Nos bureauxLes meilleures pratiques pour la gestion des conflits d’intérêts
Pour gérer efficacement ses risques, il est primordial de mettre en place un solide programme de gestion des conflits d’intérêts.
La gestion des conflits d’intérêts au travail est essentielle pour garantir l’intégrité de la conduite des affaires, la prise de décision éthique et conserver la confiance que vos parties prenantes et employés portent à votre entreprise. Toutefois, si les conflits d’intérêts n’ont rien de nouveau pour les responsables conformité, de nombreux employés ne comprennent toujours pas clairement les éléments constituant un conflit d’intérêts et les raisons pour lesquelles il est important de les signaler.
Cet article vise à fournir des conseils sur les meilleures pratiques pour favoriser l’éducation et sensibiliser aux conflits d’intérêts, à la gestion des risques et à l’importance d’une culture ouverte et transparente.
A noter également que l’AFA (Agence Française Anticorruption) a publié le 30 juin 2022 un guide intitulé : « Guide pratique sur la prévention et la gestion des conflits d’intérêts dans l’entreprise ». Ce guide vise à accompagner les entreprises dans l’élaboration de leurs politiques de gestion des conflits d’intérêts et ce afin de prévenir les actes de corruption.
1) Établir une politique claire en matière de conflits d’intérêts
Au commencement de tout système efficace de gestion des conflits d’intérêts est une politique bien définie en la matière. Tout d’abord, cette politique doit s’efforcer de définir avec exactitude les éléments constitutifs, pour l’entreprise, d’un conflit d’intérêts. Les conflits d’intérêts relèvent principalement des catégories suivantes :
- Les relations personnelles: un responsable impliqué dans le processus de recrutement d’un ami proche ou d’un membre de sa famille, ce qui peut porter atteinte à l’objectivité de la sélection.
- Les intérêts financiers: un employé qui a le pouvoir d’attribuer des contrats détient des actions dans une société fournisseur, créant ainsi une éventuelle concurrence déloyale pour les autres fournisseurs.
- Un autre emploi en dehors de l’entreprise: un employé travaille à temps partiel pour un concurrent tout en étant employé par l’entreprise actuelle, ce qui entraîne une loyauté partagée et une utilisation potentiellement abusive d’informations confidentielles.
- Cadeaux et invitations: un employé accepte de luxueux cadeaux ou des faveurs de la part d’un fournisseur, ce qui peut influencer les décisions d’achat en faveur de ce fournisseur (dans ce cas, il est recommandé d’élaborer une politique distincte en matière de cadeaux et invitations).
Il est essentiel de déterminer les conséquences que peut générer une absence de déclaration. Cela a un effet dissuasif important et souligne l’importance de respecter les exigences en matière de déclaration. En outre, il convient d’examiner à quel moment les conflits d’intérêts doivent être déclarés et la fréquence des mises à jour que les employés doivent fournir. Des mises à jour régulières sont essentielles pour garantir la pertinence et l’actualisation des informations. En fixant des lignes directrices claires pour les mises à jour, par exemple trimestrielles ou annuelles, les entreprises sont en mesure de gérer de manière proactive les conflits d’intérêts potentiels et de prendre en considération tout changement susceptible de survenir au fil du temps.
Envisagez d’adapter votre politique aux pratiques commerciales spécifiques de votre entreprise. Prenez en considération les zones géographiques dans lesquelles vous travaillez, car certaines régions peuvent présenter des risques plus élevés en matière de conflits d’intérêts. Bien que certains départements soient susceptibles de présenter davantage de risques qui leurs sont inhérents, il est essentiel que votre politique s’adresse à l’ensemble de l’entreprise, reconnaisse que tout le personnel de l’entreprise peut se trouver en situation de conflit d’intérêts et que tous les employés ont le devoir de déclarer de tels conflits.
Enfin, il est essentiel de mettre en place des mécanismes de signalement clairs et votre politique doit fournir des indications explicites sur la manière dont les employés peuvent soumettre leurs déclarations.
