Dal 2016, tonies vende lettori audio per bambini. Le Toniebox e le relative figure audio, chiamate Tonies, sono diventate rapidamente popolari. L’azienda è cresciuta rapidamente dalla sua fondazione ed è da tempo attiva sul mercato internazionale.

Sebbene tonies conservi molti elementi di una cultura da start-up, era comunque diventato chiaro che erano necessarie linee guida in base alle quali stabilire standard e applicare requisiti normativi ai processi interni. Questi dovevano essere tenuti aggiornati e resi disponibili a tutti i dipendenti, in particolare in un contesto di requisiti normativi in continua evoluzione.

Per affrontare le sfide associate a questo processo, tonies ha optato per Policies come strumento digitale che semplifica la distribuzione e la gestione delle policy aziendali, fornendo al contempo ai dipendenti un accesso diretto a tutte le informazioni necessarie.

In quanto società quotata, tonies si fidava già del servizio di divulgazione di EQS Group e ha optato per un’altra soluzione digitale che permettesse di automatizzare e ottimizzare i processi.

Ci sono voluti circa sei mesi per impostare e attivare Policies all’interno dell’azienda. Per tonies, era importante riflettere attentamente su come distribuire i diritti di accesso al sistema: chi avrebbe ottenuto i diritti per impostare e distribuire nuove policy? Inoltre, il personale responsabile della compliance doveva familiarizzare con il sistema, ovvero come impostare nuove policy, come gestire diverse versioni e come gestire l’archiviazione delle versioni precedenti.

L’implementazione ha comportato una sfida tecnica. L’azienda ha importato i dati degli utenti che sono informati sulle nuove policy direttamente dal suo sistema del personale. EQS Group ha sviluppato un’interfaccia per questo in modo che l’importazione dei dati in Policy funzionasse senza problemi. Durante il lancio, tonies era in contatto regolare con un esperto di EQS Group che rispondeva alle domande sul sistema e monitorava il processo

Mentre si lavorava alla connessione tecnica, tonies ha sviluppato una procedura per comunicare il nuovo sistema ai suoi dipendenti.

Nei mesi precedenti l’entrata in funzione di Policy, tonies ha inviato e-mail evidenziando l’imminente cambiamento e per guidare i dipendenti attraverso la transizione in modo trasparente, passo dopo passo. Una prima e-mail ha spiegato la funzionalità generale di Policies e come semplifica il processo di gestione delle policy sia per i dipendenti che per l’azienda. Una seconda e-mail è entrata più nel dettaglio e ha annunciato una data di messa in funzione di Policies. Di nuovo, qualche tempo dopo, un’altra e-mail ha annunciato che il passaggio a Policies sarebbe avvenuto in concomitanza con la presentazione della prossima policy. Includeva anche le istruzioni per l’accesso al nuovo sistema. Infine, la funzionalità del nuovo sistema è stata spiegata di nuovo in una riunione del personale.