Sedi10 motivi per utilizzare una piattaforma di compliance integrata
Perché dotarsi di una soluzione di compliance integrata invece di utilizzare piattaforme separate? Scopriamolo insieme!
Di fronte a nuove normative sempre più stringenti e alla crescente pressione da parte degli investitori e del pubblico, le aziende hanno digitalizzano le loro operazioni di compliance per alleggerire l’onere. I software digitali hanno rivoluzionato i flussi di lavoro di compliance negli ultimi anni con una serie di soluzioni RegTech come sistemi di whistleblowing basati sul Web, sistemi di policy management digitali e regolamenti interattivi in arrivo sul mercato. Sebbene questi siano sicuramente strumenti utili separatamente, sono più efficaci se raggruppati insieme in un unico pacchetto. La piattaforma di compliance integrata è diventata un tool efficace e imprescindibile del reparto compliance. Di seguito vi elenchiamo i 10 motivi per cui le aziende dovrebbero optare per questa soluzione.
1. I collegamenti logici tra le applicazioni svelano informazioni che altrimenti sarebbero rimaste invisibili
L’utilizzo di una soluzione di compliance integrata offre un vantaggio fondamentale nell’ottenere informazioni approfondite. A causa della natura interconnessa dei diversi programmi software, i dati vengono archiviati in modo standardizzato con analisi eseguite automaticamente su tutti loro. Riunire tutto offre a un’organizzazione una panoramica decisamente più ampia di tutti i suoi processi di compliance implementati, per cui le metriche chiave vengono presentate sotto forma di report e dashboard facilmente comprensibili in tempo reale. Ciò consente a un’organizzazione di soddisfare tutti i requisiti di compliance necessari, prendere le decisioni aziendali corrette e scoprire rischi che altrimenti sarebbero rimasti invisibili.
2. Report, approfondimenti e audit possono essere eseguiti molto più facilmente
Soluzioni di compliance integrate ben progettate tendono a integrarsi perfettamente nel processo aziendale invece di agire solo come un ulteriore livello di supervisione. Gli stakeholder coinvolti possono accedere a report e approfondimenti in tutta l’azienda ogni volta che è necessario.
La digitalizzazione dell’audit trail aiuta anche a tenere traccia di ogni fase del processo finanziario, nonché di chi ha avuto accesso ai documenti, aumentando enormemente l’efficienza dell’audit. Invece di interrogare le persone sui problemi su base individuale e dispendiosa in termini di tempo, i team di audit possono concentrarsi sui registri delle modifiche per provare l’azione intrapresa. Anche la burocrazia interdipartimentale e i lunghi scambi di posta elettronica sono ridotti al minimo poiché i revisori possono accedere a tutte le informazioni necessarie attraverso la soluzione integrata. Una pista di controllo elettronica consente inoltre a un’organizzazione di produrre prove solide nel caso di un’indagine o se un’autorità di regolamentazione bussa.
3. L’accettazione da parte dei dipendenti è molto più elevata quando tutti i flussi di lavoro di compliance sono concentrati in un unico luogo
Per i team di compliance a corto di personale o impegnati in varie attività, avere tutte le soluzioni digitali concentrate in un unico posto ottimizza i processi e l’efficienza. L’approccio di sfruttare una soluzione digitale integrata consente al team di compliance di comprendere appieno la propria missione e le ripercussioni in caso di violazione di norme e regolamenti.
Lo stesso vale per l’intera azienda dove un unico sistema genera livelli più elevati di accettazione tra il personale. I dipendenti che inoltrano richieste di approvazione di regali oppure effettuano una segnalazione tramite la stessa piattaforma acquisiranno familiarità con la sua funzionalità e di conseguenza saranno più inclini a utilizzarla. Concentrare tutto in un unico tool aiuta a generare più consapevolezza sull’importanza della compliance in generale.
Se una piattaforma integrata viene fornita nell’aspetto di un’organizzazione, evidenzia l’impegno dell’organizzazione per una gestione della compliance efficace e all’avanguardia, motivando il team e fornendo loro i migliori strumenti possibili. Crea anche la sensazione che la piattaforma integrata sia dello stesso livello di qualità dei prodotti o servizi che l’organizzazione stessa sta vendendo, aumentando ulteriormente l’accettazione da parte dei dipendenti.
4. Formazione ridotta grazie alla familiarità dell’utente con l’interfaccia esistente
Per molte aziende, un unico programma di compliance digitale, come un sistema di whistleblowing basato sul Web o uno strumento di gestione delle policy, è il primo passo verso l’introduzione di un sistema completamente integrato. Di conseguenza, i team di compliance di tali aziende tendono ad avere familiarità con le applicazioni, l’interfaccia utente e le funzionalità esistenti, facilitando l’introduzione di soluzioni simili destinate ad altre aree.
Non sorprende che ciò significhi anche che il livello di formazione richiesto può essere ridotto al minimo, risparmiando tempo. I professionisti della compliance possono anche formare rapidamente i propri colleghi, eliminando la necessità di sessioni aggiuntive da parte del fornitore del software. Lo stesso principio si applica alla soluzione integrata in cui la formazione su un modulo accelererà la familiarità con gli altri.
