Nos bureauxGestion des politiques internes : 5 conseils pour une gestion sans stress
Nous allons partager avec vous les éléments clés d’une gestion réussie de vos politiques et procédures internes.
Chaque entreprise applique une grande variété de politiques, qu’il s’agisse de directives HSE ou de politiques de protection des données par exemple. Il arrive que ces politiques ne soient pas suffisamment actualisées ou qu’elles ne soient pas lues par l’ensemble des salariés. Pourtant, elles permettent de minimiser significativement les risques de non-conformité des entreprises.
Les politiques internes aident à minimiser les risques de responsabilité
Toutes les entreprises souhaitent minimiser les risques afin de préserver leur réputation et éviter tout préjudice financier. Cependant, le nombre de législations et de règlementations applicables ne cesse d’augmenter. Pour s’y conformer et communiquer sur les exigences juridiques propres aux salariés, de nombreuses entreprises ont recours à des politiques définissant les comportements à adopter sur le lieu de travail. Si une entreprise parvient à sensibiliser ses salariés aux politiques internes tout en s’assurant de la bonne compréhension de celles-ci, elle réduira les risques qui engagent sa responsabilité.
A chaque nouvelle règlementation, le risque de non-conformité augmente dans les entreprises
Ce qui peut paraître simple au début devient rapidement un problème pour de nombreuses entreprises : le nombre croissant de règlementations fait augmenter le nombre de politiques internes et il devient de plus en plus difficile de conserver une vue d’ensemble. Sans système centralisé de gestion des politiques et des flux de travail associés (approbation, mise à jour, gestion des versions, etc.), des politiques obsolètes, incohérentes ou non certifiées finissent par se trouver en circulation. Souvent, une mauvaise communication au sujet des politiques a pour résultat qu’elles ne soient pas lues par l’ensemble des salariés et que peu de personnes en comprennent le contenu.
Les entreprises doivent sensibiliser leurs salariés aux politiques internes tout en s’assurant de leur bonne compréhension.
Le « cycle de vie des politiques » permet de minimiser les risques
Pour une application effective des mesures de mise en conformité et la diminution des risques, il est crucial d’adopter une démarche uniforme de gestion des politiques et procédures internes. Les points suivants vous expliquent les étapes clés de la mise en place d’une gestion des politiques structurée, basée sur le « cycle de vie des politiques ».
Cycle de vie des politiques
1. Créer des modèles uniformes
Premièrement, il est essentiel de créer des modèles uniformes pour vos politiques en définissant un style d’écriture, un plan général et une structure commune à toutes les politiques. Il est également conseillé de reprendre toutes les politiques existantes en utilisant ces nouveaux modèles. Déterminez quelles politiques sont déjà en circulation dans votre entreprise et attribuez-leur des notes en fonction de leur pertinence et de leur actualisation.
Lors de l’élaboration de nouvelles politiques, essayez d’inclure des sources d’information internes et externes. Assurez-vous que les politiques soient conformes aux directives et aux normes industrielles. Il est également conseillé de prendre en compte les commentaires de vos salariés.
2. Examiner et approuver
Assurez-vous que chaque politique soit soigneusement examinée avant d’être publiée. Le contenu doit à la fois être précis et compréhensible par les salariés. Les commentaires ou changements effectués par chaque personne impliquée dans le processus d’élaboration doivent être documentés. Une fois qu’une politique est finalisée, elle doit être approuvée par la direction.
3. Communiquer
Diffusez la politique aux salariés concernés et assurez-vous que tous les nouveaux salariés la reçoivent également dès leur prise de poste. L’étape suivante consiste à demander à chaque salarié de lire la politique et de certifier par écrit qu’il l’a lue et qu’il a compris son contenu. En cas d’oubli ou de non certification par le salarié, il doit recevoir des rappels ou des documents de formation supplémentaires.
4. Entretenir et actualiser
La gestion des politiques est un processus continu. C’est pourquoi nous vous recommandons d’évaluer régulièrement l’efficacité de chaque politique et de vérifier qu’elle demeure d’actualité. Si une mise à jour est nécessaire, la politique doit à nouveau passer par toutes les étapes du cycle de vie d’une politique.
5. Comment un outil digital peut vous aider
Pour une gestion efficace de vos politiques, un outil digital est indispensable. Il vous permettra de maintenir une vue d’ensemble et vous fera de gagner un temps précieux. Voici quelques conseils pour la gestion de vos politiques :
1. Centralisez votre gestion des politiques
Un outil digital permet de centraliser l’ensemble des politiques ainsi que la documentation sur les normes et les procédures à suivre. Cela vous permet de conserver une trace de tous les documents. Vous pouvez également mettre différentes politiques en lien les unes avec les autres ou les catégoriser. La gestion centralisée représente des avantages pour les gestionnaires de politiques mais également pour les salariés dans la mesure où il devient plus simple de retrouver une politique recherchée.
2. Standardisez le processus de création des politiques
Un outil de gestion des politiques standardise le processus de création. En configurant des modèles dans le système, vous standardisez la structure et le plan général de toutes vos politiques. Aussi, la gestion des rôles et des autorisations simplifie la collaboration entre toutes les personnes impliquées dans la création d’une politique (p. ex. les gestionnaires, auteurs, approbateurs).
3. Diffusez à tous les salariés en un seul clic
Un outil digital de gestion des politiques simplifie l’envoi à tous les salariés, nouveaux ou existants. Une fois qu’un salarié a lu et compris la politique, il peut le confirmer en un seul clic. Une connexion avec votre système RH assure la mise à jour constante des données de vos salariés.
4. Gagnez du temps grâce à l’automatisation
La gestion manuelle des politiques est certes possible mais considérablement chronophage. Vous pouvez utiliser un système de gestion des politiques pour automatiser la gestion des différentes versions et leur archivage. Des rappels automatiques peuvent également être paramétrés dans le système. Ainsi, vous pouvez par exemple envoyer des rappels aux salariés qui n’ont pas encore lu et confirmé une politique. Il est également possible de demander aux responsables d’actualiser des politiques à intervalles réguliers.
5. Mesurez et augmentez l’efficacité des politiques
Avec un outil de gestion des politiques, vous élaborez en un seul clic des rapports complets (pouvant être destinés à des audits par exemple) recensant le taux de confirmation d’une politique. L’outil vous permet également d’améliorer la compréhension de vos politiques internes par vos salariés (augmentant ainsi votre degré de conformité) en ajoutant des documents de formation supplémentaires si nécessaire (des tutos ou des vidéos par exemple).
Un outil digital de gestion des politiques apporte une aide précieuse aux gestionnaires de politiques et ce à chaque étape du cycle de vie de la politique. Cela permet de gagner en efficacité et surtout d’améliorer la qualité de la gestion des politiques.
Conclusion
Adaptez ce processus en fonction de votre propre organisation et assurez-vous que chaque politique soit écrite et mise-à-jour conformément au cycle de vie des politiques. Ainsi, vous influencerez positivement le comportement de vos salariés sur le lieu de travail et réduirez les risques sur le long terme.
Comment créer, mettre en œuvre, communiquer efficacement vos politiques internes et enfin mesurer la réussite de votre programme
