La Fédération Française de Judo punta all’oro nella Compliance!

Nel piano di implementazione, la FFJ ha definito obiettivi chiari, dando priorità all’adozione rapida di un sistema per gestire ed elaborare in modo efficiente le segnalazioni di whistleblowing, garantendo al contempo la sicurezza dei dati in conformità al GDPR. A tal fine, è stato scelto il modulo Integrity Line, che assicura la gestione sicura e anonima delle segnalazioni. I whistleblower possono accedere a un’interfaccia protetta per comunicare in modo riservato e sicuro con i gestori dei casi, mantenendo l’anonimato se lo desiderano.

Invece di sviluppare uno strumento interno, che avrebbe richiesto risorse significative in termini di tempo, personale e budget, la FFJ ha optato per la piattaforma all’avanguardia di EQS Group, progettata per soddisfare pienamente le esigenze di sicurezza e riservatezza della federazione.

Sebbene la FFJ avesse già strumenti per la gestione della compliance, desiderava professionalizzare ulteriormente i processi, garantire un monitoraggio più rigoroso e formalizzare le procedure in linea con i requisiti dell’AFA. Di conseguenza, la federazione ha integrato ulteriori strumenti per completare il sistema di whistleblowing Integrity Line:

– Approvals, per automatizzare i processi di approvazione relativi a regali, inviti e gestione dei conflitti di interesse.
– Policies, per la gestione delle policy aziendali e delle procedure interne.
– Integrity Hub, un portale centralizzato che consente ai dipendenti di rimanere aggiornati sulle questioni di compliance e accedere a tutte le risorse interne.

L’obiettivo era digitalizzare processi di compliance gestiti manualmente e centralizzare le informazioni, rendendo la gestione e il monitoraggio più efficienti.
Ad esempio, il modulo Policies garantisce l’adesione continua alle politiche aziendali attraverso comunicazioni automatizzate con i dipendenti. Questo sistema facilita la raccolta elettronica del consenso dei dipendenti, traccia indicatori chiave con statistiche dettagliate e formalizza il processo attraverso una chiara traccia documentale – particolarmente utile durante gli audit. Anche in questo caso, la raccolta e il trattamento dei dati personali necessari per queste funzionalità hanno sollevato preoccupazioni sulla protezione dei dati. Tuttavia, con l’adozione di EQS Compliance COCKPIT, la federazione ha ottenuto una sicurezza robusta dei dati e una maggiore trasparenza sul trattamento delle informazioni, rispettando i requisiti del GDPR.