SediRidurre la non compliance attraverso un cambiamento comportamentale efficace
Molti programmi di compliance tradizionali, che includono manuali, sessioni di formazione e sistemi di promemoria, si basano su percezioni superate di come le persone si comportano e perché – e spesso non riescono a influenzare il comportamento reale.
Un dirigente offre a un dipendente pubblico un regalo di Natale senza richiedere l’approvazione preventiva. Un operatore logistico paga una piccola somma a un funzionario doganale per accelerare il processo di sdoganamento, ritenendola una spesa legittima. Un assistente amministrativo getta documenti sensibili nel cestino anziché utilizzare il distruggidocumenti.
Questi sono esempi di non conformità sul posto di lavoro, accomunati da un aspetto: con tutta probabilità, non sono intenzionali. Ciò illustra la natura complessa delle sfide che i team di compliance devono affrontare per garantire il rispetto delle normative e degli standard aziendali. Sebbene gli atti di non conformità possano avere conseguenze costose e severe, raramente sono dettati dall’intento di ignorare attivamente le regole.
Comprendere meglio i comportamenti umani che si celano dietro questi episodi e adottare interventi informati da principi comportamentali può aiutare le aziende a promuovere una cultura aziendale in cui la compliance diventi un’abitudine naturale.
La realtà dietro la formazione sulla compliance
Nel 2023, le aziende statunitensi hanno speso 101,8 miliardi di dollari per la formazione dei dipendenti. La formazione tradizionale viene generalmente condotta in gruppi numerosi, in orari prestabiliti, guidata da un istruttore e valutata prima che i partecipanti abbiano avuto il tempo di applicare ciò che hanno appreso. Una formazione inefficace non solo rappresenta uno spreco di denaro, ma non soddisfa nemmeno le aspettative normative. Ad esempio, il Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti (DOJ) richiede che le aziende valutino “il grado in cui la formazione influisce sul comportamento o sulle operazioni dei dipendenti”.
La ricerca dimostra che tendiamo ad apprendere meglio al nostro ritmo, nel nostro tempo e “facendo”, piuttosto che ascoltando o leggendo. I programmi di formazione basati sulla scienza comportamentale includono percorsi di apprendimento personalizzati, applicazione pratica dei concetti, feedback frequenti e strategie di rinforzo per garantire un cambiamento comportamentale. Inoltre, organizzano le informazioni in modo accessibile. Creare un archivio centralizzato di flussi di lavoro e policy sulla compliance può ridurre significativamente le possibilità che i dipendenti violino inconsapevolmente le regole.
In generale, meno barriere ci sono per la compliance, più è facile per i lavoratori rispettare le regole. Oltre alla mancanza di informazioni (o alla loro difficile reperibilità), anche i processi poco chiari sono una delle principali cause di non conformità. Discutere apertamente delle ragioni dietro le regole e dei benefici che apportano può favorire una maggiore accettazione, stimolando una comprensione più profonda e una cultura della compliance motivata dal senso di scopo piuttosto che dall’autorità.
Coltivare una cultura della compliance
Una “cultura della compliance” si riferisce a un ambiente in cui l’adesione alle normative e alle policy interne è profondamente integrata nelle operazioni quotidiane e nella mentalità di tutti i membri. Piuttosto che seguire le regole per paura delle conseguenze, i dipendenti lo fanno perché credono realmente di agire nel modo giusto, con la compliance vista come una responsabilità collettiva. Una cultura della compliance promuove trasparenza, integrità e responsabilità, che diventano valori fondamentali, non solo requisiti normativi.
Attuare un cambiamento significativo a livello organizzativo non è semplice. La leadership senior deve dare il buon esempio, mentre i manager intermedi devono garantire che le procedure stabilite vengano seguite in tutta l’organizzazione. Per rendere chiare le aspettative aziendali in termini di comportamento, è essenziale offrire programmi di formazione completi, adattati ai diversi ruoli e responsabilità. I dipendenti devono sentirsi a loro agio nel segnalare preoccupazioni, attraverso canali chiari per riportare problemi e avviare discussioni, suggerimenti e feedback. Altri passi informati da principi comportamentali per implementare una cultura della compliance includono:
- Semplificare i processi: Processi ben progettati sono più facili da seguire. Analizzare e identificare punti critici o complessità può fare la differenza.
