Perché non usare i fogli di calcolo per gestire le terze parti
Come liberarsi dai processi manuali per migliorare la gestione dei fornitori di terze parti
I fogli di calcolo vengono utilizzati in azienda per gestire dati generali e di base, ma quando si tratta di gestione del rischio delle terze parti (TPRM), i loro limiti sono evidenti. Man mano che le organizzazioni crescono e le relazioni con i fornitori si moltiplicano, sia in numero che in complessità, l’approccio tradizionale basato su fogli di calcolo e documentazione manuale diventa sempre più problematico.
Per anni, le aziende – sia di piccole che grandi dimensioni – hanno dovuto fare affidamento su fogli di calcolo per monitorare le relazioni commerciali, gestire la documentazione di compliance e valutare i rischi delle terze parti. Si tratta di un approccio nato dalla familiarità e dalla comodità — dopotutto, quasi tutti sanno come usare Excel (almeno fino a un certo punto!). Ma man mano che le aziende crescono, questi strumenti di base iniziano a cedere sotto il peso dei requisiti di compliance complessi.
Consideriamo cosa accade quando la vostra azienda cresce: i fogli di calcolo si moltiplicano nei vari dipartimenti, il controllo delle versioni diventa caotico e non si comprende quali sono gli aggiornamenti sui vari file. Il questionario del fornitore che avete aggiornato la settimana scorsa? Il vostro collega sta lavorando su una versione obsoleta. La valutazione del rischio che il vostro team ha documentato con cura? È sepolta nella casella e-mail di qualcuno, allegata a un messaggio con oggetto “FW: FW: FW: Revisione terze parti”.
I problemi di integrità dei dati si insinuano attraverso errori innocenti—una cella errata, una formula cancellata o errori di inserimento manuale dei dati. Nel frattempo, il vostro team IT e legale solleva giustamente preoccupazioni riguardo la memorizzazione di informazioni sensibili sulla compliance in file che possono essere facilmente duplicati, condivisi o accessibili senza una corretta autorizzazione. Gli stessi strumenti destinati a ridurre il rischio sono diventati vettori di rischio.
Quale potrebbe essere una soluzione migliore?
Le frustrazioni nella gestione della compliance basata su fogli di calcolo non sono solo fastidiose — sono anche inutili. Le soluzioni di gestione dei rischi legati alle terze parti moderne e realizzate ad hoc affrontano questi punti critici offrendo un framework strutturato per gestire al meglio delle relazioni con i fornitori.
Alla base, una soluzione efficace crea un repository centralizzato dove tutte le informazioni sulle terze parti risiedono e si evolvono. Questa fonte unica di verità elimina la confusione causata da più fogli di calcolo in conflitto e catene di email disordinate, assicurando che tutti lavorino con le stesse informazioni accurate e aggiornate. Quando un membro del team aggiorna la certificazione di sicurezza di un fornitore o una valutazione del rischio, tale informazione è immediatamente visibile a tutti gli utenti autorizzati.
La digitalizzazione trasforma i noiosi processi manuali in flussi di lavoro efficienti. Invece di monitorare manualmente le date di scadenza per le certificazioni dei fornitori, il sistema invia notifiche automatiche quando le scadenze sono imminenti. Anziché inviare via email fogli di calcolo e questionari per approvazioni, i flussi di lavoro digitali indirizzano le valutazioni alle persone giuste al momento giusto.
La collaborazione diventa fluida quando la compliance non è intrappolata in fogli di calcolo isolati. Questa visibilità trasversale abbatte le barriere informative che solitamente affliggono le organizzazioni dipendenti dai fogli di calcolo.
I flussi di lavoro digitali dovrebbero semplificare i processi di routine, come le notifiche quando le politiche o i documenti assicurativi dei fornitori devono essere rinnovati. I dashboard forniscono una visione chiara e immediata del panorama del rischio delle terze parti. Questa visibilità è cruciale mentre le aziende affrontano un crescente scrutinio normativo riguardo alle relazioni con i fornitori.
Il business case per l’aggiornamento
Una soluzione centralizzata per la gestione del rischio delle terze parti va ben oltre la semplice convenienza; offre vantaggi tangibili che rinforzano la resilienza e la posizione competitiva dell’organizzazione.
Maggiore efficienza e riduzione dei costi
I flussi di lavoro digitali eliminano i compiti manuali ripetitivi, riducendo il carico amministrativo e liberando i team per concentrarsi su attività più strategiche e orientate al valore. Con una fonte unica di verità, gli errori diminuiscono, risparmiando tempo che altrimenti verrebbe speso a correggere errori e rincorrere informazioni.
Un responsabile della compliance che prima passava ore a riconciliare informazioni contrastanti sulle terze parti può ora deviare quella stessa energia per sviluppare framework di gestione del rischio più robusti. Il team di approvvigionamento che prima rincorreva la documentazione può concentrarsi sulla negoziazione di contratti migliori e sulla costruzione di relazioni più forti con i fornitori.
Diligenza mirata dove conta
Un sistema strutturato consente alle aziende di valutare i rischi delle terze parti in modo più strategico. Assegnando profili di rischio unici, i team possono prioritizzare i propri sforzi di due diligence, concentrandosi sui fornitori ad alto rischio o sulle terze parti più impattanti. Ciò porta a decisioni più informate, a una migliore allocazione delle risorse e, in ultima analisi, a una gestione del rischio delle terze parti più efficace.
