SediCome redigere e gestire le policy aziendali
6 suggerimenti per redigere policy aziendali efficaci
Le policy aziendali sono diventate un must all’interno delle aziende, ma cosa sono precisamente? Come redigerle nel migliore dei modi al fine di essere chiare ai destinatari? Come gestire la loro distribuzione e archiviazione?
Con il termine policy si intende l’insieme di norme e regolamenti imposte all’interno dell’azienda per disciplinare la condotta dei propri dipendenti circa tematiche specifiche di vario genere: dall’utilizzo dei social media, alla privacy, dall’utilizzo della posta elettronica al whistleblowing. Affinché, quindi, i dipendenti abbiano ben presente cosa devono rispettare, è buona norma redigere delle policy aziendali che coprano il più possibile tutte le casistiche nelle quali un dipendente può trovarsi, così da evitare errori ed essere cosciente su quanto sta facendo.
Troppo spesso, però, queste policy interne sono ricche di termini legali, regolamenti e restrizioni, che non riescono a motivare e coinvolgere i dipendenti risultando così insensate ed inefficaci. Ecco alcuni suggerimenti per elaborare policy coerenti e coinvolgenti che avranno un impatto positivo non solo per l’azienda, ma anche per i destinatari stessi:
1. Spiegare lo scopo della policy
Create fiducia tra la vostra azienda e i dipendenti assicurandovi che tutti comprendano lo scopo della policy. Perché è necessaria la policy? Spiegate in modo inequivocabile quale valore apporta alla vostra azienda.
2. Evitare gergo tecnico e complesso
Assicuratevi di utilizzare una formulazione precisa che ogni dipendente capirà. Evitate il gergo legale o tecnico. Usate frasi brevi e semplici affinché il significato venga comunicato in modo chiaro e semplice.
3. Usare esempi reali
Spiegate quali sono i comportamenti accettabili e inaccettabili sul posto di lavoro usando esempi della vita reale. Questi esempi dovrebbero essere adattati al lavoro quotidiano della vostra azienda e affrontare i rischi reali.
4. Definire l’ambito della policy
Identificate quali dipendenti devono rispettare la policy e quali invece sono esclusi. Se le persone o i gruppi sono esclusi, assicuratevi che siano definiti con precisione per evitare qualsiasi malinteso in futuro. È importante controllare che solo ai dipendenti interessati venga chiesto di leggere le policy.
5. Definire e comunicare le conseguenze delle violazioni
Una policy aziendale è efficace solo se definisce chiaramente le conseguenze per i dipendenti in caso di mancato rispetto. Chiarite come dovrebbero agire i dipendenti se vedono che si verificano violazioni interne.
6. Evitare le restrizioni
Dovrebbero essere evitate formulazioni negative e restrizioni severe. Formulate le vostre policy come aspettative positive, mostrando così ai dipendenti che avete fiducia in esse.
Imparate a gestire in modo efficiente le politiche aziendali durante tutto il loro ciclo di vita
Come semplificare la gestione delle policy
Ogni azienda ha attivato al suo interno un’ampia varietà di policy, ad esempio le linee guida per la salute e la sicurezza sul lavoro o le policy sulla protezione dei dati. Spesso, tuttavia, queste policy sono obsolete e raramente vengono lette dai dipendenti. Eppure, le policy dovrebbero ridurre significativamente i rischi aziendali.
Evitare sanzioni amministrative e penali
Le aziende di tutto il mondo mirano a ridurre al minimo i rischi aziendali ai quali vanno incontro, al fine di preservare la propria reputazione e tutelarsi da eventuali danni finanziari. A causa dell’aumento della complessità normativa, inoltre, aziende e organizzazioni ricorrono a policy e procedure aziendali per garantire lo svolgimento dell’attività a norma di legge. Questi documenti definiscono quali sono le regole da rispettare internamente e devono essere compresi e rispettati da tutti i dipendenti. Solamente nel momento in cui ogni dipendente è a conoscenza e rispetta le regole dell’azienda, infatti, questa sarà efficacemente tutelata.
La complessità delle policy è in aumento
Darsi delle regole sembra semplice, eppure è un tema estremamente complesso: grandezza dell’azienda, numero di Paesi in cui opera, cambiamenti normativi a livello nazionale e internazionale sono solo alcune delle variabili che i/le Compliance Officer devono osservare nello stilare delle policy ad hoc.
In assenza di un sistema centrale per la gestione di tali policy e dei relativi processi di lavoro (quali approvazione, aggiornamento, ecc.), spesso si trovano in circolazione policy obsolete, incoerenti o non autorizzate. Ciò inficia il grado di comprensione e, di conseguenza, la messa in atto del contenuto delle stesse.
Le aziende devono poter dimostrare che i dipendenti sono a conoscenza delle policy aziendali e ne comprendono il contenuto.
Il processo delle policy
Nell’implementazione di un nuovo sistema di policy management, è fondamentale adottare standard e linee guida comuni per tutte le policy, al fine di dare vita a un sistema di controllo organico. Di seguito trovate gli step principali per rivedere o implementare le vostre policy aziendali.
