Desbloqueando el potencial de los datos para su programa de compliance

La recopilación de datos -y su procesamiento- es el núcleo de la automatización de procesos. La automatización agiliza considerablemente las tareas de cumplimiento, lo que se traduce en un notable ahorro de costes y tiempo. Por ejemplo, imagínese la eficacia de enviar políticas actualizadas a todos los empleados con un solo clic o automatizar las aprobaciones de simples declaraciones de regalos e invitaciones. Esto permite a los equipos de compliance asignar recursos de forma más eficiente, centrándose en las áreas de alto riesgo y facilitando la agilización de las investigaciones y los procesos de corrección.

Tomemos como ejemplo la denuncia de irregularidades, especialmente con la promulgación de la Directiva de la UE sobre los canales de denuncias y la Ley 2/2023 de Protección al Informante en España. Imagínese un escenario en el que múltiples denuncias revelan una tendencia preocupante de mala conducta financiera en una región determinada. Con esta información, los profesionales de compliance pueden priorizar rápidamente las investigaciones y los esfuerzos de corrección, garantizando una respuesta específica a estos problemas de alto riesgo. Durante este período, los equipos de cumplimiento pueden confiar en que los acuses de recibo automáticos de otros informes se envían tal como exige la Directiva.

Este enfoque basado en la gestión de riesgos supone un cambio desde una lista de comprobación rígida y universal hacia una estrategia que identifica y aborda los riesgos en función de su impacto potencial. En lugar de dispersar los recursos entre todas las amenazas potenciales, este enfoque permite a las organizaciones centrarse en mitigar los riesgos más significativos, mejorando así la eficacia y la resistencia generales del cumplimiento.

Los procesos basados en datos son cada vez más parte integrante de las directrices de cumplimiento normativo en todo el mundo. Tomemos, por ejemplo, la «Evaluación de los programas de cumplimiento corporativo» del Departamento de Justicia de EE.UU., que destaca tres preguntas fundamentales que la agencia plantea al programa de cumplimiento de una empresa cuando investiga una conducta indebida. Los datos desempeñan un papel clave en cada una de ellas.

En particular, esta legislación abarca las entidades extranjeras que podrían entrar en el ámbito de una investigación del DoJ.

1. ¿Está bien diseñado el programa de cumplimiento de la empresa?

El núcleo de la eficacia del cumplimiento reside en su diseño. Al estructurar estratégicamente su programa, se asegura de que se alinea perfectamente con las necesidades de su empresa. Integrar los datos en el marco de cumplimiento desde el principio es una forma crucial de hacerlo. La supervisión continua de los datos y las métricas clave en tiempo real representa un cambio significativo con respecto a los enfoques tradicionales basados en controles simplistas de «marcar la casilla».

2. ¿Se aplica el programa con seriedad y buena fe?

Incluso el programa de cumplimiento mejor diseñado puede fracasar si su aplicación es deficiente, carece de recursos o es ineficaz. Los procesos automatizados, como ya se ha dicho, desempeñan aquí un papel fundamental, liberando al equipo de cumplimiento para que gestione las áreas de alto riesgo. El Departamento de Justicia (DoJ) también subraya la importancia del compromiso de la alta dirección con el cumplimiento, y el posterior Memorando de Mónaco sugiere que las empresas vinculen el cumplimiento a la remuneración de la alta dirección. Las métricas de datos sirven de base para tales evaluaciones.

3. ¿Funciona en la práctica el programa de compliance de la empresa?

Aunque un programa de cumplimiento bien diseñado y aplicado de buena fe es esencial, no significa nada si no funciona en la práctica. Una forma de medirlo es a través de un enfoque de «cuadro de mando único», que ofrezca una visión global de todo su panorama de cumplimiento. Esto le permite realizar un seguimiento de parámetros críticos como el número de denuncias recibidas y la puntualidad de las investigaciones, así como el compromiso de los empleados con las políticas.

Además, un programa de cumplimiento eficaz se revisa y adapta periódicamente, integrando nuevos datos y herramientas para impulsar la mejora continua. La supervisión basada en datos objetivos facilita la rápida identificación de las áreas que requieren mejoras, superando los conocimientos obtenidos de evaluaciones y valoraciones esporádicas.

El objetivo final debe ser construir una función de cumplimiento que no sea (sólo) un ejecutor de normas, sino un aliado estratégico. Esto significa aprovechar la IA ahora, familiarizarse con las herramientas disponibles y empezar pidiendo a ChatGPT que redacte una política sencilla.

A pesar de las promesas del compliance basado en datos, persisten los retos. Un obstáculo importante es la exactitud y accesibilidad de los datos. La fragmentación entre sistemas, formatos y ubicaciones dispares complica los esfuerzos de consolidación, mientras que garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos amplifica aún más el reto. Abordar estos obstáculos es crucial para liberar todo el potencial del cumplimiento basado en datos.

Sin embargo, el esfuerzo merece la pena. Optimizar y estandarizar la recopilación de datos en una plataforma de cumplimiento unificada mejora significativamente la calidad de la recopilación y el mantenimiento de datos a largo plazo. Esto se traduce en una asignación de recursos más eficaz y garantiza un mejor cumplimiento de los requisitos normativos.

Próximos pasos:

La actualización de su programa de cumplimiento para alinearlo con los riesgos y realidades actuales no tiene por qué implicar una revisión completa ni incurrir en gastos significativos. He aquí cinco puntos clave para empezar:

• Evalúe las fuentes de datos existentes: Identifique dónde se almacenan los datos pertinentes y en qué formato. Normalice los datos cuando sea necesario para garantizar la coherencia y la accesibilidad.
• Asegurar la alineación con las principales partes interesadas: Asegúrese de que la dirección valora un enfoque de compliance basado en datos. Es crucial contar con la aprobación de todos los niveles de la organización.
• Adoptar soluciones basadas en la tecnología: Explore herramientas y plataformas que aprovechen los datos para automatizar los procesos de cumplimiento. Supere cualquier reticencia hacia la tecnología, ya que es esencial para dotar adecuadamente de recursos y potenciar sus esfuerzos de cumplimiento.
• Actualice continuamente su programa de compliance: Revise y actualice periódicamente su programa de cumplimiento para adaptarse a la evolución de los riesgos y la normativa.
• Supervise su vigilancia: Evalúe la eficacia de su componente de supervisión del cumplimiento. Esto implica evaluar hasta qué punto los procesos de supervisión identifican y abordan los problemas de cumplimiento, incorporando las lecciones aprendidas de incidentes pasados y realizando mejoras continuamente.