- Incorporare “spinte comportamentali” (nudges): Una “spinta” è un intervento sottile che influenza le decisioni senza limitare le scelte, sfruttando suggerimenti indiretti e rinforzi positivi per guidare il comportamento in modo prevedibile.
- Fornire feedback in tempo reale: Un feedback immediato consente ai dipendenti di correggere azioni non compliant sul momento, favorisce l’engagement e aumenta la consapevolezza generale delle questioni di conformità.
Queste strategie devono essere adattate alle dinamiche culturali dell’organizzazione. Ogni azienda è diversa e gli approcci devono essere modellati su esigenze specifiche. I programmi di compliance di successo non solo mirano a ridurre le barriere alla conformità e a promuovere la trasparenza, ma sono anche regolarmente valutati e aggiornati.
Misurare il cambiamento comportamentale nell’organizzazione
Contrariamente a quanto si pensa, la cultura aziendale è misurabile. Valutare la cultura della compliance di un’organizzazione e agire sui risultati rafforza la posizione dell’azienda in caso di indagini. Monitoraggio e revisione sono raccomandati dal Bribery Act nel Regno Unito, dalla legge Sapin II in Francia e dal Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) negli Stati Uniti, che sottolineano che il DOJ e la SEC considerano positivamente gli sforzi per migliorare i programmi di compliance.
Misurare la cultura organizzativa è complesso, ma si possono adottare metodi come:
- Analisi dei tassi di retention: Esaminare il turnover per identificare schemi legati a demografia, responsabilità o anzianità che potrebbero indicare problemi sistemici.
- Sondaggi tra i dipendenti: Indagini regolari possono monitorare il sentiment dei dipendenti nel tempo, ponendo domande sulle esperienze di comportamento non etico o pressione a compromettere gli standard.
- Misurazione degli eNPS: L’Employer Net Promoter Score può indicare il livello di engagement e fedeltà dei dipendenti, utile per valutare l’ambiente di compliance.
- Analisi dei dati sui whistleblower: le segnalazioni interne possono individuare tendenze, come preoccupazioni ricorrenti o ritorsioni, per valutare le risposte dell’organizzazione.
Un mix di approcci qualitativi e quantitativi è raccomandato. Ad esempio, i colloqui di uscita possono essere confrontati con i dati sui tassi di retention per raccogliere informazioni su eventuali episodi di cattiva condotta osservati dal dipendente o sulle ragioni del suo abbandono. Inoltre, un piano di monitoraggio efficace deve includere obiettivi a breve, medio e lungo termine, la raccolta di dati accurati e una documentazione meticolosa delle attività di compliance. Automatizzare i flussi di lavoro con software come EQS Compliance Cockpit può semplificare la raccolta dei dati, identificare tendenze e documentare gli sforzi di compliance, riducendo il rischio di errori umani.
Sfruttare la tecnologia per una compliance efficace
Influenzare il comportamento umano non si limita a fornire le informazioni giuste, ma richiede anche la creazione di un ambiente che incoraggi naturalmente comportamenti compliant, riducendo così gli atti di non conformità intenzionali o involontari. I responsabili della compliance hanno un ruolo chiave nel guidare questo approccio multifattoriale, garantendo che le organizzazioni operino all’interno dei quadri normativi.
EQS Compliance COCKPIT può supportare la creazione di una cultura aziendale orientata alla compliance facilitando la comunicazione attraverso processi di segnalazione sicuri, una gestione centralizzata e intuitiva delle policy, flussi di lavoro semplificati e un monitoraggio continuo. Questo non solo aiuta le aziende a rispettare i requisiti normativi, ma promuove anche un ambiente di lavoro caratterizzato da comprensione, rispetto e fiducia.
