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6 politiques internes d’entreprise indispensables

Du code de conduite aux directives concernant l’utilisation des réseaux sociaux au travail

by Moritz Homann 3 min

    Les politiques et procédures internes permettent aux entreprises de définir le comportement à adopter par les salariés sur leur lieu de travail. Ces politiques définissent également ce que les collaborateurs sont en mesure d’attendre de la part de leur employeur. Les politiques internes nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise varient fortement en fonction de la culture d’entreprise, de l’environnement légal et du secteur d’activité. Toutefois, il existe certaines politiques internes qui s’appliquent à pratiquement toutes les entreprises :


    1) Le Code de conduite

    Le code de conduite est la base d’un grand nombre de politiques internes dans la mesure où il définit les fondamentaux d’une bonne conduite à adopter sur son lieu de travail. Parmi les éléments clés figurent notamment les valeurs de l’entreprise, la protection des biens de l’entreprise, l’attitude à adopter face à des actes de corruption et à des conflits d’intérêt ou encore la responsabilité personnelle et professionnelle de l’employé. En outre, un code de conduite permet de définir non seulement les comportements à adopter en cas de violation des règlements applicables mais également les conséquences de comportements répréhensibles.

    2) Politique sur l’égalité

    Une politique interne sur l’égalité est la base d’une bonne protection contre les discriminations ou le harcèlement au travail et aide à promouvoir la diversité. L’objectif principal étant de garantir que l’employeur ne prenne aucune décision discriminante au détriment des collaborateurs ou des candidats sur la base de leur appartenance ethnique, de leur origine, de leur genre, de leur religion, de leur âge, d’un handicap ou de leur orientation sexuelle. L’introduction d’une politique appropriée est un engagement clair de l’entreprise qui vise à renforcer la prise de conscience de l’ensemble des salariés.

    3) Politique sur la santé et la sécurité au travail

    La prévention d’accidents sur le lieu de travail et la protection de la santé des collaborateurs est dans l’intérêt de chaque entreprise. Une politique sur la santé et la sécurité au travail permet de définir les responsabilités et les obligations de l’entreprise afin de garantir la sécurité sur le lieu de travail. Une telle politique devrait également inclure les procédures et consignes nécessaires aux fonctions exposées à des risques ainsi que sur le comportement à adopter en situation d’urgence.

    4) Politique sur l’usage d’internet et des réseaux sociaux

    De nos jours, il est particulièrement difficile de faire une vraie séparation entre utilisation professionnelle et privée d’internet et des réseaux sociaux. C’est pour cette raison que chaque entreprise devrait introduire une politique sur ce sujet, afin d’éduquer ses collaborateurs. Cette politique devrait notamment définir ce que les collaborateurs peuvent ou ne peuvent pas partager sur le web et quelles sont les règles applicables pour l’utilisation de l’infrastructure informatique interne de l’entreprise. Cette politique devrait permettre de trouver un équilibre entre les droits individuels du collaborateur et les intérêts de l’employeur.

    5) Politique sur la protection des données

    Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général de l’Union Européenne sur la Protection des Données (RGPD), la protection des données est devenue un sujet brûlant au sein de toutes les entreprises. Les exigences réglementaires concernent aussi bien les données personnelles des collaborateurs que les données des clients. Afin d’atténuer le risque de violation de données personnelles, chaque entreprise devrait introduire une politique spécifique. Celle-ci devrait notamment définir de quelle manière l’entreprise utilise les données à caractère personnel ainsi que les mesures prises pour les protéger.

    6) Politique sur le temps de travail, les absences et les congés

    Il est recommandé pour les entreprises de clarifier la moindre ambiguïté concernant le temps de travail, les absences et les congés afin de prévenir tout litige. Il convient par exemple de définir le temps de travail hebdomadaire minimum et maximum, les règles applicables pour les pauses, la répartition du temps de travail ainsi que la méthode de comptabilisation des heures de travail. Enfin, les heures supplémentaires aussi bien que les congés doivent être conformes au droit du travail en vigueur.

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    Les politiques internes aident à minimiser les risques de responsabilité

    Toutes les entreprises souhaitent minimiser les risques afin de préserver leur réputation et éviter tout préjudice financier. Cependant, le nombre de législations et de règlementations applicables ne cesse d’augmenter. Pour s’y conformer et communiquer sur les exigences juridiques propres aux salariés, de nombreuses entreprises ont recours à des politiques définissant les comportements à adopter sur le lieu de travail. Si une entreprise parvient à sensibiliser ses salariés aux politiques internes tout en s’assurant de la bonne compréhension de celles-ci, elle réduira les risques qui engagent sa responsabilité.

     

    A chaque nouvelle règlementation, le risque de non-conformité augmente dans les entreprises

    Ce qui peut paraître simple au début devient rapidement un problème pour de nombreuses entreprises : le nombre croissant de règlementations fait augmenter le nombre de politiques internes et il devient de plus en plus difficile de conserver une vue d’ensemble. Sans système centralisé de gestion des politiques et des flux de travail associés (approbation, mise à jour, gestion des versions, etc.), des politiques obsolètes, incohérentes ou non certifiées finissent par se trouver en circulation. Souvent, une mauvaise communication au sujet des politiques a pour résultat qu’elles ne soient pas lues par l’ensemble des salariés et que peu de personnes en comprennent le contenu.

