4 stratégies de gestion des cadeaux et invitations

Bien sûr, en tant que responsable de la conformité, vous ne voulez pas être un trouble-fête. Dans certaines situations, les cadeaux et invitations ne posent absolument aucun problème – mais dans d’autres, cela peut être le cas. Comment les entreprises parviennent-elles à gérer ces situations ? Nous vous présentons quatre stratégies les plus courantes.

Elles existent toujours ces personnes qui ne voient aucun problème au fait de recevoir des cadeaux et des invitations. Montres de luxe suisses, dons en douce et sans documentation. De ce point de vue, la conformité n’est qu’une barrière contraignante empêchant de faire des affaires. Cependant, les partisans de ce point de vue se font de plus en plus rares.

La sensibilisation au respect des règles édictées par la conformité augmente dans le monde entier. Le nombre croissant de poursuites et de sanctions en rapport avec la corruption, qui pour certaines entreprises s’est accompagnée de pertes substantielles de profits et de réputation, y contribue également. En outre, les jeunes employés, en particulier, sont plus exigeants à l’égard des valeurs de l’entreprise telles que l’éthique et l’intégrité.

L’autre extrême : tout type de don est interdit par principe. Cette mesure peut être très simple à mettre en œuvre, mais ne correspond en rien aux habitudes de la vie quotidienne des entreprises et du monde des affaires. De nombreux départements (notamment commerciaux) ne comprennent absolument pas cette approche. Même les partenaires commerciaux peuvent être irrités si même la moindre attention ne peut être accordée. C’est pourquoi, dans la pratique, peu d’entreprises choisissent cette approche.

Avec cette stratégie, l’entreprise définit des limites de valeur par cadeau ou invitation qui ne peuvent être dépassées. Cette approche permet l’acceptation et l’octroi de cadeaux et d’invitations de manière raisonnable. Si des limites différentes sont définies pour chaque pays ou catégorie, les différentes coutumes culturelles sont également prises en compte.

• Il est parfois difficile d’estimer la valeur exacte d’un cadeau ou d’une invitation
• Les exceptions contextuelles ne sont pas prévues
• Pas de traçabilité ni de contrôle du respect effectif des limites

Cette approche s’est avérée être la meilleure synthèse de toutes les stratégies. Des seuils de valeur sont définis et dont le niveau peut varier en fonction du pays ou de la catégorie. Souvent, c’est le seuil d’imposition respectif qui sert de base à l’hypothèse d’avantages monétaires (par exemple 35 euros). Jusqu’à cette valeur, les salariés peuvent décider eux-mêmes de l’octroi ou de l’acceptation du cadeau à condition que toutes les autres conditions soient remplies.

Une procédure de validation s’applique aux cadeaux et invitations d’une valeur supérieure au seuil fixé. Par exemple, les cadeaux plus chers mais non problématiques peuvent être approuvés par le supérieur hiérarchique. Ces cadeaux peuvent également être collectés, par exemple, et mis aux enchères en interne à la fin de l’année et dont les recettes sont versées à une œuvre de bienfaisance. Les autres cadeaux qui pourraient être problématiques pour diverses raisons doivent cependant être examinés et approuvés par le responsable de la conformité. Toutes les procédures de validation et les déclarations doivent être documentées.

Cette approche offre toute une série d’avantages :

• Modèle flexible qui permet également d’accepter ou d’octroyer des cadeaux et des invitations plus coûteux, à condition qu’aucun critère d’exclusion ne soit rempli.
• Un processus clair de validation qui renforce la transparence et répartit la charge de travail (autrement les agents chargés de la conformité devront passer beaucoup de temps à gérer les cadeaux ou invitations)
• Responsabilité accrue de la part des employés et des cadres, ce qui renforce la sensibilisation au respect de la conformité.

L’inconvénient de cette approche est qu’il faut définir des seuils et des procédures de validation, ce qui peut demander un certain effort dans un premier temps. En outre, la procédure doit être aussi simple que possible dans la pratique pour les employés, les dirigeants et les responsables de la conformité, sinon la frustration se fera rapidement sentir de tous les côtés. L’utilisation de solutions logicielles dédiées qui simplifient considérablement la définition des seuils et les processus de validation a fait ses preuves. Autre avantage d’une solution digitale : toutes les déclarations et validations sont documentées de manière exhaustive et peuvent être présentées à tout moment sur demande.

Comme nous l’avons déjà mentionné, il n’est guère possible de définir une limite de valeur à la fois homogène et pertinente à l’échelle internationale pour les cadeaux et les invitations. Un montant qui fait déjà froncer les sourcils en Angola pourrait ne même pas suffire pour un dîner à Zurich. En outre, certains pays ont promulgué leurs propres réglementations juridiques et il existe souvent des limites claires, du moins pour les agents publics. Dans des cas extrêmes, même de fortes fluctuations des taux de change peuvent entraîner une érosion des limites de valeur.

Les responsables de la conformité doivent donc vérifier dans quelles régions le sujet des cadeaux et invitations est pertinent pour leur propre entreprise et rechercher les réglementations ou coutumes locales applicables. En cas d’incertitude, il est également conseillé de s’adresser aux directeurs généraux ou aux équipes commerciales locales. Si les règles sont élaborées dans le cadre d’un dialogue et non décidées par les agents de conformité dans leur tour d’ivoire, l’adoption de ces règles augmentera avec chacune de ces applications.

Pour les entreprises ayant un rayonnement international, le système de règles peut donc devenir assez complexe. Dans le pire des cas, une énorme matrice de règles émerge pour chacun des pays et des catégories, ce qui entraine frustration et manque de compréhension de tous les acteurs concernés. Une solution efficace : un processus digital intelligent pour la gestion des cadeaux et des invitations. Les employés saisissent simplement les informations relatives aux cadeaux et aux invitations dans le système, après quoi le processus d’approbation correspondant commence, également de manière digitale, bien sûr. En outre, tous les processus sont documentés et peuvent être extraits ultérieurement.