Programma di compliance efficace: L’importanza dei dati

La raccolta e il trattamento dei dati sono al centro dell’automazione dei processi. L’automazione semplifica notevolmente i compiti di compliance, comportando significativi risparmi di costi e tempo. Ad esempio, immaginate l’efficienza di inviare policy aggiornate a tutti i dipendenti con un solo clic o di automatizzare le approvazioni di regali e inviti. Questo consente ai team di compliance di allocare meglio le risorse, concentrandosi sulle aree ad alto rischio e facilitando le indagini e i processi di rimedio.

Prendiamo l’esempio del whistleblowing, in particolare con l’entrata in vigore della Direttiva europea sul Whistleblowing. Immaginate uno scenario in cui più segnalazioni rivelano una tendenza preoccupante di malversazioni finanziarie in una particolare area. Con tali intuizioni, i professionisti della compliance possono rapidamente prioritizzare le indagini e gli sforzi per rimediare alla questione, assicurando una risposta mirata a questi problemi ad alto rischio. Durante questo periodo, i team di compliance possono avere la certezza che gli avvisi di ricezione automatici per altre segnalazioni vengono inviati come richiesto dalla direttiva.

Questo approccio basato sulla gestione dei rischi segna una transizione da un elenco di controllo di compliance rigido e universale a una strategia che identifica e affronta i rischi in base al loro potenziale impatto. Piuttosto che disperdere le risorse su tutte le minacce possibili, questo approccio consente alle organizzazioni di concentrarsi sulla mitigazione dei rischi più significativi, rafforzando così l’efficacia e la resilienza complessiva della compliance.

I processi basati sui dati stanno diventando sempre più integrati nelle linee guida di compliance a livello globale. Prendiamo, ad esempio, la “Valutazione dei programmi di conformità aziendale” del Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti, che evidenzia tre domande fondamentali che l’agenzia pone riguardo al programma di compliance di un’azienda durante l’indagine su comportamenti scorretti. I dati giocano un ruolo chiave in ciascuna di esse.

In particolare, questa legislazione include le entità straniere che potrebbero essere soggette a un’indagine del DoJ.

Il programma di compliance dell’azienda è ben progettato?

Al centro dell’efficacia della compliance si trova la sua progettazione. Strutturando strategicamente il vostro programma, vi assicurate che si allinei perfettamente con le esigenze della vostra azienda. Integrare i dati nel vostro quadro di compliance fin dall’inizio è un modo cruciale per farlo. Il monitoraggio continuo dei dati e delle metriche chiave in tempo reale rappresenta un cambiamento significativo rispetto agli approcci tradizionali basati su controlli “a casella”.

Il programma viene applicato con sincerità e in buona fede?

Anche il programma di conformità meglio progettato può fallire se la sua implementazione è carente, sotto-dotata o inefficace. I processi automatizzati, come menzionato in precedenza, giocano qui un ruolo cruciale, liberando il team di conformità per gestire le aree ad alto rischio. Il Dipartimento di Giustizia (DoJ) sottolinea anche l’importanza dell’impegno della direzione verso la conformità, con il memorandum Monaco che suggerisce alle aziende di collegare la conformità alla retribuzione dei dirigenti. Le metriche dei dati servono come fondamento per queste valutazioni.

Il programma di compliance dell’azienda funziona nella pratica?

Sebbene un programma di compliance ben progettato e implementato in buona fede sia essenziale, non significa nulla se non funziona nella pratica. Un modo per misurarlo è adottare un approccio “dashboard unica”, offrendo una visione completa del vostro panorama di compliance. Questo vi consente di monitorare metriche critiche come il numero di segnalazioni di whistleblowing ricevute e la tempestività delle indagini, così come l’impegno dei dipendenti verso le policy aziendali.

Inoltre, un programma di conformità efficace è oggetto di revisioni e adattamenti regolari, integrando nuovi dati e strumenti per un miglioramento continuo. Il monitoraggio obiettivo basato sui dati facilita l’identificazione rapida delle aree che necessitano di miglioramenti, superando le prospettive ottenute dalle valutazioni sporadiche.