2) Éduquer et sensibiliser
L’un des principaux défis consiste à attirer l’attention des employés sur votre politique de gestion des conflits d’intérêts et à s’assurer qu’ils en comprennent le contenu, afin de les aider à identifier les conflits d’intérêts potentiels dans leur quotidien. Des campagnes de sensibilisation, menées périodiquement, peuvent attirer efficacement l’attention des employés sur votre politique. La fréquence et le public cible de ces campagnes doivent être soigneusement étudiés en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.
Un formulaire à remplir en matière de conflits d’intérêts est considéré comme un outil extrêmement précieux dans ce processus. Une fois que les employés se sont familiarisés avec la politique de gestion des conflits d’intérêts, ils sont invités à remplir le formulaire concernant leur déclaration. Ce formulaire est conçu pour recueillir des détails essentiels concernant les conflits d’intérêts potentiels, ne laissant aucune place à l’ambiguïté ou à l’oubli. Une fois le formulaire rempli, ce dernier fait l’objet d’un processus d’examen rigoureux. Cet outil permet non seulement de rationaliser le processus de déclaration, mais aussi de s’assurer que toutes les informations pertinentes sont saisies, ce qui permet aux entreprises de prendre les mesures appropriées sur la base d’une compréhension approfondie des conflits qui ont été révélés.
Organiser des sessions de formation interactives ou des ateliers pour sensibiliser les employés à l’importance de la déclaration des conflits d’intérêts, aux situations les plus courantes et au processus de déclaration est une clé de réussite de votre dispositif souvent sous-estimée.
3) Mettre en place un lieu de stockage unique pour les informations relatives aux conflits d’intérêts
Il peut être décourageant de demander aux employés d’envoyer leurs déclarations de conflits d’intérêts par courrier électronique. En réalité, les boîtes de réception sont souvent saturées et il devient difficile pour les responsables conformité de transmettre manuellement les déclarations de conflits d’intérêts au service approprié. En outre, la nécessité d’assurer le suivi des mises à jour régulières, de suivre l’état de chaque conflit d’intérêts et de compiler les informations dans des feuilles de calcul ne fait qu’ajouter à l’inefficacité et à la complexité du processus.
L’adoption d’outils numériques représente la meilleure pratique en matière de gestion des conflits d’intérêts. Ces outils offrent de nombreux avantages, en plus de faciliter l’éducation, la sensibilisation et la gestion des politiques. En déployant de tels outils, les entreprises s’appuient sur une plateforme centralisée spécialement conçue pour stocker les déclarations de conflits d’intérêts, éliminant ainsi la dépendance à des boîtes de réception saturées de courriels.
Ces outils permettent aux responsables conformité d’accéder immédiatement et en un coup d’œil à des informations essentielles. Ils peuvent déterminer qui a lu la politique en matière de conflits d’intérêts, identifier les employés qui ont déclaré des conflits d’intérêts et visualiser instantanément le statut de chaque demande, y compris les dates de soumission et la partie impliquée dans l’examen. Cette approche centralisée évite le travail manuel et permet aux responsables conformité de se concentrer sur des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.
4) Instaurer un dialogue ouvert et la confiance
Enfin, il est essentiel de favoriser une culture de la transparence pour garantir la fiabilité de votre procédure de gestion des conflits d’intérêts. Il est primordial que les employés se sentent à la fois à l’aise et en sécurité lorsqu’il s’agit de divulguer des conflits éventuels. Il est également de la plus haute importance de créer un climat qui encourage les personnes à se manifester sans craindre des procédures d’examen injustes, une confidentialité compromise ou des représailles.
En outre, les dirigeants jouent un rôle essentiel en donnant le ton à l’entreprise. Ils devraient encourager et valoriser les déclarations de conflits d’intérêts afin que ces dernières soient perçues comme essentielle au maintien des normes éthiques. En déclarant eux-mêmes leurs conflits d’intérêts, les dirigeants peuvent créer de la confiance de la part des employés, et renforcer la conviction que leurs déclarations seront traitées sérieusement et avec le plus grand respect.
La mise en œuvre d’un programme solide en matière de gestion des conflits d’intérêts est essentielle pour les entreprises qui souhaitent gérer efficacement leurs risques. En identifiant, en évaluant et en maîtrisant les conflits d’intérêts éventuels, les entreprises peuvent préserver leur intégrité et leur réputation, en garantissant une conduite éthique et leur conformité.
De la théorie à la bonne pratique