    Le « cycle de vie des politiques » permet de minimiser les risques

    Pour une application effective des mesures de mise en conformité et la diminution des risques, il est crucial d’adopter une démarche uniforme de gestion des politiques et procédures internes. Les points suivants vous expliquent les étapes clés de la mise en place d’une gestion des politiques structurée, basée sur le « cycle de vie des politiques ».

    Cycle de vie des politiques

    1. Créer des modèles uniformes

    Premièrement, il est essentiel de créer des modèles uniformes pour vos politiques en définissant un style d’écriture, un plan général et une structure commune à toutes les politiques. Il est également conseillé de reprendre toutes les politiques existantes en utilisant ces nouveaux modèles. Déterminez quelles politiques sont déjà en circulation dans votre entreprise et attribuez-leur des notes en fonction de leur pertinence et de leur actualisation.

    Lors de l’élaboration de nouvelles politiques, essayez d’inclure des sources d’information internes et externes. Assurez-vous que les politiques soient conformes aux directives et aux normes industrielles. Il est également conseillé de prendre en compte les commentaires de vos salariés.

    2. Examiner et approuver

    Assurez-vous que chaque politique soit soigneusement examinée avant d’être publiée. Le contenu doit à la fois être précis et compréhensible par les salariés. Les commentaires ou changements effectués par chaque personne impliquée dans le processus d’élaboration doivent être documentés. Une fois qu’une politique est finalisée, elle doit être approuvée par la direction.

    3. Communiquer

    Diffusez la politique aux salariés concernés et assurez-vous que tous les nouveaux salariés la reçoivent également dès leur prise de poste. L’étape suivante consiste à demander à chaque salarié de lire la politique et de certifier par écrit qu’il l’a lue et qu’il a compris son contenu. En cas d’oubli ou de non certification par le salarié, il doit recevoir des rappels ou des documents de formation supplémentaires.

    4. Entretenir et actualiser

    La gestion des politiques est un processus continu. C’est pourquoi nous vous recommandons d’évaluer régulièrement l’efficacité de chaque politique et de vérifier qu’elle demeure d’actualité. Si une mise à jour est nécessaire, la politique doit à nouveau passer par toutes les étapes du cycle de vie d’une politique.

    5. Comment un outil digital peut vous aider

    Pour une gestion efficace de vos politiques, un outil digital est indispensable. Il vous permettra de maintenir une vue d’ensemble et vous fera de gagner un temps précieux. Voici quelques conseils pour la gestion de vos politiques :

    1. Centralisez votre gestion des politiques

    Un outil digital permet de centraliser l’ensemble des politiques ainsi que la documentation sur les normes et les procédures à suivre. Cela vous permet de conserver une trace de tous les documents. Vous pouvez également mettre différentes politiques en lien les unes avec les autres ou les catégoriser. La gestion centralisée représente des avantages pour les gestionnaires de politiques mais également pour les salariés dans la mesure où il devient plus simple de retrouver une politique recherchée.

    2. Standardisez le processus de création des politiques

    Un outil de gestion des politiques standardise le processus de création. En configurant des modèles dans le système, vous standardisez la structure et le plan général de toutes vos politiques. Aussi, la gestion des rôles et des autorisations simplifie la collaboration entre toutes les personnes impliquées dans la création d’une politique (p. ex. les gestionnaires, auteurs, approbateurs).

    3. Diffusez à tous les salariés en un seul clic

    Un outil digital de gestion des politiques simplifie l’envoi à tous les salariés, nouveaux ou existants. Une fois qu’un salarié a lu et compris la politique, il peut le confirmer en un seul clic. Une connexion avec votre système RH assure la mise à jour constante des données de vos salariés.

    4. Gagnez du temps grâce à l’automatisation

    La gestion manuelle des politiques est certes possible mais considérablement chronophage. Vous pouvez utiliser un système de gestion des politiques pour automatiser la gestion des différentes versions et leur archivage. Des rappels automatiques peuvent également être paramétrés dans le système. Ainsi, vous pouvez par exemple envoyer des rappels aux salariés qui n’ont pas encore lu et confirmé une politique. Il est également possible de demander aux responsables d’actualiser des politiques à intervalles réguliers.

    5. Mesurez et augmentez l’efficacité des politiques

    Avec un outil de gestion des politiques, vous élaborez en un seul clic des rapports complets (pouvant être destinés à des audits par exemple) recensant le taux de confirmation d’une politique. L’outil vous permet également d’améliorer la compréhension de vos politiques internes par vos salariés (augmentant ainsi votre degré de conformité) en ajoutant des documents de formation supplémentaires si nécessaire (des tutos ou des vidéos par exemple).

    Un outil digital de gestion des politiques apporte une aide précieuse aux gestionnaires de politiques et ce à chaque étape du cycle de vie de la politique. Cela permet de gagner en efficacité et surtout d’améliorer la qualité de la gestion des politiques.

    Conclusion

    L’introduction de politiques devrait toujours se faire sur la base d’une évaluation des risques spécifiques à l’entreprise. En outre, il convient de vérifier régulièrement si des changements au sein de l’entreprise ou dans la législation nécessitent la rédaction d’une nouvelle politique. Une publication et une communication soignées des politiques et procédures internes de l’entreprise sont indispensables.

    Moritz Homann
    Moritz Homann

    Managing Director Corporate Compliance – EQS Group | Moritz Homann est responsable du département des produits de conformité des entreprises au sein d’EQS Group. Dans cette fonction, il supervise le développement stratégique de solutions de flux de travail numériques adaptées aux besoins des responsables de la conformité dans le monde entier.

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