Politique Cadeaux et Invitations : Les meilleures pratiques

Il n’existe pas de définition juridique d’un cadeau ou d’une invitation. La définition utilisée est donc celle du dictionnaire : « tout bien matériel ou service ou invitation reçu en vue de faire plaisir ou d’entretenir de bonnes relations ». De nombreux éléments peuvent rentrer dans cette définition de cadeau et invitation : service, prêt, déjeuner, échantillons goodies etc.

L’AFA, a déterminé les contours de la politique cadeaux et invitations au travers d’un premier guide publié en 2020, en définissant un cadeau ou une invitation comme “un bien ou une prestation offert sans attendre de contrepartie”. L’AFA avait d’abord une position assez stricte sur la question. En effet, les cadeaux et invitations représentent un risque de corruption car ils peuvent induire l’attente d’une contrepartie et une situation de redevabilité. L’Agence a cependant fait un pas en arrière, face aux retours suscités par ce premier guide, reconnaissant désormais que les cadeaux et invitations font partie de la vie normale des affaires.

En 2022, l’AFA a publié un nouveau guide qui s’attache spécialement aux cadeaux et aux invitations dans le cadre des relations avec des agents publics (administrations de l’État, collectivités locales, établissements publics à caractères administratifs et hôpitaux). L’AFA y a pris une position beaucoup plus dure en rappelant l’idée que Marcel Mauss, sociologue, avait déjà évoqué dans son essai sur le don : tout cadeau entraîne un contre don et donc forcément une contrepartie. La problématique des cadeaux et invitations est ce que cela peut dissimuler. C’est dans cette potentielle contrepartie que peuvent se nicher des risques juridiques. « Par principe, un agent public n’a pas à accepter de cadeaux ou d’invitations dans l’exercice de ses missions. » indique le guide de l’AFA.

Indépendamment des recommandations de l’AFA, les personnes publiques et les entités privées soumises à la loi Sapin 2 doivent établir leurs propres règles internes. D’ailleurs, toutes les entités publiques n’interdisent pas les cadeaux et invitations à destination de leurs agents.

L’offre ou la réception de cadeaux ne sont pas illégales en tant que telles mais peuvent présenter un risque dès lors qu’elles sont disproportionnées, récurrentes et dissimulent une contrepartie.
Le premier risque est la corruption et le trafic d’influence, c’est-à-dire qu’en contrepartie d’un cadeau, une personne bénéficie d’un avantage indu. Il est d’actualité lors de grands événements sportifs, qui peuvent également être l’occasion de rencontrer différents acteurs et d’exercer une influence sur une décision, privée ou publique.
Un cadeau peut aussi dissimuler un abus de bien social ou un abus de confiance et expose les entreprises et les salariés à des risques personnels, de sanctions disciplinaires, et aux risques d’atteinte à la réputation qui s’en suivent.

Des schémas de corruption typiques peuvent être, en échange d’un cadeau ou d’une invitation, de signer un contrat, un marché ou embaucher une personne.

La rédaction d’une politique cadeaux et invitations est fortement recommandée voire obligatoire. Il est important d’écrire les règles et les diffuser largement.

1. Partir de la cartographie des risques

C’est la pierre angulaire du programme. En général, la cartographie identifie des schémas de corruption, dont les cadeaux et invitations. Les cadeaux protocolaires doivent y apparaitre si cela s’applique à l’entreprise, de même que l’utilisation du stock pour celles qui vendent des produits à forte valeur. Par ailleurs, les entreprises doivent définir des règles. En effet, même si les cadeaux et invitations font partie de la vie des affaires, la répétition et la valeur peuvent être interprétés différemment des intentions initiales. Les sociétés doivent définir un seuil, le faire connaître et s’y tenir. Elles doivent également établir les rôles et responsabilités : qui définit le seuil, qui le fait respecter, à quelle fréquence le revoir.

2. Définir le cadre

La politique cadeaux et invitations doit définir les éléments clés (les cadeaux et invitations, parmi lesquelles les repas d’affaires).

L’entreprise doit également présenter des éléments de définition et sa politique vis-à-vis :

• du matériel gratuit, des dons de produit de la marque, des goodies et échantillons qui n’ont pas de valeur marchande et des cadeaux protocolaires
• du champ d’application de la politique : s’applique-t-elle uniquement aux cadeaux et invitations avec des tiers externes ?
• des grands événements organisés par l’entreprise, type séminaire commercial avec des partenaires et clients.

Tout ce qui pourrait être interprété comme un cadeau ou une invitation doit être défini dans la politique afin de la rendre aussi claire et pédagogique que possible pour les collaborateurs. L’illustration concrète est importante.

3. Définir les interdictions

Les cadeaux en cash sont interdits car ils sont difficilement justifiables. C’est également le cas pour les équivalents : carte cadeau ou bancaire prépayée, etc. Les cadeaux illégaux ou à l’éthique contestable (drogue, prostitution) apparaissent de plus en plus dans les précisions des politiques internes.

