Passer au niveau supérieur en matière de communication sur la compliance

Il existe un nombre incalculable de politiques et procédures, auxquelles s’ajoutent les nouveautés et mises à jour régulières. Comment continuer de sensibiliser vos employés et vous assurer qu’ils sont au courant des mises à jour les plus récentes ?

On peut comprendre qu’il soit difficile pour les collaborateurs de s’y retrouver compte tenu des nombreuses réglementations auxquelles l’entreprise est soumise. De même, tout le monde n’est pas impliqué au même degré pour se tenir à jour de ces sujets, ou ils manquent tout simplement de temps pour le faire.

Bien entendu, responsables conformité qui sont à l’origine de ces procédures ne veulent pas que des informations aussi importantes se noient dans un flot d’emails ou passent inaperçues dans un coin de l’intranet. C’est précisément la raison pour laquelle nous expliquons dans cet article comment déployer une stratégie de communication autour de la compliance efficace.

Dans toute entreprise, les informations sur les réglementations et les politiques ne proviennent pas seulement du service juridique et de conformité, mais également d’un certain nombre d’autres services. C’est le cas, notamment, des sujets liés à la sécurité informatique et à la sécurité des données, à la finance ou aux ressources humaines. Proposer une source d’information unique, c’est-à-dire un point de contact unique pour les questions sur les réglementations provenant de tous les départements et domaines spécialisés, peut simplifier considérablement le processus de recherche d’informations pertinentes. Lorsque des informations et politiques aussi importantes, provenant de plusieurs départements, sont disséminées sur l’intranet ou dans des courriels, il est difficile pour l’employé de trouver la bonne information dans un délai raisonnable.

Avec une source unique, les employés n’ont plus à parcourir de multiples courriels ou des pages de l’intranet pour obtenir l’information qu’ils recherchent.

Pour une communication réussie en matière de compliance, il est important que les nouvelles procédures à respecter et les mises à jour soient communiquées aux employés en temps utile. On ne peut pas s’attendre à ce que les employés suivent de près tous les changements de réglementation. Il est donc extrêmement important que les modifications, même mineures, soient dûment communiquées à tous les employés.

Les canaux de communication internes tels que Microsoft Teams ou Slack peuvent être utilisés pour transmettre des informations réglementaires en recourant à des groupes dédiés visant à informer les employés des changements réglementaires importants. Il est également possible d’utiliser des solutions numériques, telles qu’une application dédiée à la compliance, afin que les changements puissent être facilement affichés sur une plateforme au moyen d’icônes de notification, à l’instar des plateformes de messagerie.

Le blog ou un média d’entreprise peuvent également aborder et communiquer sur des sujets liés à la compliance. De nombreuses entreprises envoient des newsletters internes régulièrement afin que leurs employés soient informés des changements importants.

Transmettre des informations relatives à la compliance ne doit pas se faire uniquement lorsque des changements sont apportés aux politiques et aux réglementations. L’intérêt des employés doit être maintenu grâce à des campagnes régulières et continues de sensibilisation. Cela peut se faire par l’intranet, où l’employé peut être invité à réactualiser sa compréhension des politiques. Une autre façon d’y parvenir pourrait prendre la forme d’un petit questionnaire sur l’intranet. L’employé est alors interrogé et incité à répondre. À l’issue du questionnaire, il est dirigé vers un contenu plus approfondi sur la politique en question.

Un autre moyen efficace de transmettre les connaissances en matière de compliance consiste à utiliser des techniques de micro-apprentissage. Une plateforme de compliance peut être utilisée pour fournir de courts messages aux employés, afin qu’ils puissent accéder aux informations réglementaires sur l’appareil de leur choix, au moment qui leur convient. De cette manière, les employés peuvent apprendre en continu et mieux retenir les informations. Les techniques de micro-apprentissage peuvent être utilisées de façon autonome ou compléter une formation informatisée ou interne. Les techniques d’apprentissage en ligne ont une efficacité limitée ; exploiter le potentiel offert par les outils de micro-apprentissage influencera radicalement leur succès.