El poder de una plataforma digital de cumplimiento integrada

En algún momento del crecimiento de una empresa, las limitaciones de Excel se hacen evidentes. No se trata de menospreciar la brillantez de las hojas de cálculo: siguen siendo una herramienta inestimable en muchos contextos. Sin embargo, cuando se trata de gestionar un programa de cumplimiento, Excel se queda corto. Independientemente del nivel de madurez de su organización, los responsables de cumplimiento a menudo se enfrentan a numerosos problemas:

• Recopilar y analizar grandes volúmenes de datos en Excel puede resultar abrumador y provocar un rendimiento lento.
• En Excel no existe un registro de auditoría, lo que hace que el proceso de elaboración de informes sea mucho más complejo y arriesgado.
• La funcionalidad de automatización es limitada, con mucha actualización manual y un seguimiento que implica tiempo y recursos.
• Se necesita mucho tiempo y recursos para formar al personal en el uso de funciones complejas de Excel.

Estos retos subrayan la necesidad de una solución más unificada y a medida. Puede que Excel haya sido una vez un compañero fiel, pero ha llegado la hora de una nueva era en la gestión del cumplimiento si la resiliencia empresarial es el objetivo final.

Las autoridades de todo el mundo exigen programas de cumplimiento eficaces, a menudo tratando el “programa de cumplimiento” como un concepto singular y definitivo. Un ejemplo destacado es la  Evaluación de los Programas de Cumplimiento Corporativo del Departamento de Justicia, en la que las preguntas clave que se plantean a las organizaciones son:

1. ¿Está bien diseñado el programa de cumplimiento de la empresa?
2. ¿Se aplica el programa con seriedad y buena fe? En otras palabras, ¿dispone el programa de los recursos y las facultades necesarios para funcionar eficazmente?
3. ¿Funciona en la práctica el programa de cumplimiento de la empresa?

Para cumplir estas y otras expectativas normativas mundiales, resulta esencial disponer de una plataforma digital integrada.

Una plataforma digital de cumplimiento integrada como EQS Compliance COCKPIT ofrece multitud de ventajas. Consolida todas las actividades de cumplimiento en una plataforma centralizada, mejorando la eficiencia operativa, aumentando la visibilidad y apoyando una mejor toma de decisiones. Automatiza los flujos de trabajo, simplifica la gestión de permisos y los procesos de elaboración de informes. La plataforma prioriza la seguridad de los datos con medidas de seguridad de última generación y los más altos estándares de protección de datos en Europa. Aprovechando la IA, el COCKPIT optimiza los procesos de cumplimiento identificando eficiencias y patrones . Por ejemplo, nuestro chatbot con IA, Policy Buddy, utiliza el panorama de políticas existentes de su empresa para responder a las preguntas de los empleados sobre cumplimiento normativo. Además, nuestra herramienta de denuncia de irregularidades, Integrity Line, utiliza IA para resumir y categorizar informes, mejorando las capacidades de análisis y proporcionando una visión más clara.  Nuestros clientes obtienen un ROI significativo automatizando y agilizando los procesos y aprovechando la IA.

Invertir en una plataforma digital integrada de cumplimiento puede parecer costoso en un principio, pero es una forma de preparar su organización para el futuro y generar importantes ahorros a largo plazo.

Este ahorro -teniendo en cuenta que los costes de incumplimiento para una organización se estiman en una media de 14 millones de dólares – va más allá de las multas y los gastos legales e incluye la interrupción del negocio, la pérdida de ingresos, la pérdida de productividad y el daño a la reputación. Además, a medida que su empresa crece, resulta inevitable enfrentarse a mayores exigencias y riesgos normativos. Una plataforma unificada permite la perfecta integración de módulos de software adicionales para hacer frente a estas demandas y riesgos.  Nuestra hoja de ruta de productos en curso incluye planes para nuevas mejoras en IA y automatización, características que ya han demostrado un importante retorno de la inversión para nuestros clientes. Esta hoja de ruta detalla cómo adaptamos continuamente estos módulos en función de los comentarios de los clientes y la evolución de los requisitos normativos.

Además, nuestra plataforma digital integrada de cumplimiento normativo es muy flexible y puede adaptarse sin problemas a diversos sectores y entornos normativos. Tanto si su empresa es pequeña, mediana o grande, como si opera en un sector regulado o no regulado, nuestra plataforma puede adaptarse para satisfacer sus necesidades específicas.

Y esto no  es todo. A menudo, las organizaciones se enfrentan al reto de gestionar grandes cantidades de datos dispersos en varias ubicaciones y almacenados en distintos formatos, aislados en sistemas aislados. Esta fragmentación de los datos plantea importantes retos operativos. Se traduce en ineficacia a la hora de acceder y analizar información crítica para el cumplimiento de la normativa, lo que ralentiza los procesos de toma de decisiones. Con los datos almacenados en distintas ubicaciones, resulta difícil reunir los datos de todas las áreas de cumplimiento y presentarlos en un único informe o cuadro de mandos, lo que permite establecer conexiones y obtener información que permita tomar mejores decisiones.

Con Compliance COCKPIT, los distintos módulos funcionan juntos a la perfección en una ubicación centralizada. Por ejemplo, cuando identifica un riesgo que debe reducirse, puede establecer un KPI para supervisar los progresos. A continuación, puede aplicar medidas preventivas como políticas, formación y campañas anuales sobre conflictos de intereses. La plataforma hace un seguimiento de cómo se adoptan estas medidas y de su impacto en los informes y las investigaciones. Esto le permite ver si sus niveles de riesgo disminuyen con el tiempo y evaluar la eficacia de su programa de cumplimiento.

Por último, uno de los mayores retos para el equipo de cumplimiento es fomentar la concienciación sobre el cumplimiento dentro de la organización. Para animar a los empleados a participar activamente en los sistemas, leer y confirmar las políticas, informar sobre regalos y atenciones sociales, y presentar informes de denuncia de irregularidades se necesitan campañas de comunicación y educación continuas.

Un enfoque de interfaz única simplifica el acceso al sistema de cumplimiento tanto para las partes interesadas internas como externas. Esta accesibilidad simplificada no sólo mejora la experiencia del usuario, sino que también fomenta mayores tasas de adopción y una mayor concienciación sobre el cumplimiento entre los usuarios. Al minimizar la curva de aprendizaje que suele asociarse a los sistemas complejos, la plataforma reduce los costes de formación y los gastos operativos. Tomemos, por ejemplo, las interfaces intuitivas de plataformas como Netflix y Amazon: ¡no necesitan manual de instrucciones! EQS Compliance COCKPIT encarna esta simplicidad, haciendo que la gestión del cumplimiento sea sencilla y fácil de usar para todos los implicados.