Un chapitre doit aborder la nature des cadeaux et invitations, le contexte, les lois locales, les types de bénéficiaires.

• Contexte : des cadeaux qui pourraient être acceptables en temps normal ne le seraient pas en phase d’appel d’offres, de renouvellement de contrat, ou lorsque l’interlocuteur est impliqué dans une certification ou autorisation administrative. Il faut préciser les contextes dans lesquels les cadeaux et invitations seraient strictement interdits.
• Lois locales : des réglementations particulières à certaines zones géographiques ou secteurs d’activités existent.
• Types de bénéficiaires : les cadeaux et invitations sont interdits avec certains tiers (les agents publics par exemple). Certains pays sont plus risqués, les cadeaux dans ces pays peuvent être complètement interdits.

4. Définir des seuils

Les seuils peuvent être différents pour les cadeaux donnés et reçus.. Plus la complexité des seuils augmente en fonction des bénéficiaires, des scénarios et du contexte, plus il devient difficile de les intégrer et de les faire comprendre aux collaborateurs.

Il est plus facile de choisir un seuil commun aux cadeaux reçus et donnés. Le seuil peut varier selon les pays en fonction de la cartographie des risques ou du type de bénéficiaire. Définir des seuils trop bas ou interdire la pratique, c’est courir le risque que la règle ne soit pas respectée. Il faut donc choisir des seuils qui sont cohérents avec les habitudes. Ambre Steyer recommande de faire un benchmark et de s’aligner sur les pratiques de son marché.

5. Définir une fréquence et un calcul de la valeur

L’entreprise doit choisir si le seuil est un cumul sur un an ou par cadeau. Il faut vérifier que les contrôles de second niveau soient bien appliqués par tout le monde et plus les règles sont complexes, plus le contrôle est difficile.

Doit-on considérer le prix payé avec ou sans taxe ? Inclure les frais d’agence ou d’hôtesse d’accueil lors d’un événement ?

La politique doit être définie en fonction du risque brut et non du risque net. Un risque net faible peut l’être car les mesures en place sont efficaces, il est donc important de les maintenir.

La politique doit être vivante. Il faut revoir régulièrement les seuils, vérifier l’apparition de nouvelles lois, l’émergence d’une nouvelle activité dans l’entreprise ou d’un nouveau contexte.

Des invitations aux événements sportifs tels que la Coupe du Monde ou les Jeux Olympiques, par exemple, peuvent donner lieu à des exceptions car le prix des billets dépasse souvent les seuils définis. Cela s’applique surtout pour les entreprises sponsor de ces événements.

Le dépassement des seuils sur approbation d’un supérieur hiérarchique, lorsque le contexte le justifie, est également une possibilité qu’il convient d’intégrer à sa politique. Une bonne pratique que l’on voit se développer est d’accompagner un cadeau de valeur élevée d’un courrier explicatif précisant que rien n’est attendu en retour.

La politique cadeaux et invitations aura des répercutions opérationnelles. Il est recommandé de créer un registre dans lequel déclarer les cadeaux et invitations donnés et reçus. La politique et donc l’outil note de frais devront intégrer la nature de frais « cadeaux et invitations ». Il faut ajouter et nommer le destinataire mais cela ne suffit pas d’un point de vue conformité. Il faut aussi ajouter le contexte. Cela permet de justifier ses actions lors des audits et contrôles.

Attention également à séparer, dans l’outil, les cadeaux internes et externes.
Un cadeau peut aussi être fait en passant une commande via un fournisseur, cela devient donc un achat, ou bien passer par les stocks. La politique achat et de sortie de stock doivent donc également intégrer les cadeaux et invitations et les outils afférents doivent être adaptés.

Malgré sa complexité, la politique cadeaux et invitations doit être la plus simple et intelligible possible pour que les collaborateurs s’y reconnaissent et puissent l’appliquer.

Il faut donc la communiquer auprès de tous les nouveaux arrivants, faire des piqures de rappel régulières et des formations. L’objectif est d’avoir les règles les plus intuitives et faciles d’accès possible. Si une personne a un doute, elle doit être capable de trouver la réponse facilement.

À noter que parfois, lorsque la règle n’est pas appliquée, c’est qu’elle est trop compliquée ou semble inadaptée pour les collaborateurs. Les règles doivent être raisonnables pour être applicables. Il faut automatiser les seuils dans les outils note de frais. Il peut aussi y avoir un processus d’approbation par un service de conformité ou un N+2. Le contrôle interne est une obligation de l’AFA mais aussi une bonne pratique de gouvernance d’entreprise. La transparence est importante pour le contrôle interne et les audits internes faits à partir d’un échantillonnage des notes de frais par exemple. Les contrôles doivent être représentatifs par rapport au nombre de notes de frais annuel. Il faut donc prendre un échantillonnage suffisant.

L’AFA valorise une démarche d’amélioration continue.