Guide de l’Agence Française Anticorruption (AFA) sur les politiques cadeaux et invitations en entreprise

L’Agence Française Anticorruption (AFA) a publié le 11 septembre 2020 son guide pratique intitulé « La politique cadeaux et invitations dans les entreprises, les EPIC, les associations et les fondations ». Ce guide, qui a fait l’objet d’une consultation publique, vise à aider les entreprises à définir et mettre en place une politique cadeaux et invitations efficace dont les règles et les procédures internes permettront de prévenir des actes de corruption au sein de leurs organisations.

La politique cadeaux et invitations, un outil de maîtrise du risque de corruption

D’après ce guide, il est important que les entreprises disposent d’une politique claire en matière de cadeaux et invitations qui doit être cohérente avec la cartographie des risques de corruption et s’articuler avec le code de conduite requis par la loi Sapin 2. D’une part, le code de conduite peut inclure ou reprendre des éléments de la politique cadeaux et invitations. D’autre part, le code de conduite peut renvoyer expressément à la politique cadeaux et invitations (ou réciproquement), voire l’annexer.

La politique cadeaux et invitations devra également s’articuler avec les autres procédures de l’organisation comme celles sur les notes de frais ou le sponsoring par exemple.

Si la politique cadeaux et invitations a vocation à s’appliquer à l’ensemble des personnes exerçant leurs fonctions au sein de l’organisation, les règles peuvent toutefois varier selon les fonctions occupées (par exemple des règles plus strictes pour des fonctions achats car plus exposées aux risques de corruption).

L’AFA recommande de rendre cette politique publique afin que les fournisseurs et les tiers puissent prendre connaissance de l’engagement des entreprises en matière de prévention d’actes de corruption. Et, bien sûr, il est essentiel que le top management respecte ces directives (afin de « donner le ton »).

Les règles d’offre ou d’acceptation d’un cadeau ou d’une invitation

Tout d’abord, pour créer une politique cadeaux et invitations, l’AFA préconise d’inclure des exemples concrets, pertinents selon le secteur d’activité et les salariés de l’entreprise. Il peut s’agir, entre autres, de repas au restaurant, d’invitations à des événements culturels ou sportifs, du paiement de frais de déplacement, de prêts financiers etc. De telles situations devraient être expliquées dans une politique grâce à des exemples compréhensibles par tous (voir également notre guide dédié à la gestion des politiques et procédures internes).
Naturellement, la politique devrait également inclure des critères de fond et de procédures permettant d’évaluer si un cadeau ou une invitation est une simple courtoisie ou une tentative de corruption :

1. Les éléments de fond :

• La finalité du cadeau ou de l’invitation. Sous peine d’être qualifié d’acte de corruption, l’offre d’un cadeau ou d’une invitation ne peut être faite en vue de déterminer l’accomplissement ou le non-accomplissement d’un acte entrant dans la fonction de la personne qui le reçoit. Et la sollicitation ou l’acceptation de ce cadeau par cette personne ne doit pas être envisagée comme la contrepartie de son action ou de son abstention.
• La valeur du cadeau ou de l’invitation.
  • L’organisation peut ou non fixer un seuil au-delà duquel le cadeau ou l’invitation doit être refusé.
  • Ce seuil peut être un montant précisé ou situé dans une fourchette. Ce choix présente l’avantage d’être facilement compréhensible par les collaborateurs ainsi que par les tiers. Toutefois, il est parfois difficile pour celui qui les reçoit, d’apprécier précisément la valeur d’un cadeau ou d’une invitation
  • Si l’organisation choisit de ne pas fixer un seuil chiffré, elle peut définir la valeur du cadeau ou de l’invitation par un qualificatif (symbolique, raisonnable, modique, faible, etc.). Compte tenu de l’imprécision de ce type de seuil, il est important de l’assortir d’illustrations adaptées afin que la règle puisse être comprise par l’ensemble des personnes auxquelles elle s’applique.
• Selon l’AFA, la fréquence des cadeaux ou des invitations est également importante et recommande ainsi à l’entreprise de fixer un nombre maximal de cadeaux et d’invitations pouvant être reçus d’un même tiers par une même personne au cours d’une période déterminée. La société peut également exiger que le bénéficiaire sollicite préalablement à l’acceptation du deuxième cadeau ou invitation, l’autorisation de son supérieur hiérarchique.

