Claves para comunicar mejor el Compliance en su empresa

Por otro lado, la gestión y la comunicación de las políticas de Compliance de forma coherente es vital para mantener a los empleados motivados y para proteger a la empresa identificando los riesgos dentro de un marco normativo basado en la buena gobernanza y la ética.

Es necesario asegurar las buenas prácticas y estar preparados para las normativas futuras, como la Ley de protección de informantes y la Ley de debida diligencia en la cadena de suministro. Las organizaciones deben ser capaces de gestionar las políticas y adaptarse al cambio de forma ágil cuando surjan otras nuevas. ¿Cómo pueden comunicar las políticas a los empleados de forma eficiente y asegurarse de que conocen las regulaciones más recientes?

Ante la gran cantidad de políticas en torno privacidad y seguridad, redes sociales, o códigos de conducta, es comprensible que los empleados se sientan desorientados. Asimismo, es posible que no todos ellos tengan la motivación intrínseca para mantenerse al día sobre estos temas, o simplemente les falte tiempo para hacerlo.

Resultaría óptimo que los trabajadores fuesen autónomos a la hora de conocer una política y actuaran con sentido ético, pero muchas veces, la información relevante sobre las medidas a seguir se pierde en una avalancha de correos electrónicos o pasan desapercibidas. Por este motivo, en este artículo explicamos cuál es la mejor manera de comunicar a los empleados las pautas y procedimientos para integrar la ética empresarial y el programa de Compliance en la cultura corporativa.

En cualquier organización, comunicar las normas y políticas no es tarea solo del departamento jurídico o el de Compliance, sino también de otras áreas. Por ejemplo, la de IT/Seguridad de Datos, Finanzas o Recursos Humanos, entre otras. Poner a la disposición de los empleados una única fuente de información, es decir, un punto de contacto para las preguntas sobre la normativa de todos los departamentos y áreas especializadas puede simplificar drásticamente el proceso de búsqueda sobre las políticas. Tener información normativa tan importante de varios departamentos dispersa en la intranet o en los correos electrónicos, dificulta que el empleado encuentre la información pertinente en el momento oportuno.

Con único sistema de gestión de políticas centralizado, las empresas proporcionarán a los empleados una metodología rápida y práctica para no solo organizar las normas, sino para crear más concienciación sobre el cumplimiento normativo y la prevención de riesgos.

Formar a los empleados dentro de un programa de Compliance es uno de los pilares básicos para la identificación y la prevención de delitos dentro de la responsabilidad penal de la empresa. Para que la comunicación sobre el cumplimiento de la normativa tenga éxito, es importante que las nuevas normas y las modificaciones se comuniquen a los trabajadores en el momento oportuno.

Si analizamos la formación del empleado en el Código Penal español, no se alude de forma explícita en ningún artículo, sin embargo, el apartado 4 del artículo 31.bis indica:

“La persona jurídica quedará exenta de responsabilidad si, antes de la comisión del delito, ha adoptado y ejecutado eficazmente un modelo de organización y gestión que resulte adecuado para prevenir delitos de la naturaleza del que fue cometido o para reducir de forma significativa el riesgo de su comisión.”

El objetivo principal debe ser prevenir conductas indebidas y reducir el riesgo en la organización.

En la actualidad, las organizaciones disponen de múltiples canales de comunicación interna, como MS Teams o Slack, que pueden utilizarse para comunicar la información normativa haciendo uso de grupos dedicados a actualizar a los empleados de los cambios más destacados en las políticas. Como alternativa, se pueden utilizar soluciones digitales como una app de cumplimiento normativo para que los cambios se muestren fácilmente en la plataforma a través de iconos de notificación, de forma similar a las plataformas de mensajería.

En el propio blog de la empresa o en una revista corporativa también se pueden recopilar datos e informar sobre temas y cuestiones relevantes para el cumplimiento. Muchas empresas también envían boletines internos de forma regular para que sus empleados estén informados de las novedades importantes. Es recomendable implementar un sistema ético integrado en los distintos canales que permita recoger la retroalimentación necesaria para examinar el funcionamiento del canal y el plan estratégico.

En toda empresa, conseguir puntos de apoyo es fundamental para que la comunicación de Compliance no solo se establezca cuando se produzcan cambios en las políticas y reglamentos. Es crucial generar el interés de los empleados mediante medidas sistemáticas y continuas de concienciación. Los responsables de cumplimiento y los Compliance Officer deberían encargarse de entablar conversaciones y discusiones sobre normas de conducta, ética y buenas prácticas. Conocer las expectativas y el nivel de satisfacción de los trabajadores ayudará a que el programa de Compliance sea realmente efectivo.

Otra forma eficaz de informar a los empleados sobre los conocimientos sobre cumplimiento normativo es hacerlo mediante técnicas de microaprendizaje. Se puede utilizar una plataforma de cumplimiento para proporcionar mensajes breves a los empleados, de modo que puedan acceder a la información normativa en un dispositivo de su elección en un momento conveniente para ellos. De este modo, los empleados pueden aprender continuamente y también retener la información de forma adecuada. Las técnicas de microaprendizaje pueden utilizarse como herramientas independientes o como complemento de una formación informática o interna. Confiar en las técnicas de e-learning sólo puede producir un determinado resultado; aprovechar el potencial que ofrecen las herramientas de microlearning influirá drásticamente en su éxito.