritmo. Dovrebbero essere forniti supporto e risorse continui per affrontare eventuali problemi che si presentano. - Monitorare
Le metriche possono includere risparmi di tempo, una migliore gestione dei documenti di compliance, sanzioni ridotte, maggiore responsabilità dei dipendenti e tempestivo completamento degli obblighi di compliance. La revisione regolare di queste metriche aiuta a valutare l’efficacia dell’automazione e ad apportare le modifiche necessarie.
Quali sono i potenziali ostacoli all’automazione efficace dei processi e dei flussi di lavoro di compliance?
Vale la pena tenere a mente che anche il piano di automazione meglio strutturato può essere soggetto a intoppi e che i grandi cambiamenti non sempre vanno come previsto. Ecco alcune potenziali barriere da tenere d’occhio:
Limiti di budget: Alcune organizzazioni, in particolare quelle più piccole, potrebbero avere dei limiti di budget. I professionisti della compliance possono creare un business case convincente per l’investimento in strumenti di automazione del flusso di lavoro evidenziandone la capacità di aiutare i professionisti qualificati a concentrarsi su attività di alto valore. Allo stesso tempo, la capacità dell’automazione di aiutare le aziende a evitare errori costosi può persino portare a risparmi in futuro riducendo i costi correlati a mediazione, audit e danni alla reputazione. Inoltre, l’investimento in tecnologia di compliance dedicata invia un messaggio forte all’intera organizzazione ponendo la conformità, e una cultura di fiducia e trasparenza, al centro di essa.
Barriere culturali e paura di perdere il lavoro: La resistenza al cambiamento può essere un ostacolo significativo, in particolare quando deriva dal timore che i ruoli umani vengano sostituiti dalle macchine. Programmi di comunicazione e formazione efficaci che sottolineano il valore dell’automazione e come questa possa apportare benefici sia all’organizzazione che ai suoi dipendenti sono fondamentali per promuovere una cultura di adattabilità. Coinvolgere i lavoratori nel processo di implementazione e cercare costantemente il loro feedback e contributo li aiuta anche a sentirsi apprezzati. Gli studi hanno dimostrato che le aziende che raggiungono i loro obiettivi di automazione tendono a concentrarsi sulle persone tanto quanto sulla tecnologia attraverso la formazione dei dipendenti, lo sviluppo delle capacità e soluzioni “human in the loop”.
Pensare che l’automazione possa sostituire l’abilità umana: Invece di sostituire il lavoro dei professionisti della compliance, l’automazione lo potenzia consentendo loro di dedicare le proprie competenze a compiti strategici più complessi. Per essere davvero utile, l’automazione dovrebbe sempre essere bilanciata con la supervisione umana, in particolare nelle aree ad alto rischio. È importante ricordare che le aziende saranno ritenute responsabili dagli enti regolatori per gli errori causati da software obsoleti o mal calibrati, come ha scoperto Apple nel 2019 quando il suo processo di screening di terze parti non è riuscito a identificare un’entità nell’elenco Specially Designated Nationals (SDN) a causa di una variazione ortografica. Le aziende devono garantire che la tecnologia con cui lavorano soddisfi gli standard più elevati e che tutti i processi siano esaminati dal personale addetto alla conformità.
Guardando al futuro con l’elaborazione del linguaggio naturale
La buona notizia è che i progressi nell’intelligenza artificiale, e in particolare nell’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e nei modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM), promettono di migliorare ulteriormente la qualità dei dati e la gestione del rischio. Gli LLM eccellono in attività che richiedono ai computer di “comprendere” il linguaggio umano scritto o parlato, consentendo alla tecnologia di automazione di identificare con maggiore precisione entità individuali, geografiche e organizzative, individuare parole chiave correlate alla compliance o classificare le informazioni come rilevanti per il rischio o non rilevanti per il rischio. Ciò ha il potenziale non solo di migliorare l’efficienza e l’accuratezza dei processi esistenti, ma anche di aiutare le organizzazioni a rimanere all’avanguardia nell’attuale ambiente normativo dinamico.
Un contesto di crescente controllo normativo, progressi tecnologici e preoccupazioni per la sicurezza informatica e l’ambiente sta rendendo l’automazione dei processi e dei flussi di lavoro di compliance sempre più importante. I suoi vantaggi si estendono ben oltre il campo della compliance in sé: nel 2022, il 70% degli intervistati di tutti i settori e le regioni stava sperimentando tecnologie di automazione in una o più funzioni aziendali, con due terzi che citavano miglioramenti nel controllo di qualità e nell’esperienza dei dipendenti insieme a risparmi sui costi. Investire nell’automazione dei processi e dei flussi di lavoro di compliance non dovrebbe essere visto solo come una questione di efficienza operativa, ma come una componente di resilienza aziendale che consente alle aziende di dimostrare il proprio impegno verso la trasparenza, la governance etica e una solida cultura della compliance.
