SedesCómo Policies impulsa el crecimiento de tonies
Image source: tonies
Desde el verano de 2022, la empresa con sede en Düsseldorf, tonies, ha integrado Policies de EQS Group para organizar y gestionar sus normativas internas, garantizando que sean accesibles para todos sus empleados. En este caso de éxito, analizamos las razones que llevaron a la compañía, especializada en sistemas de audio para niños, a adoptar Policies y los beneficios que ha obtenido desde su implementación.
Situación inicial: Nuevas necesidades derivadas de un rápido crecimiento
Desde 2016, tonies comercializa reproductores de audio para niños. Sus productos estrella, las Tonieboxes y las figuras de audio Tonie, rápidamente se hicieron populares, impulsando un crecimiento acelerado y una expansión internacional.
A pesar de mantener una cultura de startup, tonies identificó la necesidad de establecer normativas claras para garantizar el cumplimiento de los requisitos regulatorios y estandarizar procesos internos. Estas normativas debían estar siempre actualizadas y ser accesibles para toda la plantilla, especialmente en un contexto de evolución constante de las regulaciones.
Para afrontar estos desafíos, la empresa optó por Policies, una herramienta digital que simplifica la gestión de normativas y permite a los empleados acceder fácilmente a la información clave. Como empresa cotizada, tonies ya confiaba en los servicios de divulgación de EQS Group, por lo que decidió ampliar su colaboración con la solución Policies.
Requisitos: Qué esperaba tonies de Policies
La compañía buscaba una solución que permitiera gestionar sus normativas de manera sencilla y segura. Las principales necesidades eran:
- Almacenamiento centralizado de todas las normativas, garantizando que estuvieran actualizadas y accesibles para todos los empleados.
- Capacidad de firma digital, permitiendo a los empleados confirmar su aceptación de ciertas políticas cuando fuera necesario.
- Refuerzo de la cultura de cumplimiento, demostrando que la empresa se toma en serio la ética corporativa.
Además, Policies cumple con los más altos estándares de seguridad informática y almacenamiento de datos, según los requisitos de la certificación ISO 27001. Su biblioteca centralizada mantiene todas las versiones de las normativas y notifica automáticamente a los empleados cuando hay actualizaciones. También permite la firma digital y ofrece acceso móvil, facilitando la consulta en cualquier momento y lugar.
La herramienta incluye funciones de análisis y generación de informes, lo que permite al departamento de cumplimiento identificar qué normativas se consultan con mayor frecuencia.
Implementación: Cómo tonies introdujo Policies
Tomó aproximadamente medio año configurar y activar el Policy Manager dentro de la empresa. Para tonies, era importante pensar detenidamente en cómo se debían distribuir los derechos de acceso al sistema: ¿quién tendría los permisos para establecer nuevas políticas? Además, el personal responsable de cumplimiento tuvo que familiarizarse con el sistema, específicamente en cómo crear nuevas políticas, gestionar diferentes versiones y manejar el almacenamiento de versiones anteriores.
La implementación presentó un desafío técnico. La empresa importó los datos de los usuarios que debían ser informados sobre nuevas políticas directamente desde su sistema de personal. Para ello, EQS Group desarrolló una interfaz que permitió que la importación de datos en Policies se realizara sin problemas. Durante el despliegue, tonies mantuvo un contacto regular con un experto de EQS Group, quien respondió preguntas sobre el sistema y supervisó el proceso.
Mientras se trabajaba en la conexión técnica, tonies desarrolló un procedimiento para comunicar el nuevo sistema a sus empleados. En los meses previos a la puesta en marcha de Policies, tonies envió correos electrónicos destacando el próximo cambio y guiando a los empleados a través de la transición de manera transparente y paso a paso.
El primer correo electrónico explicó la funcionalidad general de Policies y cómo facilita la gestión de políticas tanto para los empleados como para la empresa. Un segundo correo proporcionó más detalles y anunció la fecha de lanzamiento de Policies. Posteriormente, otro correo informó que el cambio a Policies se llevaría a cabo junto con la presentación de la siguiente política e incluía instrucciones para acceder al nuevo sistema. Finalmente, en una reunión de personal, se explicó nuevamente el funcionamiento del nuevo sistema.
Uso actual de Policies en tonies
El nuevo sistema de gestión de políticas está bajo la responsabilidad del departamento de cumplimiento, donde actualmente lo manejan dos empleados. Sin embargo, debido a que existen áreas de negocio que se superponen, empleados de otros departamentos también tienen acceso al sistema.
Actualmente, tonies gestiona alrededor de 10 políticas en Policies. Debido al crecimiento de la empresa, se agregarán más políticas en un futuro cercano. En general, las políticas se revisan y actualizan una vez al año. Solo en 2022, se emitieron cinco nuevas políticas, lo que refleja la continua trayectoria de crecimiento de tonies.
Entrevista con Edmund Blum, Legal & Compliance Manager en tonies
“Nuestro crecimiento es muy rápido, también a nivel internacional. A medida que una empresa crece, es esencial establecer procesos y estructuras que la acompañen. La aceptación de herramientas que nos ayuden en este sentido ha sido excelente. En algunos casos, hubo problemas técnicos con la integración de nuevos empleados, pero el equipo de EQS Group los resolvió rápidamente.”
“La distribución automática de normativas a todos los empleados con un solo clic. Nos permite asegurarnos de que todos los contactos en nuestro sistema de personal reciben las notificaciones pertinentes, lo que facilita enormemente nuestra labor.”
“Todavía no hemos encontrado la mejor manera de implementarlo, pero creemos que es una función muy útil y definitivamente la utilizaremos en el futuro.”
¿Quieres saber más sobre cómo implementar un sistema centralizado de gestión de normativas en tu empresa? Descubre todas las ventajas de Policies de EQS Group.