Nos bureauxComment AUDI AG communique désormais ses politiques et procédures internes via l‘application Rulebook et le Rulebot
Le challenge
En tant qu‘entreprise active à l‘international, AUDI AG dispose d‘un corpus de réglementations étendu et dynamique. Les innovations techniques, les nouvelles législations et la complexité du contexte international exigent que les procédures internes soient complètes, actualisées et juridiquement fiables. Pour atténuer les risques et protéger la réputation de l‘entreprise, les exigences applicables aux employés doivent non seulement être communiquées, mais également ancrées de manière durable. Depuis mai 2020, Audi s‘appuie sur de nouvelles solutions digitales grâce à l‘application Audi Rulebook et au nouveau Rulebot.
La solution
Par le passé, toutes les procédures internes de l‘entreprise étaient disponibles uniquement sous forme de documents PDF dans un espace réglementaire dédié et accessible depuis l‘intranet d‘Audi. Audi Rulebook simplifie la recherche de la bonne procédure. Sans avoir à lire et à chercher dans des documents de plusieurs pages, les collaborateurs peuvent trouver des réponses à des questions spécifiques de manière interactive dans Audi Rulebook. Une recherche guidée avec des suggestions de sujets ciblés ou une recherche sous forme de texte libre permet ainsi d‘obtenir une réponse la plus adaptée. Audi Rulebook rend l‘accès à l‘univers réglementaire beaucoup plus convivial, génère une plus grande confiance dans ces réglementations et facilite leur acceptation.
Audi Rulebook : un assistant interactif
Grâce à la technologie IRM®, toutes les procédures internes sont désormais digitalisées et regroupées dans une application web disponible à tout moment. Non seulement les quelque 80 procédures internes ont été transférées dans cette application, mais plus d‘un millier de cas d‘usage ont été créés, ce qui a permis aux collaborateurs d‘obtenir de l‘aide sur des cas d‘usage très spécifiques. Ceux-ci sont représentés sous la forme de questions-réponses, précisant les droits et obligations spécifiques selon la situation dans laquelle on intervient. Une attention particulière a été accordée à la sécurité juridique. Cela signifie que les réponses doivent être claires et faciles à comprendre et ne pas être élaborées de façon indépendante par la technologie elle-même.
Outre la communication dite « pull », c‘est-à-dire les sujets que les collaborateurs recherchent activement, Audi Rulebook est parfaitement adapté à la communication « push ». Les cas d‘usage digitalisés peuvent être systématiquement présentés à un groupe cible spécifique. De plus, Rulebook offre la possibilité de visualiser les différentes versions d’une même politique. Ainsi, les employés peuvent voir combien de versions ont été créées pour une même politique et quels ont été les changement apportés. En outre, les politiques et les procédures internes peuvent, sur plusieurs périodes, être facilement comparées entre elles.
Rulebook en pratique
La recherche sémantique en texte libre
La recherche sémantique en texte libre interprète les questions des collaborateurs et les guide vers la bonne recommandation d’action.
La recherche exploratoire
La recherche exploratoire guidée est utile aux collaborateurs qui ne savent pas exactement ce qu’ils cherchent mais qui connaissent le contexte. Ils sont guidés pas à pas et intuitivement vers la bonne recommandation d’action.
Le chatbot
Le chatbot permet un dialogue avec l’utilisateur et lui fournit aussi des informations complémentaires.
Pierre angulaire d‘une culture d‘entreprise moderne
La communication visuelle via l‘application fait partie intégrante de la culture de la conformité et de l‘intégrité d‘AUDI AG. Avec une classification claire dans le contexte du travail, Audi Rulebook favorise la transparence et offre une assurance pour agir conformément aux réglementations. La solution digitale autorise un accès facile et permet de prendre rapidement des décisions sûres « sans lever le petit doigt ».
Pour l‘équipe du service Audi Rulebook, il est également précieux que les retours d‘expérience des utilisateurs puissent être enregistrés de manière anonyme et systématique. Ce retour d‘information offre la possibilité d‘améliorer en continu les procédures internes.
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