Il potere di una piattaforma di compliance digitale integrata

A un certo punto del percorso di crescita di ogni azienda, i limiti di Excel diventano lampanti. Questo non significa sminuire la brillantezza dei fogli di calcolo: rimangono uno strumento prezioso in molti contesti. Tuttavia, quando si tratta di gestire un programma di compliance, Excel non è all’altezza. Indipendentemente dal livello di maturità della vostra organizzazione, i/le Compliance Officer spesso si trovano alle prese con numerosi punti dolenti:

• Raccogliere e analizzare grandi volumi di dati in Excel può essere opprimente, con conseguenti prestazioni lente.
• Non esiste un audit trail in Excel, il che rende il processo di reporting molto più complesso e rischioso.
• La funzionalità di automazione è limitata, con molti aggiornamenti manuali e un monitoraggio che richiede tempo e risorse.
• Sono necessari tempo e risorse significativi per formare il personale all’uso di funzioni Excel complesse.

Queste sfide sottolineano la necessità di una soluzione più unificata e personalizzata. Excel potrebbe essere stato un tempo un compagno fedele, ma è ora di una nuova era di gestione della compliance se la resilienza aziendale è l’obiettivo finale.

Le autorità di tutto il mondo richiedono programmi di compliance efficaci, spesso trattando il “programma di compliance” come un concetto unico e definitivo. Un esempio lampante è il Evaluation of Corporate Compliance Programs del Dipartimento di Giustizia statunitense, in cui le domande chiave poste alle organizzazioni sono:

1. Il programma di compliance aziendale è ben strutturato?
2. Il programma viene applicato seriamente e in buona fede? In altre parole, il programma è adeguatamente dotato di risorse e abilitato a funzionare in modo efficace?
3. Il programma di compliance aziendale funziona nella pratica?

Per soddisfare queste e altre aspettative normative globali, una piattaforma digitale integrata diventa essenziale. Una piattaforma di compliance

digitale integrata come EQS Compliance COCKPIT offre una moltitudine di vantaggi. Consolida tutte le attività in una piattaforma centralizzata, migliorando l’efficienza operativa, aumentando la visibilità e supportando un migliore processo decisionale. Automatizza i flussi di lavoro, semplifica la gestione delle autorizzazioni e i processi di reporting. La piattaforma dà priorità alla sicurezza dei dati con misure di sicurezza all’avanguardia e i più elevati standard di protezione dei dati in Europa. Sfruttando l’intelligenza artificiale, il COCKPIT ottimizza i processi di compliance identificando efficienze e modelli. Ad esempio, il nostro chatbot basato sull’intelligenza artificiale, Policy Buddy, utilizza il panorama delle policy aziendali esistenti per rispondere alle domande di compliance dei dipendenti. Inoltre, la nostra soluzione di whistleblowing, Integrity Line, utilizza l’intelligenza artificiale per riassumere e categorizzare le segnalazioni ricevute, migliorando le capacità di analisi e fornendo una panoramica più chiara. I nostri clienti vedono un ROI significativo automatizzando e semplificando i processi e sfruttando l’intelligenza artificiale. Investire in una piattaforma di compliance digitale integrata può sembrare costoso inizialmente, ma è un modo per rendere la vostra organizzazione più efficiente e generare significativi risparmi a lungo termine.

Questi risparmi, considerando che i costi di non conformità per un’organizzazione sono stimati in media in 14 milioni di dollari, si estendono oltre le multe e le spese legali per includere interruzione dell’attività, perdita di fatturato, perdita di produttività e danni alla reputazione. Inoltre, man mano che la vostra attività cresce, gestire maggiori richieste e rischi normativi diventa inevitabile. Una piattaforma unificata consente l’integrazione senza soluzione di continuità di moduli software aggiuntivi per soddisfare queste richieste e rischi. La nostra roadmap di prodotto in corso include piani per ulteriori miglioramenti nell’intelligenza artificiale e nell’automazione, funzionalità che hanno già mostrato un significativo ritorno sull’investimento per i nostri clienti. Questa roadmap descrive in dettaglio come adattiamo continuamente questi moduli in base al feedback dei clienti e ai requisiti normativi in evoluzione. Inoltre, la nostra piattaforma di compliance digitale integrata è altamente flessibile e può adattarsi senza soluzione di continuità a vari settori e ambienti normativi. Che la vostra organizzazione sia piccola, media o grande, che operi in un settore regolamentato o non regolamentato, la nostra piattaforma può essere adattata per soddisfare le vostre esigenze specifiche.

E non è tutto. Le organizzazioni spesso si confrontano con la sfida di gestire grandi quantità di dati sparsi in vari punti e archiviati in formati diversi, isolati all’interno di sistemi che non comunicano tra loro. Questa frammentazione dei dati pone sfide operative significative. Porta a inefficienze nell’accesso e nell’analisi delle informazioni critiche ai fini della conformità, rallentando i processi decisionali. Con i dati archiviati in posti diversi, è difficile riunire i dati di tutte le aree di compliance e presentarli in un unico report o dashboard, consentendo di stabilire connessioni e di far emergere approfondimenti che consentirebbero un migliore processo decisionale. Con Compliance COCKPIT, i diversi moduli lavorano insieme senza soluzione di continuità in un’unica posizione centralizzata. Ad esempio, quando identificate un rischio che deve essere mitigato, potete impostare un KPI per monitorare i progressi. Potete quindi implementare misure preventive come policy, formazione e campagne annuali sui conflitti di interesse. La piattaforma tiene traccia di come vengono adottate queste misure e del loro impatto sulla segnalazione e sulle indagini. Ciò vi consente di vedere se i vostri livelli di rischio diminuiscono nel tempo e di valutare l’efficacia del vostro programma di compliance.

Infine, una delle sfide più grandi per il team di compliance è promuovere la consapevolezza della conformità all’interno dell’organizzazione. Incoraggiare i dipendenti a interagire attivamente con i sistemi, leggere e confermare le policy, richiedere l’approvazione di regali e inviti e inviare segnalazioni di whistleblowing richiede campagne di comunicazione e formazione continue. Un approccio a interfaccia singola semplifica l’accesso al sistema di compliance per gli stakeholder interni ed esterni.

Questa accessibilità semplificata non solo migliora l’esperienza utente, ma incoraggia anche tassi di adozione più elevati e una maggiore consapevolezza della conformità tra gli utenti. Riducendo al minimo la curva di apprendimento tipicamente associata a sistemi complessi, la piattaforma diminuisce i costi di formazione e le spese generali operative. Prendiamo, ad esempio, le interfacce intuitive di piattaforme come Netflix e Amazon: non serve alcun manuale di istruzioni! EQS Compliance COCKPIT incarna questa semplicità, rendendo la gestione della compliance semplice e intuitiva per tutti i soggetti coinvolti.