Sedes¡La Fédération Française de Judo apuesta por el oro en cumplimiento normativo!
Información sobre la FFJ – Fédération Française de Judo, Jujitsu, Kendo y Disciplinas Asociadas:
- Sector: Federación deportiva
- Empleados: 140
- Presencia internacional: Francia
- Fundación: 1946
- Director Jurídico: Edouard de Laforcade
La Fédération Française de Judo (FFJ) ha adoptado la plataforma EQS Compliance COCKPIT para fortalecer su gestión de cumplimiento normativo y garantizar un tratamiento seguro de datos sensibles, especialmente en la gestión de informes. La federación ha implementado cuatro módulos clave de la solución: Approvals, Integrity Line, Policies e Integrity Hub, para ofrecer una solución integral y completamente integrada.
Módulos seguros y estandarizados
En su plan de implementación, la FFJ estableció objetivos claros, con la prioridad de desplegar rápidamente un sistema que permitiera gestionar y escalar de manera eficiente los informes de alertas, cumpliendo con los estándares de seguridad de datos exigidos por el RGPD. Para ello, eligió el módulo Integrity Line, que garantiza un manejo seguro y anónimo de las alertas. Este módulo ofrece a los denunciantes una interfaz segura para comunicarse confidencialmente con los gestores de los casos, permitiendo mantener el anonimato si así lo desean.
En lugar de desarrollar una herramienta interna, lo que habría supuesto un gasto considerable en tiempo, recursos financieros y personal, la FFJ decidió confiar en EQS Group. Su plataforma de última generación no solo se adaptaba a las necesidades de la federación, sino que cumplía plenamente con los exigentes requisitos de seguridad y confidencialidad.
Aunque la FFJ ya contaba con herramientas propias de gestión de cumplimiento, buscaba profesionalizar aún más sus procesos, asegurar una supervisión más rigurosa y formalizar procedimientos de acuerdo con los estándares de la AFA (Agencia Francesa Anticorrupción). Esto la llevó a complementar el sistema de alertas con otros módulos:
– Approvals, para automatizar la gestión de aprobaciones relacionadas con regalos, hospitalidad y conflictos de interés.
– Policies, para administrar políticas internas y procedimientos.
– Integrity Hub, un portal centralizado donde los empleados pueden acceder a recursos y actualizaciones sobre cumplimiento normativo.
El objetivo final era digitalizar procesos previamente manuales y centralizar la información en un único lugar, mejorando así la eficiencia en la gestión y el seguimiento del cumplimiento normativo.
Por ejemplo, el módulo Policies permite garantizar el cumplimiento continuo de las políticas internas mediante comunicaciones automatizadas con los empleados. Este módulo facilita la recopilación electrónica de consentimientos, rastrea indicadores clave con estadísticas detalladas y formaliza el proceso con un rastro de información claro, especialmente útil en auditorías. A pesar de las preocupaciones sobre la protección de datos personales necesarias para estas funcionalidades, la FFJ encontró en EQS Compliance COCKPIT una solución que ofrece una seguridad robusta y una mayor visibilidad sobre el tratamiento de datos, asegurando el cumplimiento con el RGPD.
Un sistema abierto e intuitivo
La FFJ quería preservar un aspecto fundamental de su identidad como federación deportiva: la disposición. Por ello, se comprometió a garantizar que ciertos recursos de cumplimiento, como el sistema de alertas, estuvieran accesibles también para partes externas. Contar con una línea de denuncia accesible para el mayor número posible de personas era una prioridad innegociable, alineada con sus valores fundamentales. EQS Group cumplió plenamente este requisito con una plataforma segura que permite a cualquier persona presentar informes de manera anónima si lo desea.
Además, la adopción del EQS Compliance COCKPIT hizo que las cuestiones de cumplimiento fueran más accesibles y transparentes para los equipos internos. La plataforma asigna roles específicos a los empleados, fomentando la difusión de buenas prácticas y promoviendo una cultura de responsabilidad.
La implementación de la plataforma fue rápida y recibió comentarios internos muy positivos. En su compromiso con la mejora continua, EQS Group optimizó el panel de control de la herramienta, haciéndolo más intuitivo y fácil de usar. Este avance mejoró significativamente la interpretación y usabilidad del sistema, como destacó Edouard de Laforcade, Director Jurídico y de Cumplimiento de la FFJ. Su consejo para las organizaciones que consideran la adopción de un software externo de cumplimiento es claro: definir especificaciones precisas, identificar necesidades y priorizar criterios clave antes de tomar una decisión.
3 preguntas a Edouard de Laforcade
¿Cuáles fueron sus principales desafíos antes de implementar el sistema?
Nuestro mayor desafío era de carácter reputacional, especialmente en la lucha contra la violencia sexista y sexual. Desde 2020, el mundo del deporte ha estado profundamente afectado por estos problemas. Era crucial que nuestra federación actuara con rapidez para identificar cualquier conducta indebida y garantizar su correcta gestión por parte de las autoridades competentes. Al mismo tiempo, debíamos cumplir con la Ley Sapin 2 y posteriormente con la Ley Waserman, que modificó el estatus de los denunciantes.
¿Cómo gestionaban los informes antes de implementar EQS Integrity Line?
Inicialmente utilizamos una herramienta interna en nuestra página web. Aunque técnicamente era menos avanzada, cumplía con nuestras necesidades en ese momento. Sin embargo, con la introducción de la Ley Waserman en 2022 y las crecientes exigencias en seguridad de datos personales bajo el RGPD, identificamos la necesidad de una solución más sólida. Una auditoría de la AFA también destacó estas preocupaciones, reforzando nuestra decisión de adoptar una herramienta externa que fortaleciera nuestras capacidades y cumpliera con los requisitos legales en constante evolución.
¿En qué destacó EQS Group para la FFJ?
Consideramos mejorar nuestra solución interna, pero el proyecto resultaba demasiado costoso. Lo que distinguió a la plataforma de EQS Group fue su estricto cumplimiento con el RGPD, lo cual tranquilizó a nuestro responsable de Protección de Datos. Además, EQS Group ofrecía más que solo el módulo Integrity Line: la integración de otras herramientas del Compliance COCKPIT nos permitió digitalizar procesos previamente manuales. Esto también facilitó la certificación de los empleados en políticas clave, como la de gestión de conflictos de interés y el código de conducta anticorrupción, utilizando el módulo Policies.