Nos bureauxPourquoi la conformité devient un sujet de plus en plus important pour les PME
Les comportements non-éthiques peuvent également se produire au sein des petites et moyennes entreprises (PME). Voici quelques conseils pour vous protéger contre d’éventuels scandales ou sanctions.
Les petites et moyennes entreprises (PME) doivent faire face à de nombreux défis en matière de conformité. D’une part le législateur continue d’accroitre sa pression, d’autre part il y a souvent un manque de ressources et de compétences au sein de ces entreprises. Pourtant, l’investissement dans une bonne mise en conformité est rentable à plusieurs niveaux.
Ainsi, l’entreprise :
- répond aux exigences légales,
- se protège, ainsi que ses employés, contre des pénalités, des amendes, voir même des peines d’emprisonnement,
- améliore son image auprès de ses clients, de ses partenaires, des investisseurs, des banques et des employés,
- démontre son professionnalisme,
- protège sa réputation contre tout risque de scandale,
- peut prendre des mesures rapides et proactives contre d’éventuels actes répréhensibles.
La conformité est un devoir, non une option
Les infractions à la loi telles que la corruption, le blanchiment d’argent ou la fraude ont de graves conséquences. Non seulement elles nuisent à la réputation de l’entreprise, mais elles entraînent aussi de lourdes amendes, voire des peines d’emprisonnement. La responsabilité des PDG, directeurs généraux et membres du conseil d’administration est engagée s’ils n’ont pas mis en place un programme de conformité ou s’ils ne le contrôlent pas suffisamment. Cela concerne les petites et moyennes entreprises tout autant que les grandes organisations.
Les atteintes à la conformité ne sont pas des infractions anodines
Les sanctions pour non-respect des règles de conformité sont illustrées par les exemples de deux grandes entreprises : En septembre 2014, la société pharmaceutique britannique GlaxoSmithKline (GSK) a été condamnée par un tribunal chinois à une amende de 380 millions d’euros pour corruption. L’ancien patron, Mark Reilly, a été condamné à trois ans de prison en Chine. En janvier 2020, Airbus s’est engagé à payer plusieurs amendes pour un total de 3,6 milliards d’euros pour mettre fin à des enquêtes pour corruption en France, aux États-Unis et au Royaume-Uni. Intermédiaires fictifs, « cadeaux luxueux », voyages dédiés aux loisirs, les faits de corruption ont eu lieu dans pas moins de sept pays.
Si des grandes entreprises comme Total, Technip ou Alstom ne respectent pas les règles, leurs histoires seront couvertes par la presse, ce qui n’est probablement pas le cas pour les petites et moyennes entreprises. Le régulateur, quant à lui, ne fait aucune difference : En 2010, les sociétés d’équipements sanitaires Villeroy & Boch et Grohe ainsi que 17 autres entreprises ont été visées par une enquête. Résultat : la Commission Européenne a infligé une amende de 622 millions d’euros. La société Grohe a alors investi dans un département de conformité pour éviter de telles infractions à l’avenir.
En 2017, les 3 trois groupes spécialistes du revêtement de sol, Gerflor, Tarkett et Forbo, appelés également le cartel du lino, ont été condamnés par l’Autorité de la concurrence à 302 millions d’euros d’amende. Ils ont été accusés de s’être entendus sur les prix, d’avoir constitué un plan d’ensemble visant à réduire drastiquement, voire à totalement supprimer, la concurrence dans leur secteur et à stabiliser leurs situations respectives. Dans la “combine” également, le Syndicat français des enducteurs calandreurs (SFEC) leur permettait de s’échanger des informations afin ajuster leur politique commerciale et avait conclu un pacte de non-concurrence concernant la communication sur les performances environnementales de leurs produits. Le SFEC a été condamné à 300 000 euros d’amende.
Une mise en conformité efficace protège la réputation de l’entreprise
De plus, une gestion efficace de la conformité ne protège pas seulement contre les sanctions financières, elle contribue également à protéger la réputation de l’entreprise et ses propres employés. L’exemple de l’agence de publicité Scholz & Friends montre combien il peut être difficile pour une entreprise de se remettre d’accusations publiques. Depuis l’été 2020, l’entreprise se bat contre les accusations de sexisme et pour conserver une bonne image. En août, “Die Zeit” avait publié un article témoignant du climat sexiste qui règne au sein de l’agence et ce basé sur des entretiens avec plus de 25 anciens et actuels employés de l’agence. Un créatif de premier plan se serait signalé lors d’une fête de Noël en 2017. L’homme a été promu chef d’équipe au sein de l’agence peu de temps après.
