RH et compliance : ce que les professionnels doivent savoir

Même si certaines ressources humaines prétendent encore aujourd’hui qu’elles ne traitent le sujet de la compliance qu’en marge, de nombreux experts voient les choses diamétralement différemment : dans le cadre d’une gestion réussie de la conformité, le département RH joue un rôle clé. Une bonne coopération entre les RH et le service juridique et de compliance constitue la base d’un programme de conformité RH valable et donc d’une culture d’entreprise éthique. Dans l’idéal, les deux services travaillent main dans la main avec la direction et sont en étroite collaboration. La mise en place de mesures de conformité par les ressources humaines comprend :

• Préparation (conjointe) d’une politique interne d’entreprise
• Introduction d’un code de conduite et règlement général
• Établissement d’une culture d’entreprise
• Maintien de la culture d’entreprise (par exemple par des formations)
• Sanction et gestion des conséquences en cas de violation de la culture d’entreprises (par exemple par des avertissements)
• Gestion de la conformité RH (violations des lois et des directives au sein du service même)
• Fonction de modèle par un comportement exemplaire

À l’origine d’un programme de mise en conformité efficace se trouvent les valeurs de l’entreprise. Celles-ci doivent être développées, communiquées et surtout incarnées par la direction. Il s’agit notamment de la manière dont une entreprise traite les erreurs, dont elle sanctionne les actes répréhensibles et dont elle promeut la diversité et les bonnes pratiques. Les employés osent-ils admettre leurs propres erreurs et en tirer les leçons ? Existe-t-il une culture de confiance mutuelle ? Les employés se sentent-ils suffisamment en sécurité pour signaler ouvertement les actes répréhensibles et les abus ? Si tel est le cas, les conditions nécessaires à la réussite de la mise en conformité en entreprise sont présentes.

Ce lien important est également démontré par des exemples pratiques : Volkswagen a identifié l’état de la culture du groupe comme l’une des causes du scandale du diesel. C’est ce qu’a aussi confirmé la nouvelle directrice de la compliance, Hiltrud Werner, dans une interview accordée au magazine allemand Süddeutsche Zeitung : « (…) peu de changements de postes, beaucoup d’évolutions de carrières au sein d’un seul service. Il faut compter en plus une culture hiérarchique, une rigidité qui ne permettait de prendre que peu de responsabilités personnelles. En même temps, il y avait un manque de diversité et de formation pour les spécialistes et les cadres ».

Dans l’instauration d’une bonne culture d’entreprise, la direction joue bien entendu un rôle important, cependant, les collaborateurs et les cadres sont des facteurs de réussite essentiels. Au-delà de donner l’exemple, ils doivent aussi transmettre la culture lors de discussions et des réunions. Pour cela, il est nécessaire que le département des ressources humaines assure régulièrement l’organisation de formations professionnelles et de workshops.

Le comportement des dirigeants vis-à-vis de leurs employés détermine leur attitude à l’égard de la compliance. Les employés ont-ils le sentiment que les comportements répréhensifs sont tolérés ? Ils sont alors plus susceptibles de se comporter de manière non-éthique. Les règles doivent être compréhensibles et obligatoires pour tous les salariés.

La culture de l’erreur joue également un rôle important dans l’entreprise. La carotte et le bâton comme récompense et punition ? Des conditions de travail modernes ne ressemblent pas à ça. Seuls ceux qui sont autorisés à admettre leurs erreurs et à en tirer des enseignements peuvent s’épanouir sur le plan professionnel et au niveau du bien- être personnel.

Les dispositifs d’alerte professionnelle contribuent également à encourager les collaborateurs à signaler les violations et augmentent ainsi la probabilité que celles-ci fassent l’objet d’une enquête interne. Avant même que des violations à la loi ou aux valeurs de l’entreprise ne se produisent, les dilemmes éthiques peuvent être discutés avec les ressources humaines ou le responsable de la compliance via un canal de signalement (qui peut être anonyme).

Il incombe au département des ressources humaines non seulement de préconiser un canal de signalement mais surtout d’encourager les employés à effectivement signaler les actes répréhensibles. De plus, le dispositif d’alerte professionnelle doit être accessible facilement par tous les salariés, par exemple, sur l’intranet ou accessible au public sur le site web de l’entreprise.