Il processo delle policy aziendali
1. Creazione di standard e modelli
Come primo passo, suggeriamo di creare un modello standard di stesura delle vostre policy, che comprenda delle linee guida chiare in merito a stile redazionale, layout, struttura, lunghezza e target. Questo sarà la base per tutte le vostre procedure future. Un’idea in più, inoltre, è quella di creare una policy dedicata proprio all’implementazione di nuove procedure aziendali, così da scongiurare errori o variazioni rispetto allo standard. Si consiglia, infine, di rivedere tutte le policy esistenti utilizzando i nuovi modelli.
Per quanto riguarda il contenuto – come per ogni altro testo normativo – è importante includere fonti e altri riferimenti esterni: assicuratevi, quindi, che le vostre policy includano direttive e standard di settore aggiornati.
2. Revisione e approvazione
Terminata la stesura del testo, si passa quindi alla fase della revisione e della sua approvazione. Questa deve coinvolgere tutti i referenti dei team di riferimento e deve essere documentata in dettaglio. Particolare attenzione va posta su stile e contenuti delle policy: sono comprensibili per il nostro target? I messaggi sono chiari e dettagliati? Per poter entrare in vigore, infine, la policy necessità dell’approvazione finale dei vertici aziendali.
3. Comunicazione
È ora il momento di comunicare la nuova policy a tutti gli interessati (dipendenti, clienti, fornitori). Ma un semplice invio non basta: la maggioranza delle policy necessita di una conferma di presa visione da parte dei singoli. Grazie alle moderne tecnologie, è oggi possibile digitalizzare questo processo, inviando i testi automaticamente ai destinatari di riferimento, sollecitando i feedback e raccogliendo le conferme.
4. Controllo e aggiornamento
La gestione delle policy è un processo continuo. Di conseguenza, vi consigliamo di rivedere regolarmente ciascuna policy per verificarne l’efficacia e l’accuratezza. Nel caso fosse necessaria una revisione, occorre ripetere tutti gli step visti in precedenza, partendo dal modello di policy da voi precedentemente preparato.
5. Come i sistemi di gestione delle policy digitali possono aiutarvi
Per elaborare le politiche interne in modo efficiente, è essenziale un sistema di gestione digitale del lavoro. Aiuta a mantenere una visione d’insieme e a risparmiare tempo.
1. Centralizzare la gestione
Uno strumento di gestione delle policy digitali gestisce centralmente tutte le policy rilevanti per i vostri dipendenti, nonché la documentazione degli standard e dei processi. Ciò consente di tenere traccia di tutti i documenti in qualsiasi momento. È inoltre possibile collegare le policy tra loro o inserire categorie. La gestione centralizzata non è vantaggiosa solo per i responsabili. Inoltre, rende più facile per i dipendenti trovare la policy che stanno cercando.
2. Uniformare il processo di creazione
Memorizzando i modelli in un sistema di gestione delle policy, è possibile standardizzare la struttura e il layout di tutte le policy. La gestione dei ruoli e delle autorizzazioni semplifica inoltre la collaborazione tra tutti coloro che partecipano alla creazione delle policy (ad esempio proprietari, autori e approvatori).
3. Raggiungere tutti i dipendenti con un solo clic
Uno strumento di gestione delle policy digitali semplifica l’invio delle policy ai dipendenti nuovi ed esistenti. Una volta che un dipendente ha letto e compreso la policy, può facilmente confermare all’interno del sistema. Una connessione al vostro sistema HR assicura che i dati dei vostri dipendenti siano sempre aggiornati.
4. Risparmio di tempo grazie all’automazione
La gestione manuale delle policy è possibile, ma richiede tempo. È possibile utilizzare un sistema di gestione delle policy per automatizzare le versioni e l’archiviazione delle policy. I promemoria automatici possono anche essere memorizzati nel sistema. Ad esempio, è possibile inviare promemoria ai dipendenti che non hanno ancora letto e confermato una policy. È anche possibile impostare promemoria per aggiornare le policy a intervalli regolari.
5. Misurare e aumentare l’efficacia
Con il software di gestione delle policy è possibile creare rapporti completi e a prova di audit sui tassi di conferma delle policy con la semplice pressione di un pulsante. Migliorate la comprensione della politica da parte dei vostri dipendenti (e di conseguenza il tasso di conformità) aggiungendo materiale formativo aggiuntivo, come tutorial o video, al sistema di gestione.
Un sistema di gestione digitale supporta i responsabili in ogni fase del ciclo di vita delle policy. In questo modo si risparmia tempo e si migliora la qualità.
Conclusione
Seguite questi 6 suggerimenti per scrivere le vostre policy interne per assicurarvi che i vostri dipendenti siano coinvolti e aderiscano alle policy.
Inoltre, raccomandiamo di implementare un processo di creazione delle policy ben strutturato poiché anche le migliori policy sono efficaci solo se riviste periodicamente. Il modo più semplice per gestirlo è utilizzare un sistema di gestione delle policy digitali.