5. Le connessioni alle fonti dei dati (sistema HR, ERP, CRM) devono essere configurate una sola volta
Quando si tratta di introdurre una piattaforma di compliance integrata, un controllo efficace dei dati è fondamentale, soprattutto per quanto riguarda le aree di disponibilità, archiviazione e protezione. L’utilizzo di una moltitudine di programmi di compliance separati richiede connessioni in tutta l’azienda, sia che si tratti del sistema delle risorse umane, dell’ERP o del CRM.
Con una soluzione all-on-one il carico di lavoro si riduce notevolmente, e questo diventa chiaro già in fase di setup. Avere tutto in un unico posto significa che i collegamenti devono essere effettuati una sola volta. Eventuali nuovi moduli di compliance aggiunti all’hub possono essere inseriti nell’infrastruttura esistente, garantendo un’introduzione regolare dal punto di vista tecnico.
6. Le autorizzazioni per i ruoli di compliance generali possono essere stabilite più rapidamente
Allo stesso modo più moduli di compliance semplificano la vita dal punto di vista tecnico e di connettività, lo stesso principio è evidente quando si tratta di autorizzazioni per ruoli di compliance generali. Gli spettatori di Binge sognano il Santo Graal delle piattaforme di streaming più popolari che si fondono in un unico hub integrato contenente tutti i loro programmi preferiti per un unico canone mensile. Le piattaforme di compliance integrate offrono già qualcosa di simile ai professionisti della compliance.
Più strumenti di compliance richiedono più abbonamenti e account utente associati, il che significa che le cose possono diventare rapidamente complesse. Oltre ad essere più conveniente, una piattaforma integrata consente a un dipartimento di compliance di essere molto più flessibile, soprattutto in termini di distribuzione dei ruoli. Ad esempio, se un membro del team di compliance deve gestire problemi di policy mentre un collega è assente, l’accesso può essere configurato rapidamente, mentre, come già accennato, l’interfaccia familiare aiuta a ridurre al minimo la formazione.
7. Un login è molto più comodo che avere credenziali diverse
Può essere faticoso cercare di ricordare le credenziali di accesso e le password per quattro diverse soluzioni di compliance digitale. L’accesso e la disconnessione ogni volta che è necessario utilizzare un singolo programma aumenta la frustrazione. L’utilizzo di una piattaforma di compliance integrata fornisce a ciascun utente un account e un login che gli consentono di accedere a tutti i moduli. Non solo è più facile da configurare e fa risparmiare molto tempo, ma rende anche l’esperienza dell’utente molto più confortevole.
8. I controlli sulla IT security e sulla privacy dei dati devono essere eseguite una sola volta
Sebbene la digitalizzazione della compliance presenti enormi vantaggi, sono comunque insiti dei rischi come lo spionaggio informatico o attacchi di hacking contro l’infrastruttura IT di un’azienda. Pertanto, è importante per un’organizzazione valutare le possibilità offerte da una soluzione di compliance integrata con i requisiti di leggi come il GDPR al fine di garantire che sia conforme alla legislazione sulla protezione dei dati.
Tale valutazione richiede tempo e deve essere eseguita per altri strumenti aziendali, come applicazioni di videoconferenza o software di project management. Il vantaggio della soluzione di compliance integrata è che la valutazione deve essere eseguita solo una volta. L’utilizzo di programmi di compliance separati può rendere questo passaggio complesso e lungo.
9. Il passaggio da un’attività di compliance a un’altra è semplice e lineare
Immaginate di essere un professionista della compliance che analizza regalie e omaggi che richiedono l’approvazione quando arriva una richiesta urgente di aggiornare una sezione chiave della policy aziendale all’interno del regolamento digitale. Devi uscire da un’applicazione, aprirne un’altra, ricordare la tua password, cercare la policy ed eventualmente aggiornarla. Uno sforzo che alla fine diventa irritante e stancante.
La soluzione integrata garantisce che il passaggio da un’attività di compliance all’altra avvenga in modo semplice ed efficiente, facendo risparmiare tempo e nervi al team di compliance. Avere tutto in un unico posto fornisce una panoramica dell’intero spettro di compliance dell’organizzazione in tempo reale, consentendo di affrontare le attività più urgenti senza il fastidio di più programmi, password e accessi.
10. Scalabilità e adattabilità per un business in crescita
La scalabilità è uno dei principali vantaggi di una piattaforma di compliance integrata. Un’azienda in espansione deve inevitabilmente introdurre più dipendenti, affrontare un numero maggiore di normative e rischi come le violazioni della catena di approvvigionamento. Con una serie di diversi strumenti digitali riuniti in un’unica soluzione che viene costantemente aggiornata dal fornitore di software, un’azienda sarà ben posizionata per navigare in nuove aree di compliance e affrontare un numero crescente di violazioni senza un drastico aumento della manodopera del suo team di compliance. È possibile aggiungere facilmente moduli software aggiuntivi adatti a specifiche aree di compliance.
Inoltre, un’azienda in rapida crescita e in espansione a livello internazionale potrebbe anche dover applicare nuove funzionalità linguistiche alle proprie operazioni, un passaggio che può rivelarsi dispendioso in termini di tempo per le aziende che utilizzano tecnologie di compliance meno recenti. Le moderne piattaforme integrate possono essere facilmente modificate per incorporare una serie di nuove lingue con uno sforzo relativamente minimo, garantendo che il team di compliance sia sulla stessa pagina nonostante le potenziali barriere linguistiche e le diverse normative globali.
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