L’Agence a ensuite répondu aux allégations par des changements dans le personnel d’encadrement : deux femmes ont été nommées au conseil d’administration. L’une d’entre elles est responsable “Diversité, équité et inclusion”. Une autre femme est devenue Directrice Générale du bureau de Berlin.
Les changements à court terme dans le personnel de l’agence n’ont pas permis de réparer les dommages causés sur son image. Des mesures préventives, comme par exemple la mise en place d’un dispositif d’alerte interne anonyme, auraient sûrement permis aux employés de remonter en interne des comportements contraires au code de conduite de l’entreprise, permettant ainsi à l’entreprise de régler cette affaire loin du regard du public et de protéger ainsi sa réputation.
Les dispositifs d’alerte internes protègent toutes entreprises
La protection des lanceurs d‘alerte est un sujet qui a gagné en importance ces dernières années et plus particulièrement dans le contexte de la Loi Sapin 2 et de la Directive Européenne sur la protection des lanceurs d’alerte.
La loi Sapin 2 impose, depuis le 1er juin 2017, la mise en place d’un dispositif d’alertes professionnelles pour les structures de plus de 500 salariés et ce dans le cadre d’un programme anticorruption. Depuis le 1er janvier 2018, ce sont les structures de plus de 50 salariés qui doivent offrir aux lanceurs d’alerte un canal de signalement confidentiel.
Afin de garantir une norme Européenne pour la protection des lanceurs d’alerte, l’UE a quant à elle adopté, en décembre 2019, une directive pour la protection des lanceurs d’alerte à l’échelle Européenne qui oblige les entreprises à mettre à disposition de leurs employés un canal de signalement par lequel les employés ou les parties tierces peuvent remonter des comportements contraires au code de conduite de l’entreprise et ce de manière anonyme s’ils le souhaitent. Il s’agit notamment de fraudes fiscales, de blanchiments d’argent et de violations de la protection des données.
Bien que la Directive Européenne et la Loi Sapin 2 ne s’appliquent qu’aux entreprises de plus de 50 salariés, les petites entreprises peuvent également profiter des avantages qu’offrent un dispositif digital d’alerte professionnelle. Celles qui optent pour la bonne solution dès le début remplissent non seulement les exigences de conformité, mais augmentent leur attractivité auprès des banques, des investisseurs, des employés et des partenaires commerciaux.
3 conseils pour les petites et moyennes entreprises qui souhaitent faire le premier pas vers une meilleure conformité :
Les débuts sont toujours difficiles. Grâce à ces 3 conseils simples à mettre en place, votre entreprise peut ouvrir la voie à un meilleur respect des règles de conformité.
Définissez au moins une personne dans l’entreprise ou hors de l’entreprise qui se chargera des questions de conformité.
Au départ, il peut s’agir de la direction ou d’un employé du service juridique, des ressources humaines ou d’un consultant. Les entreprises ambitieuses créent directement une position en charge des sujets de conformité. Il est important que vous communiquiez sur ce nouveau rôle auprès de tous les employés et que vous présentiez les sujets pour lesquels cette personne sera désormais le point de contact.
Effectuez une analyse des risques pour identifier les facteurs de risque les plus importants dans votre entreprise.
Élaborer ensuite les premières mesures claires pour les prévenir. Bien entendu, vous ne devez pas éliminer tous les risques d’un seul coup. Rédiger une feuille de route dans laquelle vous définissez les prochaines étapes.
Développez une culture de l’éthique dans l’entreprise.
À cette fin, impliquez le département des ressources humaines dès le début afin de définir un cadre favorable pour les employés, formez régulièrement les employés et les managers et surtout impliquer le Top Management dans cette démarche.
Comment créer, mettre en œuvre, communiquer efficacement vos politiques internes et enfin mesurer la réussite de votre programme
