SediPerché Schneider Electric ha scelto EQS Group per la gestione delle liste di insider
Quando, nell’estate del 2016, Delphine Gieux ha assunto l’incarico di segretaria del Consiglio di amministrazione del gruppo quotato in borsa Schneider Electric, il suo primo compito era chiaro: selezionare e implementare una soluzione di gestione per le liste di insider. In quel periodo era entrato in vigore il Regolamento europeo sugli abusi di mercato (MAR), per cui questo compito era di vitale importanza. Schneider Electric è attiva nella distribuzione di energia e nell’automazione industriale. L’azienda, con sede a Rueil-Malmaison vicino a Parigi, impiega circa 140.000 persone in circa 150 paesi.
Il seguente rapporto descrive in dettaglio i progressi compiuti nell’attuazione del progetto e le sfide da affrontare.
Gestione del Registro Insider presso Schneider Electric prima di MAR
Prima di MAR, Schneider Electric gestiva le liste di insider utilizzando Excel. Tuttavia, Excel non consente alle aziende di gestire una cronologia di liste consecutive o di inviare e-mail. Per soddisfare i requisiti del severo MAR, sarebbe necessario registrare i file Excel per ogni cambiamento, cioè quasi quotidianamente.
Delphine Gieux e il suo team si sono avvalsi della ricerca su Internet per avere una panoramica delle soluzioni disponibili. In workshop per le emittenti sull’implementazione del MAR, organizzati regolarmente da istituzioni come l’AFEP (Associazione francese delle imprese private) e l’ANSA (Associazione nazionale delle società per azioni), hanno avuto uno scambio di opinioni con i colleghi sulle pratiche e i fornitori di servizi. In occasione di questi workshop è venuto fuori più volte il nome di EQS Group.
Criteri di selezione per la nuova soluzione gestionale
L’azienda ha confrontato un totale di quattro fornitori e le loro soluzioni. Schneider Electric ha definito i seguenti criteri di selezione:
- Conformità con MAR
- Facilità d’uso
- Supporto/assistenza da parte del fornitore di servizi
- Costi
- Sicurezza dei dati (Il centro di elaborazione dati dovrebbe essere situato in Europa)
Team di progetto efficiente
Alla guida del progetto per Schneider Electric c’era il dipartimento di Delphine Gieux, la segreteria del Consiglio di amministrazione responsabile del diritto borsistico.
Ha lavorato a stretto contatto con il responsabile della protezione dei dati e, naturalmente, con i team IT. Hanno contribuito alla creazione delle liste e alla comunicazione delle nuove modalità di notifica ai loro team.
5 domande per Delphine Gieux
Durante la nostra ricerca ci siamo imbattuti più volte in EQS Group. Anche EQS Insider Manager ha soddisfatto i nostri criteri di selezione durante la ricerca approfondita. Ad esempio, lo strumento era molto più conveniente rispetto ad altre soluzioni. Questo perché l’Insider Manager era già adattato a MAR. Altri strumenti si basavano su regolamenti precedenti/esteri e richiedevano modifiche che avremmo dovuto finanziare.
Nell’ultima fase del setup sono stati necessari alcuni aggiustamenti. Abbiamo scoperto che il nostro firewall era incompatibile, il che ha impedito che le notifiche di EQS Insider Manager venissero recapitate ai destinatari. Non c’è stato alcun back-up e il sistema è stato l’unico strumento di notifica. Dovevamo trovare una soluzione ed era un giorno festivo in Germania. Il team di EQS è venuto in ufficio per lavorare con
i nostri specialisti IT, che hanno sede in tutto il mondo, per risolvere il problema – in tempo reale, nonostante le differenze di fuso orario. Questo dimostra ancora una volta l’impegno e la flessibilità del EQS Group in questo progetto. Il roll-out si è poi svolto senza intoppi.
Per il reparto Risorse Umane avremmo voluto sincronizzare i dati secondo il criterio della “funzione”. La definizione di funzioni sistematicamente rilevanti, con l’aggiornamento automatico del nome, ci è sembrata pertinente e faceva parte delle specifiche. Tuttavia, ciò non è stato possibile per motivi di protezione dei dati, in quanto la piattaforma HR doveva essere isolata dal resto.
Finora abbiamo utilizzato la piattaforma principalmente per inviare notifiche dei periodi di blackout imminenti. Queste notifiche sono rivolte a 600-700 persone che hanno accesso alle informazioni contabili e finanziarie prima che vengano rese pubbliche.
I vantaggi rispetto a Excel sono enormi. La soluzione è più veloce, più facile e più affidabile. Sappiamo con certezza che le persone hanno ricevuto le notifiche. L’invio di e-mail tramite una piattaforma non solo è più efficiente, ma ci avvicina anche all’obiettivo del Gruppo Schneider Electric di digitalizzare i nostri processi!