Nos bureauxLe Judo français va chercher la médaille d’or de la compliance !
Quelques informations sur la FFJ : Fédération Française de Judo, Jujitsu, Kendo et Disciplines Associées
- Secteur : Fédération sportive
- Nombre de collaborateurs : 140
- Présence internationale : France
- Date de création : 1946
- Directeur Juridique : Edouard de Laforcade
La Fédération Française de Judo (FFJ) a opté pour “EQS Compliance COCKPIT” afin de renforcer la gestion de sa conformité et d’assurer le traitement sécurisé de ses données, en particulier les données particulièrement sensibles liées aux signalements. La fédération a décidé d’intégrer les quatre modules proposés (Approvals, Integrity Line, Policies, Integrity Hub), pour une gestion optimale et complète de sa conformité.
Des modules sécurisés et formalisés
Dans son plan de déploiement, la FFJ avait clairement défini ses objectifs. La priorité était de mettre rapidement en place un système d’alerte capable de remonter et de traiter les signalements, tout en garantissant un traitement sécurisé des données conforme au RGPD. Elle a donc opté pour le module Integrity Line, qui assure la sécurité et l’anonymat des données lors de la récolte et du traitement des alertes. Les lanceurs d’alertes peuvent se connecter sur une interface sécurisée et échanger avec les responsables de la ligne d’alerte en toute confidentialité et de manière anonyme s’ils le souhaitent.
Plutôt que de développer un outil interne, ce qui aurait nécessité un investissement important en temps, en ressources financières et en personnel, la FFJ a choisi de faire confiance à EQS Group pour déployer rapidement une plateforme sophistiquée, conçue pour piloter de manière optimale ses activités de conformité tout en répondant parfaitement à ses besoins en matière de sécurité et de confidentialité.
Bien que la FFJ disposait déjà de ses propres outils de gestion de la conformité, elle souhaitait professionnaliser davantage ses processus. Elle a donc opté pour des solutions plus avancées afin d’assurer un suivi rigoureux et de formaliser les procédures de conformité, notamment pour répondre aux exigences de l’AFA. Cette démarche a conduit à l’intégration de nouveaux outils complémentaires à la ligne d’alerte Integrity Line, en l’occurrence Approvals pour automatiser les processus d‘approbation des cadeaux, des invitations et de la gestion des conflits d‘intérêts – Policies, pour la gestion des politiques et procédures internes et enfin Integrity Hub, le portail centralisé permettant aux employés de rester informés sur les sujets de conformité et de consulter, entre autres, toutes les politiques internes de l’entreprise.
L’objectif était de digitaliser des processus de conformité parfois gérés manuellement et de centraliser les informations en un seul endroit, facilitant ainsi la gestion et le pilotage de la conformité.
Par exemple, le module Policies permet de garantir une adhésion continue aux politiques de l’entreprise grâce à des communications automatisées destinées aux employés. Il facilite la collecte électronique du consentement des employés, le suivi des indicateurs grâce à des statistiques détaillées, et la formalisation du process via une piste d’audit claire, particulièrement utile en cas de contrôle. Là encore, la collecte et le traitement d’informations personnelles qu’impliquent ces fonctionnalités posait des questions en termes de protection des données personnelles pour la Fédération. Le choix d’opter pour EQS Compliance COCKPIT offrait une garantie en matière de sécurité des données et permettait une meilleure visibilité sur les traitements effectués pour assurer la conformité au RGPD.
Un système ouvert et ergonomique
La FFJ souhaitait conserver un aspect fondamental de son fonctionnement en tant que fédération sportive : l’ouverture – notamment en permettant à ses parties prenantes externes d’accéder à certains mécanismes de conformité, tels que le dispositif d’alertes. Pour la Fédération, disposer d’une ligne d’alerte accessible au plus grand nombre était un impératif non négociable, en parfaite cohérence avec l’ADN d’une Fédération. EQS Group a largement répondu à cette exigence en permettant à toute personne de soumettre une alerte de manière sécurisée et, si nécessaire, anonyme.
Le recours à EQS Compliance COCKPIT a également permis de rendre les enjeux de conformité plus accessibles et facilement disponibles pour les équipes, dans toute leur variété. La plateforme attribue des rôles spécifiques aux collaborateurs, contribuant ainsi à la diffusion des bonnes pratiques en matière de conformité.
Le déploiement d’EQS Compliance COCKPIT a été assez rapide et la nouvelle plateforme a rencontré un certain engouement en interne. Toujours attentif à l’amélioration continue, EQS Group a rendu son tableau de bord plus ergonomique et lisible. Une évolution qui facilite grandement la lecture et l’usage de la plateforme. Cette évolution a été saluée par Edouard de Laforcade, Directeur Juridique et responsable conformité, qui a pu en témoigner. Pour les entreprises désireuses d’acquérir un logiciel externe de conformité, il recommande de définir un cahier des charges précis, de cibler clairement leurs besoins, et de hiérarchiser leurs critères avant de faire un choix.
3 questions à Edouard de Laforcade
Quels ont été les plus grands défis lors de la mise en place du dispositif ?
Notre principal défi a été réputationnel, particulièrement en ce qui concerne la lutte contre les violences sexistes et sexuelles. Depuis 2020, le monde du sport a été fortement ébranlé par ces enjeux. Il était fondamental pour notre Fédération de réagir rapidement afin d’identifier tout comportement répréhensible et d’assurer leur traitement par les instances compétentes. En parallèle, il était essentiel de se conformer à la loi Sapin 2, puis à la loi Waserman qui a fait évoluer le statut de lanceur d’alerte.
Comment gériez-vous le traitement des alertes avant le déploiement de l’outil EQS Integrity Line ?
Nous avions développé un outil en interne pour recueillir les alertes via notre site internet. Bien que techniquement moins sophistiqué, cet outil répondait à nos besoins initiaux. Cependant, l’évolution des exigences légales avec la loi Waserman en 2022 ainsi que les exigences croissantes en matière de sécurité des données personnelles, notamment celles imposées par le RGPD, nous ont incités à reconsidérer l’utilisation d’outils tiers. Un contrôle de l’AFA a également mis en lumière ces enjeux, renforçant notre conviction que nous devions gagner en maturité et bénéficier d’un accompagnement pour atteindre ces objectifs.
Dans quelle mesure EQS Group s’est distinguée auprès de la FFJ ?
Nous avons réfléchi à faire évoluer notre solution « maison », mais ce projet nous a semblé trop coûteux. Ensuite, là où Ia plateforme de signalement d’EQS Group s’est distinguée de ses concurrents, c’est son respect des enjeux RGPD, ce qui a rassuré notre DPO. De plus, nous avons pu aller au-delà d’Integrity Line en intégrant d’autres outils du Compliance COCKPIT, ce qui nous a permis de digitaliser des processus que nous gérions manuellement en interne. C’était également le moyen de faciliter la certification de nos politiques par les salariés, telles que notre politique de gestion des conflits d’intérêts et notre code de conduite anticorruption en nous appuyant sur le module Policies.