Gategroup stava affrontando difficoltà persistenti con il suo precedente sistema di whistleblowing. Per i segnalanti, il processo di accesso al sistema era macchinoso e spesso non riuscivano a effettuare nuovamente il login e a dare seguito dopo aver inviato le loro segnalazioni iniziali. Ciò creava problemi per i case manager, in particolare quando erano necessarie informazioni o chiarimenti aggiuntivi per procedere con le indagini.

L’opzione di segnalazione telefonica ha aumentato questo problema. Poiché si basava su messaggi registrati, questi erano spesso inudibili, rendendo difficile per i case manager decifrarne il contenuto.

Per i case manager, il flusso di lavoro era illogico e eccessivamente complicato, richiedendo più passaggi per risolvere i casi. Inoltre, il sistema non era personalizzato per soddisfare le esigenze dell’organizzazione internazionale dell’azienda, il che si aggiungeva alla frustrazione. Queste carenze evidenziavano la necessità di una soluzione più intuitiva e adattabile.

Alla ricerca di un’alternativa migliore, Gategroup ha condotto una gara RFP approfondita, valutando diversi provider di sistemi di whistleblowing.

EQS Integrity Line si è distinto come la scelta migliore. Il suo design intuitivo ha reso il processo di segnalazione semplice. Per i case manager, il sistema ha offerto flussi di lavoro personalizzabili che si integravano perfettamente con le diverse esigenze organizzative di Gategroup.

Un fattore chiave nella decisione è stato il coinvolgimento degli utenti finali, colleghi delle risorse umane e legali, nel processo di valutazione. I loro test pratici hanno rivelato i vantaggi di EQS Integrity Line in termini di semplicità e flessibilità, garantendo che le loro esigenze fossero considerate prioritarie nella selezione finale.

La transizione a un nuovo sistema ha posto potenziali sfide, soprattutto con un processo di whistleblowing attivo già in atto. Per garantire un passaggio senza intoppi, Gategroup ha pianificato un periodo di sovrapposizione di un mese in cui entrambi i sistemi hanno funzionato contemporaneamente. Sebbene il progetto fosse inizialmente pianificato per durare sei mesi, è stato completato in soli due, consentendo il lancio di Integrity Line prima del previsto. Il processo di implementazione con EQS si è rivelato notevolmente fluido, in netto contrasto con le precedenti esperienze con i cambiamenti di sistema. Questa transizione senza intoppi ha consentito al team di concentrarsi immediatamente sulla massimizzazione dei vantaggi del nuovo sistema.

L’adozione di EQS Integrity Line ha portato numerosi vantaggi a Gategroup. I segnalanti ora comunicano più frequentemente, fornendo informazioni di follow-up critiche che in precedenza mancavano. Di conseguenza, Gategroup ha riscontrato un numero maggiore di segnalazioni archiviate in generale. Allo stesso tempo, i case manager hanno scoperto che il loro flusso di lavoro è stato notevolmente semplificato. Il design personalizzato del sistema ha ridotto il tempo necessario per il follow-up dei casi e ha consentito risoluzioni più rapide. Questi miglioramenti hanno migliorato direttamente l’efficacia del processo di whistleblowing di Gategroup.