Approvals

La experiencia nos demuestra que los empleados tienen muchas dudas sobre qué regalos e invitaciones son compatibles con las directrices corporativas y cuáles no. Aunque las empresas suelen definir umbrales y criterios específicos para cada país para ayudar a los empleados a tomar decisiones, esta información no suele estar disponible en el momento decisivo.

Aquí es donde entra en juego nuestro servicio de asistencia Quick Check. A partir de preguntas cruciales como el país del socio, el coste máximo del regalo o, en el caso de conflictos de intereses, la posible participación de representantes gubernamentales, los empleados reciben información inmediata sobre si el regalo se puede dar directamente o si requiere la aprobación previa de un supervisor directo o del departamento de Compliance. Cada uno de esos aspectos puede ser definido individualmente por la empresa. Quick Check logra, así, que sus empleados se sientan más seguros a la hora de tomar decisiones y promueve el cumplimiento de su política de regalos.

Approvals se comercializa en cualquier idioma del mundo. No hay restricciones en cuanto a países: usted decide en qué lugares debe activarse.

Approvals ofrece una gran flexibilidad, tanto en lo que respecta a las categorías de solicitudes (regalos, invitaciones y conflictos de intereses) y cuestionarios, como a los flujos de trabajo y al sistema de autorizaciones. De hecho, Approvals puede configurarse de tal manera que trace sus sistemas existentes. Se evitan, así, los costes de tener que cambiarlos. Nuestros gestores de proyectos especializados podrán ayudarle en este proceso.

Approvals puede definir reglas específicas según los requisitos del cliente. Estas determinarán qué flujos de trabajo y procesos de aprobación deben activarse tras la presentación de una solicitud específica. Las reglas pueden definirse de forma muy detallada y en función de los atributos de cada solicitud; por ejemplo, el país del empleado, el valor monetario del regalo o la participación de representantes gubernamentales. También podrá utilizar estas reglas para controlar si ciertas solicitudes deben ser aprobadas o rechazadas automáticamente, o si es necesaria la aprobación manual en uno o varios niveles.

Los tipos de solicitudes que los empleados pueden presentar a través de Integrity Portal son flexibles y pueden establecerse en función de las necesidades de cada uno. Las categorías típicas suelen ser «regalos» e «invitaciones». Aun así, Approvals también puede incluir conflictos de intereses, patrocinios, donaciones, etc. Usted decide qué categorías quiere introducir, qué cuestionarios deben aparecer dentro de estas categorías y cómo deben definirse los sistemas de autorización y los flujos de trabajo correspondientes.

Approvals sigue el principio estricto de «necesidad de conocer». Solo los usuarios o grupos de usuarios con los permisos adecuados pueden registrar solicitudes (de regalos, invitaciones o conflictos de intereses), aprobarlas, rechazarlas, reenviarlas y gestionarlas. Además, los permisos se pueden definir de forma granular. Esta granularidad hace que Approvals pueda trazar sus procesos de trabajo internos con mayor precisión. He aquí algunos ejemplos:

• Los responsables de cumplimiento de la sede principal de su empresa pueden ver y gestionar todas las solicitudes.
• Los responsables de cumplimiento de cada una de las sedes locales pueden ver y gestionar todas las solicitudes de los empleados de su país, pero no pueden eliminarlas ni exportarlas.
• Los jefes de equipo pueden ver y gestionar todas las solicitudes de su equipo, pero no pueden reenviarlas, eliminarlas ni exportarlas.

La batalla contra la corrupción es un punto clave en los programas de la mayoría de los entes reguladores y supervisores de todo el mundo. Realizar un tratamiento adecuado de los regalos corporativos e invitaciones también se incluye en numerosos textos y directrices legales, muchos de ellos con efecto extraterritorial. He aquí algunos ejemplos:

• En Estados Unidos, la Ley de prácticas corruptas en el extranjero (FCPA) prevé medidas preventivas para combatir la corrupción. Entre otras cosas, el departamento de Justicia (DoJ) y la Comisión de Bolsas y Valores (SEC) requieren que las empresas establezcan procesos de cumplimiento para minimizar que los regalos e invitaciones corporativos se hagan de forma corrupta. De hecho, la FCPA tiene la potestad de investigar sedes en Estados Unidos, relaciones comerciales con empresas estadounidenses e incluso transacciones en dólares en muchos países.
• En el Reino Unido, la Ley de sobornos también exige una gestión crítica de regalos e invitaciones corporativos. Aunque la Oficina de Fraudes Graves (SFO) reconoce los regalos como signos de hospitalidad, también señala que, ocasionalmente, estos se utilizan para encubrir intentos de soborno bajo un manto de secretismo. El ámbito de aplicación de la Ley de sobornos del Reino Unido es tan amplio como el de la FCPA, y también persigue ofertas, promesas y pagos a terceros con fines de soborno.
• En Francia, la Ley anticorrupción Sapin II, que entró en vigor a principios de 2018, prevé toda una serie de medidas para combatir la corrupción. A finales de 2019, la autoridad anticorrupción francesa AfA publicó una guía para ayudar a las empresas a establecer normas y procesos específicos para tratar los regalos e invitaciones corporativos. Las autoridades reguladoras utilizan estas directrices a la hora de investigar a las empresas.