2. Les éléments de procédures :

Si l’entreprise décide de ne pas interdire les cadeaux et invitations, elle devra alors mettre en place une procédure de validation.

1. Évaluation personnelle : les décisions individuelles sont prises en fonction du contexte et des circonstances, sans directives générales au niveau de l’entreprise.
2. Seuils au-delà desquels une autorisation est requise : Les entreprises fixent des seuils monétaires. En dessous de ces seuils, les cadeaux et invitations sont à priori acceptables, au-dessus, ils doivent être approuvés par le supérieur hiérarchique ou le département conformité par exemple.

Selon l’AFA, « la volumétrie des déclarations ou des demandes d’autorisations peut nécessiter, pour l’organisation, de se doter d’un outil informatique pour les traiter ». Il existe aujourd’hui des logiciels dédiés afin d’aider les entreprises à gérer facilement et efficacement tous les processus de validation et d’approbation réduisant ainsi considérablement la charge de travail de toutes les personnes concernées.

L’AFA recommande la mise en place d’un registre des cadeaux et invitations

L’entreprise pourra mettre en place un registre des cadeaux et invitations répertoriant les cadeaux, invitations ou autres avantages reçus. Les informations à renseigner dans ce registre doivent permettre la réalisation d’un contrôle. Parmi ces informations, figurent :

• le nom,
• la fonction et l’organisation du bénéficiaire ;
• le nom, la fonction et l’organisation de la personne qui l’a offert ;
• la nature et la valeur ou le montant estimé du cadeau ou de l’invitation ;
• la date de l’acceptation

De plus, maintenir un registre de tous les cadeaux permettrait de garder un œil sur la fréquence des cadeaux et des invitations provenant d’un même tiers afin de mieux détecter des actes de corruption et de permettre à l’organisation de prendre toute mesure utile.

En plus de la mise en place d’une politique, d’un registre des cadeaux et invitations qui pourra être maintenu grâce à un logiciel spécialisé, la formation des employés et des gestionnaires des politiques et de registre est également primordiale. Même le meilleur processus ou outil digital ne permettra pas d’éviter les actes de corruption si les employés ne sont pas bien formés et ne sont pas au courant des situations potentiellement problématiques.

Pour déterminer si un cadeau ou une invitation peut poser un problème, l’AFA appelle les salariés à se poser les questions suivantes et à en informer leur supérieur hiérarchique en cas de doute : quelle est la valeur approximative du bien ? respecte-t-il le sens de la mesure ? serais-je embarrassé si mon entourage professionnel apprenait que je l’ai reçu ? d’autres cadeaux ou invitations ont-ils été proposés par la même personne ou organisation dans les derniers mois ? le cadeau ou l’invitation sont-ils, par leur valeur ou leur récurrence, de nature à affecter l’exercice de mes fonctions ou à porter atteinte à la réputation de l’organisation ? – dans quel contexte s’inscrit cette proposition ? le cadeau ou l’invitation sont-ils offerts par courtoisie ou à titre commercial, ou en vue d’obtenir une contrepartie ? à quel moment sont-ils offerts ? – prendrais-je la même décision si je n’acceptais pas le cadeau ou l’invitation ? Si la réponse à une de ces questions est oui, accepter ledit cadeau ou l’invitation n’est probablement pas une bonne idée.

Il est conseillé à l’organisation de communiquer, par tout moyen, sa politique à l’ensemble des personnes auxquelles elle s’applique (voir également notre guide dédié à la gestion des politiques et procédures internes). Si la politique de la société mère française est appliquée dans ses filiales situées à l’étranger, elle doit être traduite dans la langue comprise par les salariés, en intégrant, le cas échéant, les règles spécifiques applicables à l’étranger.