Best Practice per la gestione del conflitto di interessi

Il punto di partenza di qualsiasi sistema di gestione della divulgazione dei conflitti di interessi è una policy di conflitto di interessi ben definita. In primo luogo, questa policy dovrebbe cercare di delineare esattamente ciò che l’organizzazione considera un conflitto di interessi. I conflitti di interessi tendono principalmente a rientrare nelle seguenti categorie:

• Relazioni personali: un manager coinvolto nel processo di assunzione di un amico intimo o di un familiare, compromettendo potenzialmente l’obiettività della selezione.
• Interessi finanziari: un dipendente che possiede azioni di una società fornitrice e ha l’autorità di aggiudicare contratti, creando un potenziale pregiudizio nei confronti di quel fornitore.
• Impiego esterno: un dipendente che lavora part-time per un concorrente mentre è impiegato presso l’attuale organizzazione, il che comporta una lealtà divisa e un potenziale uso improprio di informazioni riservate.
• Regali e ospitalità: un dipendente che accetta doni o favori sontuosi da un fornitore, influenzando potenzialmente le decisioni di acquisto a favore di quel fornitore (in questo caso si consiglia una policy separata su regali e ospitalità).

È fondamentale definire le conseguenze della mancata dichiarazione. Ciò funge da potente deterrente e sottolinea l’importanza di aderire ai requisiti di divulgazione. Inoltre, considerare quando i conflitti di interesse devono essere resi pubblici e la frequenza degli aggiornamenti che i dipendenti devono fornire per le loro informative. Aggiornamenti regolari sono fondamentali per garantire che le informazioni rimangano aggiornate e pertinenti. Stabilendo linee guida chiare per gli aggiornamenti, ad esempio trimestrali o annuali, le organizzazioni possono gestire in modo proattivo potenziali conflitti di interessi e affrontare eventuali cambiamenti che potrebbero verificarsi nel tempo.

Valutate la possibilità di personalizzare la vostra policy per allinearla alle pratiche commerciali specifiche della vostra azienda. Tenete in considerazione le aree geografiche in cui operate poiché alcune regioni potrebbero comportare rischi maggiori di conflitti di interessi. Sebbene alcuni dipartimenti possano comportare rischi più intrinseci, è fondamentale che la policy si rivolga all’intera organizzazione, riconosca che chiunque può avere un conflitto di interessi e che tutti i dipendenti hanno il dovere di dichiarare tali conflitti.
Infine, è essenziale stabilire meccanismi di segnalazione chiari e la policy dovrebbe fornire indicazioni esplicite su come i dipendenti possono presentare le proprie informative.

Una delle sfide più importanti è attirare l’attenzione dei dipendenti sulla policy sul conflitto di interessi e garantire che ne comprendano il contenuto, aiutandoli a riconoscere il potenziale conflitto di interessi nella propria vita. Campagne formative regolari, condotte periodicamente, possono attirare attivamente l’attenzione dei dipendenti sulla vostra policy sul conflitto di interessi. La frequenza e il pubblico target di queste campagne dovrebbero essere attentamente considerati in base alle esigenze specifiche dell’organizzazione.

Un questionario sul conflitto di interessi è considerato uno strumento estremamente prezioso in questo processo. Una volta che i dipendenti hanno familiarizzato con la policy sul conflitto di interessi, vengono invitati a completare il questionario sulla divulgazione del conflitto di interessi. Il questionario è progettato per estrarre dettagli cruciali relativi a potenziali conflitti di interessi, senza lasciare spazio ad ambiguità o svista. Il questionario compilato viene poi sottoposto a un rigoroso processo di revisione. Questo strumento non solo semplifica il processo di divulgazione, ma garantisce anche che tutte le informazioni rilevanti vengano acquisite, consentendo alle organizzazioni di intraprendere azioni appropriate sulla base di una comprensione approfondita dei conflitti divulgati.

Un’ulteriore nota: prendere in considerazione la possibilità di condurre sessioni di formazione interattive o workshop per educare i dipendenti sull’importanza della divulgazione del conflitto d’interesse, sugli scenari comuni e sul processo di segnalazione.

Affidarsi ai dipendenti per inviare tramite e-mail i loro conflitti di interessi è un approccio complicato. La realtà è che le caselle di posta elettronica sono spesso sovraccariche e non sicure, inoltre diventa difficile per i/le Compliance officer inoltrare manualmente le dichiarazioni di conflitto di interessi al dipartimento appropriato. Inoltre, la necessità di seguire aggiornamenti regolari, monitorare lo stato di ciascun conflitto e raccogliere informazioni in fogli di calcolo non fa altro che aumentare l’inefficienza e la complessità del processo.

L’adozione degli strumenti digitali, tuttavia, rappresenta la migliore pratica per la gestione dei conflitti di interessi. Questi strumenti offrono numerosi vantaggi oltre a facilitare l’educazione, la consapevolezza e la gestione delle policy. Implementando tali strumenti, le organizzazioni istituiscono un archivio centralizzato appositamente progettato per archiviare le divulgazioni relative ai conflitti d’interesse, eliminando la dipendenza da caselle di posta elettronica inefficienti.

Questi strumenti forniscono ai responsabili della compliance un accesso immediato alle informazioni critiche. Possono determinare chi ha letto la policy sui conflitti di interessi, identificare i dipendenti che hanno dichiarato conflitti di interessi e visualizzare immediatamente lo stato di ciascuna richiesta, comprese le date di invio e la parte coinvolta nella revisione. Questo approccio centralizzato consente di risparmiare lavoro manuale e consente al team di compliance di concentrarsi su attività più strategiche e a valore aggiunto.