Invece di trattare tutti i partner commerciali con lo stesso livello di scrutinio, impegno di tempo e costi di due diligence, le organizzazioni possono implementare un approccio basato sul rischio che concentra le risorse dove sono più necessarie. Le terze parti potenzialmente più rischiose riceveranno valutazioni complete, mentre le relazioni a basso rischio saranno sottoposte a revisioni adeguatamente efficaci. Questo approccio mirato garantisce che risorse minime per la compliance generino la massima protezione.
Evitare fallimenti costosi nella compliance
Le multe normative e i danni reputazionali derivanti da fallimenti nella compliance possono essere costosi. Una soluzione centralizzata TPRM aiuta le aziende a stare al passo con le normative in evoluzione garantendo dati accurati, tracce chiare delle attività e una proattiva mitigazione del rischio. Riducendo la probabilità di non compliance, le aziende non solo si proteggono da sanzioni finanziarie, ma costruiscono anche fiducia con clienti, investitori e autorità di regolamentazione.
Il processo decisionale migliora grazie a dati affidabili e accessibili. Quando i dirigenti possono visualizzare rapidamente il profilo di rischio del loro ecosistema di terze parti tramite dashboard intuitive, prendono decisioni più informate sulla selezione dei fornitori, il rinnovo dei contratti e le strategie di mitigazione del rischio. Il lavoro a tentativi e le informazioni incomplete che spesso guidano le decisioni nelle organizzazioni dipendenti dai fogli di calcolo lasciano il posto a intuizioni basate sui dati.
Preparazione normativa come risultato naturale
Man mano che l’attenzione normativa sulle relazioni con le terze parti aumenta in tutti i settori, le organizzazioni con sistemi TPRM strutturati possono dimostrare con fiducia la diligenza necessaria. Ogni volta che è necessario dimostrare una metodologia di programma difendibile, la traccia delle attività è chiara, completa e facilmente accessibile—non dispersa in decine di fogli di calcolo e thread di email.
Oltre i fogli di calcolo: Un approccio strategico
Passare dai fogli di calcolo a una soluzione digitale dedicata rappresenta un cambiamento significativo, ma non deve essere visto come un qualcosa di complesso. Un approccio pensato e graduale può rendere il processo gestibile anche per le piccole e medie aziende con risorse limitate.
Iniziate definendo chiaramente quali problemi state cercando di risolvere. I problemi di controllo delle versioni sono il vostro principale punto dolente? Avete bisogno di maggiore visibilità nelle valutazioni del rischio? Siete preoccupati di dimostrare la compliance normativa? Comprendere le vostre sfide specifiche vi aiuterà a selezionare una soluzione che risponda alle vostre esigenze più urgenti.
Coinvolgete i responsabili di vari dipartimenti nel processo di selezione. Cercate interfacce intuitive che richiedano una formazione minima — più l’esperienza sarà simile ai fogli di calcolo, più facile sarà la transizione.
Lo strumento ideale non esiste in isolamento, ma si integra con i sistemi di gestione contrattuale, le piattaforme di approvvigionamento e altre applicazioni aziendali. Questa integrazione elimina l’inserimento duplicato dei dati e crea una visione più coerente delle relazioni con i fornitori.
Pianifica con cura la migrazione dei dati. Passare dai fogli di calcolo a un sistema strutturato offre un’opportunità eccellente per pulire e standardizzare i dati sulle terze parti. Dedica del tempo per rivedere le informazioni esistenti, stabilire tassonomie coerenti e garantire che tu stia partendo con dati accurati. Un approccio di implementazione graduale, a partire dai fornitori più critici, renderà questo processo più gestibile.
Con una supervisione del rischio integrata, soglie configurabili e questionari, EQS Third Parties ti consente di valutare e mitigare proattivamente i rischi delle terze parti. Il monitoraggio continuo delle terze parti automatizzato per sanzioni, liste di controllo, PEP e media negativi ti permette di identificare e agire su segnali di allarme prima che diventino passività. L’onboarding delle nuove terze parti è efficiente e la collaborazione tra team e dipartimenti è senza attriti, mantenendo i team allineati con accesso in tempo reale ai dati critici per decisioni informate e difendibili.
Progettato per la facilità d’uso, EQS Third Parties offre un facile trasferimento dai tuoi fogli di calcolo a un’interfaccia che richiede una formazione minima. I dashboard personalizzati forniscono una supervisione chiara, mentre la tariffazione modulare ti consente di scalare la gestione delle terze parti in modo efficiente—senza superare il tuo budget.
Una strada migliore per il futuro
L’approccio dei fogli di calcolo alla gestione della compliance è come cercare di costruire una base solida su sabbia mobile—disorganizzato, dispendioso in termini di tempo e, alla fine, insostenibile man mano che la tua azienda cresce. Le informazioni critiche vengono sparse in più file, gli aggiornamenti manuali rallentano tutto e i dettagli importanti sfuggono.
Una soluzione TPRM centralizzata porta ordine nel caos, assicurando che tutti i dati sulle terze parti, le valutazioni del rischio e le mitigazioni risiedano in un unico posto sicuro e facile da gestire. Con processi digitalizzati e semplificati che risparmiano tempo e risorse—tutto all’interno di un’interfaccia familiare e facile da usare e supportata dalla sicurezza dei dati—il tuo team può passare dalla manutenzione amministrativa alla gestione strategica del rischio—proprio dove dovrebbe essere.
