Après avoir comparé 4 solutions de gestion des listes d’initiés, pourquoi avons-nous choisi EQS Group ?

Le Règlement Européen Abus de Marché (MAR), entré en vigueur en juillet 2016 et plutôt contraignant, nous a conduit à envisager une mise-à-jour de nos anciens systèmes si nous souhaitions gérer nos listes d’initiés de manière optimale et conforme à la nouvelle réglementation européenne. Il se trouve que cela a correspondu à peu près avec mon arrivée !

Auparavant, nous utilisions de simples fichiers Excel. Mais Excel ne gère ni la mémoire des listes successives, ni l’envoi d’e-mail, ni la gestion des relances. Ce que propose en revanche la plateforme EQS Insider Manager. Pour être en conformité, il faudrait en effet conserver une trace des fichiers Excel, à chaque changement,
c’est à dire quasiment tous les jours, puisqu’on est censé pouvoir les produire en 24H à date.

C’est un peu : “ Tous les chemins mènent à Rome / EQS Group ! “

Tout d’abord, bien sûr, j’ai effectué une recherche internet pour identifier les solutions disponibles. Ensuite, je me suis renseignée auprès des différentes institutions professionnelles comme l’AFEP (Association Française des Entreprises Privées) et l’ANSA (Association Nationale des Sociétés par Actions) qui organisent régulièrement des ateliers. C’est lors d’un atelier réservé aux émetteurs et dédié à la mise en œuvre de MAR (le Règlement Européen Abus de Marché), que j’ai pu échanger avec mes
homologues, sur nos pratiques et prestataires. EQS Group est ressorti comme le leader.

Pour choisir notre solution :

• notre premier critère était l’indispensable conformité avec MAR ;
• notre second critère était que l’outil soit “user friendly“. De façon générale, une plateforme, pour être effective, doit être utilisée par tous. Tout le monde doit être à l’aise et plus particulièrement lorsqu’il s’agit d’un objectif de conformité légale. C’était impératif que les administrateurs et autres initiés internes et externes reçoivent des notifications claires et accèdent facilement à la plateforme pour
  modifier leurs données etc. D’ailleurs nous nous sommes rendus compte de la convivialité de la plateforme dès la séance de simulation organisée par les équipes EQS Group pour
  tester la mise en situation ;
• notre troisième critère : c’était la réactivité des équipes et leur capacité d’écoute. C’est un indicateur très “ intuitu personae ”, une qualité de contact en fait ;
• nous avions un quatrième critère : le prix. Il se trouve que la plateforme EQS Insider Manager s’est révélée beaucoup plus économique car déjà adaptée au Règlement Européen Abus de Marché, alors que d’autres solutions qui s’étaient construites à partir d’une réglementation antérieure ou étrangère requéraient des adaptations spécifiques et nous ne souhaitions en aucun cas initier et financer ces développements. Au total, nous avons mis en concurrence 4 fournisseurs de solutions.

Oui c’était un prérequis absolu, indiqué dans le cahier des charges du service informatique : le data-center devait être en Europe.

Je distingue 2 étapes : la mise en place et le déploiement.

Pour la préparation de la mise en place nos services informatiques et le Secrétariat Général du Conseil d’Administration avons été très bien formés et accompagnés par EQS Group.

Lors de la mise en place technique, ce fût un immense défi d’intégrer l’outil à notre architecture informatique actuelle. J’ai en mémoire un épisode rocambolesque d’un dernier réglage à faire pendant un jour férié en Allemagne, où les équipes d’EQS ont dû revenir travailler et collaborer avec nos équipes informatiques spécialisées et installées sous des longitudes très éloignées. C’était un cas d’urgence car nous n’avions pas de back up, c’était notre unique outil de notification. Sans être ultra geek, j’ai bien compris le problème : il s’agissait de trouver comment surmonter l’incompatibilité avec notre firewall qui empêchait l’acheminement des notifications auprès des destinataires. Nos équipes ont travaillé en live, tous ensemble, en bravant les écarts de fuseaux horaires, sans quoi ils ne seraient jamais parvenus à résoudre cet aspect de la sécurité. Cet épisode illustre la grande disponibilité et flexibilité d’EQS Group, capable de travailler en urgence pour servir leurs clients en toutes circonstances et à toute heure.

En ce qui concerne le déploiement, il a été plutôt simple. Auparavant, les personnes recevaient des notifications d’une adresse email au nom de mon prédécesseur. Le changement des habitudes et la réception d’une notification d’une adresse générique ont été d’autant plus facile à gérer que cela était concomitant à mon arrivée.

D’abord mon service, le secrétariat du Conseil d’Administration, qui est responsable du droit boursier, en coopération avec les spécialistes de la protection des données et évidemment les équipes informatiques. Personne d’autre. En ce concerne le département RH nous aurions souhaité synchroniser les données autour d’un critère « Fonction ». Définir des fonctions systématiquement concernées, avec une mise à jour automatique du nom, nous semblait pertinent et faisait d’ailleurs partie du cahier des charges. Cela n’a pas été possible pour des questions de confidentialité, la plateforme RH se devant d’être isolée des autres.

Nous avons tout simplement informé les Managers de département qui allaient nous aider à construire les listes et à relayer les nouveaux modes de notification auprès de leurs équipes.

A ce jour, l’utilisation de la plateforme s’est principalement limitée à l’envoi de notifications afin d’informer de l’ouverture de période de black-out (ou fenêtres négatives en bon français). Ces notifications s’adressent aux personnes qui ont accès aux informations comptables et financières avant leur publication. Nous leur
disons : “ Vous avez connaissance d’informations comptables clés, nous vous demandons d’en assurer la confidentialité et également de vous abstenir à titre prudentiel de toute opération sur le titre Schneider Electric jusqu’à leur publication “.

Cela représente 600 ou 700 personnes et nous leur envoyons des notifications avec une fréquence trimestrielle.

Nous avons eu le cas d’un changement de nom de domaine impactant toutes nos adresses e-mail. C’était une problématique nouvelle pour EQS Group, mais cela n’a pas posé de problèmes. Ce qui est appréciable, je le répète, est leur grande capacité d’écoute et leur réactivité au service du client.

Je fais bien la différence avec Excel. En effet, la solution est plus rapide, plus fiable (on a confirmation que les personnes ont bien reçu les notifications), plus simple et enfin envoyer un emailing via une plateforme est non seulement plus efficace mais participe en outre aux objectifs de digitalisation de ses process par le groupe Schneider Electric !